Управление целями и процессами
«Если вы стали работать труднее, то не пытайтесь работать быстрее,
а знайте, что работать надо умнее».
Джим Рон.
Как управлять своей жизнью?
В качестве вступления необходимо вспомнить об одном очень полезном упражнении, о котором, скорее всего, многие уже слышали – это «Колесо жизни» или «Колесо жизненного баланса». Оно представляет собой поделенный на сегменты круг, с помощью которого можно оценить, насколько сбалансирована жизнь человека. Наиболее популярными вариантами долей в «Колесе жизни» принято считать: «Здоровье», «Карьеру», «Семью», «Отдых», «Творчество», «Личностный рост», «Хобби», «Финансы», «Бизнес» и т.д. Выбираются жизненные сферы, круг делится на 6-10 частей, а рядом с секторами подписываются названия областей. Далее выбирается одна из сфер жизни и в соответствии с тем, насколько она развита у человека и выставляется оценка по шкале от 1 до 10. Поля закрашиваются до нужного деления.
Получается готовое «Колесо жизни». Далее проводится анализ, без которого ни одно упражнение не будет иметь эффекта. Целью анализа является определение того, как сделать колесо круглым без угловатостей. Если же угловатостей нет и все сферы развиты примерно одинаково хорошо, то человека можно считать вполне счастливым и целостным.
Далее, увидев картину целиком, у человека появляется возможность целенаправленно развивать наиболее «просевшие» области жизни путем задавания целей и их достижения. Конечно, можно не прибегать к такому роду технологиям и жить старыми привычками. Но управление целями и процессами своей жизни делает человека многогранным, полноценным и насыщенным. Для этого важно концентрировать свое внимание на жизненно важных аспектах и равномерно выращивать их, прилагая для этого все необходимые усилия.
Как управлять бизнесом?
Точно так же по аналогии с «Колесом жизни» можно посмотреть на любую компанию через призму гармоничности процессов, имеющих место в организации. В любой компании существуют свои сложности, касающиеся организации управления процессами. Так, например, производительность труда и эффективность сотрудников являются одними из самых важных забот руководителя. Конечно, имеет значение величина компании, количество ее сотрудников и т.д. Но, по большому счету важно именно равновесие в различных сферах жизнедеятельности организации и их равномерное развитие.
Любой управленец может оценить текущее положение дел его компании с помощью того же упражнения «Колесо жизни». Только на этот раз, разложив его на иные, наиболее популярные в сфере управления процессами сегменты, такие, например, как: «Тайм-менеджмент», «Управление проектами», «Документооборот», «Бизнес-процессы», «Взаимоотношения с клиентами». Так, у руководителя появляется понимание и возможность развивать области, которые по разным причинам отстают от других областей.
В каждой из этих областей есть цели, которых хочет достичь руководитель. Например, в области «Тайм-менеджмент» может быть цель – управление временем 50 сотрудников и 5 руководителей. В области «Взаимоотношения с клиентами» целью может быть организация работы с 1000 потенциальных контрагентов, ежемесячным получением 300 лидов и 30 сделок. В области «Управление проектами» — заключение 5 новых договоров, ведение 10 проектов с трудоемкостью 10 тысяч часов. В области «Бизнес процессы» — оптимизировать и автоматизировать 10 бизнес процессов, задействовать в них 20 сотрудников, управлять 300 экземплярами бизнес процессов ежемесячно. В области «Интеграция» обеспечить настройку 3-х бизнес процессов с 10 формализованными документами, такими как «Наряд на работу», «Договор», «Акт», «Счет» и пр. В области «Документооборот» — принимать и обрабатывать ежемесячно 500 входящих документов, создавать 100 исходящих и 20 организационно-распорядительных документов.
Управление целями и процессами каждой из слабо формализуемых областей позволяет увеличить эффективность бизнесам. Автоматизация процессов является одним из инструментов управления компании.
Как автоматизировать бизнес?
На сегодняшний момент существует множество инструментов, позволяющих автоматизировать бизнес и увеличить эффективность управления процессами компании.
Для каждой области есть отдельные программы от разных производителей. Можно выбирать лучшую программу в каждом из сегментов и потом интегрировать их между собой. Можно выбрать одно решение Рули24, в котором есть все эти решения.
Эффективность «Взаимоотношений с клиентами» можно значительно улучшить с помощью CRM, которая обеспечивает ведение общей для компании базы контрагентов и контактов, получение статистики и аналитики эффективности работы с лидами и сделками, работу с IP телефонией и электронной почтой.
«Система управление проектами» позволяет вести тематики проектов, проекты в разрезе суммарных работ и проектных заданий, использовать диаграмму Ганта для графического отражения тематик, проектов, суммарных работ и проектных заданий.
«Планировщик заданий» обеспечивает управление временем сотрудников организации и позволяет увеличить эффективность коллективного «Тайм-менеджмента». Среди многих функций можно выделить наиболее полезные:
— Планирование и ведение учета своих заданий и заданий сотрудников.
— Формирование запросов руководителям и сотрудникам в системе.
— Планирование и ведение учета форумов и мероприятий.
— Планирование и ведение учета личных дел.
— Прикрепление файлов к заданиям, запросам, форумам и мероприятиям.
— Добавление примечаний к любым делам, заданиям, запросам, мероприятиям, форумам.
— Ведение архива электронных документов.
— Ведение календаря для себя и сотрудников.
— Использование планировщика для анализа заданий сотрудникам.
— Использование закладки «Мои дела» для отражения всех своих дел и дел сотрудников.
— Настройка оповещения при изменении или появлении новых дел.
Все это позволяет наиболее эффективно выстроить работу, связанную с планированием времени сотрудников.
«Система электронного документооборота» обеспечивает:
1. Ведение электронного архива и хранение документов в электронном виде.
2. Сокращение времени согласования, подготовки или поиска документа, а так же формирования новых заданий по каким-либо документам.
3. Ведение реестра входящих, исходящих и организационно-распорядительных документов.
4. Быстрый поиск необходимых документов.
5. Интеграция с электронной почтой.
«Система управления бизнес процессами» обеспечивает автоматизацию различных областей деятельности, например: Маркетинг (проведение мероприятий), Производство (профилактика оборудования, плановые ремонты, исполнение заказа на производство), Телеком (установка телефонов и интернета, замена оборудования), Финансы (согласование бюджетов и платежного календаря), Информационные технологии (выпуск новых версии ПО, обслуживание компьютерного парка клиентов), Недвижимость (организация конвейера продаж), Проектирование (типовые проекты)
Все в одном
Все эти доли одного целого в том или ином виде присутствуют в организации. И недостаточно должное внимание к тому или иному сектору откладывает свой отпечаток на общей картине. В первую очередь важно желание руководителя развивать свою компанию. А средства для этого найдутся. Сегодня на рынке существует множество решений, предлагающих свою помощь. Важно понимать, что наиболее полноценное и гармоничное развитие будет только при комплексном подходе. Узконаправленные решения, предлагающие свою помощь в развитии только одной-двух областей колеса жизни вашей компании, не ориентированы на взаимодействие с другими секторами колеса, а так же не позволяют адекватно оценить ситуацию и увидеть всю картину сверху. Использование же единой системы управления предприятием как раз позволяет сконцентрироваться на общей картине, лишний раз не отвлекаясь на какие-то технические или организационные моменты, касающиеся интеграции отдельно взятых сфер жизнедеятельности компании. В современном мире все уже придумано и нужно только найти удобное для себя решение.
Но без понимания идеи управления одним, а не несколькими рулями, сделать это будет значительно труднее. Среди огромного разнообразия представленных на рынке решений для автоматизации процессов предприятия можно потеряться, поддавшись искушению слепо примкнуть к рядам приверженцев известных брендов, предлагающих своим клиентам сосредоточиться только, например, если провести аналогию с упражнением «Колесо жизни» на «Здоровье» и «Доме». Безусловно, это важные сферы жизни, но развивая только их, остаются без внимания такие не менее важные сферы как, например, самореализация, духовное развитие, карьера, отдых, финансы.
Важно понимать сколько людей может быть задействовано для того или иного проекта. Важно помнить, что люди могут участвовать одновременно в разных проектах и понимать, сколько должно быть задействовано компаний и людей, сколько сотрудников будет управлять разного рода группами, кто будет исполнять, и какое всего количество людей потребуется для выполнения работы. Так же важно понимание того, сколько у меня будет входящих и исходящих, а так же организационно-распорядительных документов за определенный период. Конечно, если речь идет о двух входящих и трех исходящих документах в месяц, то автоматизация электронного документооборота теряет смысл.
Просто как в супермаркете
— «Мы можем предложить вам только это. Посмотрите, как эффектно реализовано наше решение!» – заявляют разработчики. Но руководителю, ориентированному на максимальную эффективность деятельности своей компании, не столько важен красивый дизайн или принадлежность решения к известным брендам, сколько важно удобство использования. А удобство заключается в единстве. Именно единство и заключение всех сегментов в одном пространстве позволяет руководителю по-настоящему превратить управление организацией в интересное действо, где не так давно кажущиеся трудными и невыполнимыми задачи сменятся ощущением ясности и полного понимания устройства собственной компании и всех ее многочисленных процессов. А если разработчики подобного рода систем вдобавок ко всему реализуют для руководителя компании возможность плавного освоения системы, как это делает система Рули24, предоставляя возможность поэтапного подключая модуль за модулем, то значимость такой системы вырастает в разы, т.к. все это позволяет вместе с нервами руководителя экономить и деньги.
Все просто, как в супермаркете — среди огромного многообразия товаров пользователь кладет себе в корзину только тот товар, который необходим ему сегодня. И если он по каким-то причинам привык ходить именно в этот супермаркет и только в него, то завтра за следующими покупками он придет сюда же. Так ему удобнее.
Для того, чтобы видеть динамику и отслеживать изменения в собственной жизни, коучи рекомендуют прибегать к упражнению «Колесо жизни» регулярно. Что же касается управления процессами предприятия, то здесь упражнение «Колесо жизни» вживается в повседневность и становится неотъемлемой частью управления. Только на помощь здесь приходит автоматизация, позволяющая перенаправить внимание с рутиной работы на более важные моменты, такие как анализ автоматических отчетов, планирование, равномерное распределение сил сотрудников и т.д. Все это способствует сокращению затрат и повышению прибыли. А порядок и слаженная работа над ежедневными задачами позволяет повысить производительность труда всех подразделений, ускорить обслуживание клиентов и снизить количество человеческих ошибок.
Стабильного роста во всех жизненно важных аспектах!
Сергей Нефедов, главный специалист
Похожие публикации:
Бизнес-процессы: как не автоматизировать бардак