Коллективный Тайм Менеджмент
Тайм менеджмент организации
Я хотел бы коротко рассказать о том, чем вам может быть полезна наша система организации коллективных работ и управления процессами. Многие пользуются такими инструментами, как тайм менеджмент, органайзер, тайм шит для организации личного времени. Кто-то использует для этого специальные календари, кто-то электронные таблицы или программные продукты типа Outlook. По организации личного времени написано много книг. Проводятся курсы лекций и семинары. Лично я был на одном из таких семинаров еще в 1986г. в Дании в компании «Time management» и с тех пор пользуюсь полученными знаниями для управления личным временем.
Однако для управления временем своих сотрудников этот инструмент недостаточен. Я пробовал использовать различного рода программы для управления проектами типа MS Project. Использовал программы для управления текущими процессами типа PVC Tracker. Использовал Excel, различного рода СЭД и пр. Это действительно как-то и где-то помогало. Например, программа управления проектами для организации небольшого количества проектов. Однако, проблема заключалась в том, что одни и те же сотрудники участвовали как в проектных, так и производственных процессах. Кроме того этим же сотрудниками поручаются задачи по проработке новых направлений. Более того, эти же сотрудники отвечают на письма и запросы других сотрудников и клиентов. Таким образом, ни один из этих продуктов не позволял управлять коллективным временем сотрудников организации. И мы создали программный продукт, который позволяет это делать – систему организации коллективных работ.
Планирование и контроль
Система включает в себя возможности планирования, исполнения и контроля всех работ, сопровождающих производственные, проектные, исследовательские и информационные процессы. Я не знаю, насколько это вам необходимо, но многие компании этим пользуются, сокращая время принятия решений, бумажный документооборот и улучшая взаимодействие и взаимопонимание сотрудников. Если у вас все организовано хорошо и видна как недогрузка, так и перегрузка персонала, то вероятно, мое предложение вам не нужно. Тогда скажите «нет» моему предложению и я извиняюсь за потраченное Вами время.
Когда я предлагал одному из крупных клиентов наше решение, то получил первоначально «нет». Зачем, у нас все есть. Есть система электронного документооборота, есть система управления проектами, есть система управления запросами, есть собственный интернет портал. Однако на вопрос «Знаете ли вы реальную загрузку своего персонала, все ли проекты выполняются в заданные сроки, все ли поручения выполнятся?» Ответ последовал «Конечно же, нет». Так как один и тот же сотрудник участвует параллельно в четырех процессах, то определить его загрузку не представляется возможным. Мы договорились опробовать систему на 7 руководителях, которые непосредственно подчинялись директору департамента. Через несколько дней попросили подключить сотрудников этих руководителей. Через две недели 50 сотрудников работали в этой системе. Через месяц один из руководителей сказал, что получил первый результат. Он дал поручение своему сотруднику. Тот стал отказываться, ссылаясь на перегрузку. На что руководитель обоснованно сказал, что в данный момент у этого сотрудника 5 заданий с общей трудоемкостью 40 часов. И он является кандидатом на увольнение. Вопросов не стало. Сейчас в этой организации с нашей системой работают около 600 сотрудников в 5 городах РФ. Система позволила не «забывать» не одно из заданий, существенно сократила бумажный документооборот. А главное, появилась информация о плановой и фактической загрузке инженерно-технических работников. Эта информация – основа для управления коллективным временем. Если Вам интересно, как работаем мы и наши партнеры, обращайтесь. Поможем.
Похожие публикации:
Мечты сбываются, а цели достигаются
Облачное ИТ решение Рули24 увеличивает эффективность управления предприятием