Бизнес аналитика «Рули24»: для чего нужна и как работает
Аналитика в бизнесе важна всегда, так как позволяет систематизировать и автоматизировать процессы, связанные с обработкой информации и предоставления отчетности. И если небольшая фирма для ведения складского, бухгалтерского, управленческого и других учетов может успешно работать со стандартными офисными приложениями (например, MS Office), то в крупной компании этот вариант не пройдет. Большой объем данных, различные виды документов требуют более серьезного подхода. Поэтому крупное производственное или торговое предприятие приходит к выводу — внедрение и использование Корпоративной информационной системы, которая бы охватывала все аспекты финансовой и хозяйственной деятельности компании компания.
Основные мотивы
КИС позволяет достаточно глубоко проводить аналитику на предприятии. Для чего нужна аналитика? Для формирования на основе фактических данных и прогнозов стратегии развития компании. Аналитика данных позволяет увидеть текущее состояние бизнеса в целом, выявить основные проблемы и, соответственно, скорректировать работу таким образом, чтобы повысить эффективность и прибыльность компании.
Что дает бизнес-аналитика руководителям и менеджерам?
- Порядок в документации.
Аналитика дает возможность содержать весь документооборот компании в идеальном порядке. Любые поступающие документы сразу заносят в систему и при необходимости руководитель или любой сотрудник может найти те или иные сведения о договоре, заказчике, поставщике, произведенным расчетам и так далее. - Простота и удобство работы.
Чтобы получать аналитическую информацию, не нужно обладать специальными знаниями программирования. Создать аналитический отчет может любой пользователь системы «Рули24». Главное, чтобы он знал, какая конкретно информация ему нужна и правильно давал задание внутри системы. - Универсальность.
Анализировать в «Рули24» можно любые данные по любому производству, по любому типу продукции. Одинаково хорошо система работает как по отделу продаж, так и по отделу снабжения, по документообороту, по системе управления предприятием, по бухгалтерскому учету, бюджетному управлению. - Документы без ограничений.
Система учитывает данные всех поступающих документов. Соответственно и анализ может быть проведен, исходя из группировки конкретной документации: актов, проводок, договоров, накладных и прочее.
Всё в системе
Система «Рули24» позволяет использовать различные варианты анализа документов:
- по типу документов
- по содержанию документов (детализация).
- по конкретному значению
В первом случае можно выбрать из всего объема договоров только те, что зарегистрированы в конкретном месяце. Или вывести информацию по всем договорам, заключенным с конкретным клиентом. Во втором случае, система дает возможность разбить документы по спецификации. Например, запрос на получение документации, в которой указан определенный вид товара или услуг. Так, информация анализируется не по содержанию документа, а по указанной метке. Скажем, необходимо найти все накладные, выданные на отпуск ячменя (не просто зерна, а именно ячменя).
Если руководителю или менеджеру проще воспринимать графическую информацию, то аналитику выводят в виде графиков и диаграмм — кому что удобнее. Так, можно получить график платежей по одному договору или график платежей по всем договорам за неделю, месяц. Причем графики платежей создаются по двум направлениям: что нам должны заплатить и кому мы должны заплатить (например, поставщикам материалов и комплектующих или энергоснабжающим организациям).
Часто внутренний регламент компании требует предоставлять аналитическую документацию в виде шахматки. Такой вариант шахматного анализа характерен для большинства документов, в которых фигурируют суммы, количество заключенных договоров (план-фактный анализ). Он позволяет наглядно увидеть то, какое количество денег планировала компания получить по договорам и сколько в итоге пришло по факту, каково отклонение от плана. В шахматке все это наглядно представлено. Как правило, подобный ИВД анализа используют при составлении бюджетов компании за определенный период (месяц, полугодие, год, два года и т.д.).
Еще один плюс бизнес аналитики «Рули24» в том, что система работает одновременно, как с формализованными, так и с неформализованными документами. Существующие на рынке корпоративные информационные системы работают или с формализованными, или с неформализованными документами. Их взаимосвязь, сравнение и одновременное использование, как правило, вызывает сложности. В «Рули24» оба типа документации изначально взаимосвязаны и при необходимости их одновременно можно просматривать в системе.
В «Рули24» встроен еще один уникальный механизм анализа и детализации данных — так называемый «дриль». Используя его можно найти в системе абсолютно любую информацию о клиентах, заказчиках, исполнителях. Даже имея перед глазами накладную или акт, можно провести логическую цепь по всем, имеющимся в системе сведениям и документам, и добыть сведения о сроках оплаты, суммах договора, а также телефон, юридический адрес и имя директора компании-заказчика. Удобно? Без сомнения!
Кстати, в «Рули24» есть уникальная возможность сохранять часто используемые данные или аналитические таблицы в папке «Избранное». Если пользователю приходится раз в неделю составлять отчет о продажах, то подобный вариант хранения информации оптимален. Нет необходимости повторно составлять отчет или искать информацию по прошлому периоду. Причем в «Избранном» хранят не только отчеты, но и графики (в том числе преднастроенные), таблицы.
Особенности анализа
Внутри «Рули24» заложен механизм изменения состояния документов. Часто финансисты и бухгалтера компаний обращают внимание на то, что система выдает им разные данные по одному и тому же запросу. Почему? Ответ прост: они смотрят эти данные, исходя из анализа разных документов и разных источников информации. Бухгалтер не может сделать акцепт документов, если их нет. Например, клиент оплатил заказ, но в бухгалтерию документы об оплате еще не поступили. Финансисты в свою очередь могут уже учитывать деньги за выполненный заказ, хотя платежные документы по нему еще не пришли в компанию.
Кроме того, бухгалтеру интересна информация на конкретный период времени: остатки на конец месяца или на начало месяца, оборот за полугодие. Финансисту компании нужно знать состояние на складе или на производстве «здесь и сейчас»: сколько сейчас позиций на складе, сколько зарезервировано, сколько заказано. У финансиста четко: план, факт и отклонение. Бухгалтер же работает еще четче и рассматривает только факты.
Разночтение данных у бухгалтерии и финансовой дирекции компании происходит и по самой банальной причине: у каждой службы — разная форма отчетности. Можно ли в данном случае говорить о единстве и 100% совпадении? В «Рули24» анализ бухгалтерского и бюджетного учета четко разделены.
Похожие публикации:
Чтобы работать и управлять было легко и интересно
Веские аргументы. К вопросу аналитики в компании