Управление электронным документооборотом

Управление электронным документооборотом

originalУправление электронным документооборотом, осуществляемое при помощи модуля КИС «Рули24 Делопроизводство» — это легкое, недорогое и вместе с тем многофункциональное решение для предприятий малого и среднего бизнеса с небольшим объемом документации.

Облачная онлайн система управления электронным документооборотом «Рули24 Делопроизводство» идеально подходит для автоматизации работы с основными документами в коммерческих предприятиях, такими как:

  • Исходящие и входящие документы (коммерческие предложения, письма поставщикам, клиентам  и другим контрагентам, претензии, заявки, факсы и т.п.)
  • Договора с поставщиками и покупателями, обслуживающими организациями и т.п.
  • Трудовые договора с сотрудниками,
  • Приказы по основной деятельности;
  • Протоколы собраний акционеров, совета директоров и т.п.

Управление электронным документооборотом посредством системы осуществляется на всех уровнях и этапах жизни документа. Также на всех этапах реализуется широкий перечень преимуществ системы электронного документооборота перед традиционным бумажным:

  1. На этапе создания. Система предусматривает создание однотипных документов по шаблонам, что придаст единообразие документационному обеспечению организации и облегчит задачу издания документов сотрудникам.
  1. На этапе регистрации. Система обеспечит единый реестр, уникальный номер каждому документу, без возможности дублирования.
  1. На этапе перемещения. Перемещение документов от одного сотрудника к другому происходит автоматически без потерь времени, электронное согласование значительно ускоряет время обработки документа.
  1. На этапе обработки. Система управления электронным документооборотом сохраняет все версии документа, отображает сотрудников, которые вели над ним работу, хранит все резолюции и решения по документу, а также к любому из них можно прикрепить ответный исходящий документ и другие, связанные с ним, чтобы в любой момент получить всю переписку по данному вопросу. Также в системе реализована функция совместной работы над документом.
  1. На этапе контроля за исполнением. Автоматизированный контроль за исполнением документа не позволит ни одному письму остаться неотвеченным или без внимания, что повышает общий уровень обслуживания на предприятии.
  1. На этапе хранения. Отдел электронного документооборота включает в себя объемное хранилище документов, которое создается, исходя из специфики бизнеса и потребностей организации. Архив документов хранится на сервере и у вас в любой момент есть возможность «поднять» любой документ в несколько кликов.
  1. В системе предусмотрен удобный поиск документов по дате, ключевым словам, создателю документа и т.п.
  1. Доступ к тем или иным документам можно ограничить или запретить для определенного круга пользователей.
comments powered by HyperComments