Автоматизацию бизнес-процессов начинают с конкретной задачи: сократить число ручных операций, видеть ответственных и сроки или наладить обмен данными между подразделениями. Чтобы проверить результат, нужно описать процесс и зафиксировать его исходные показатели.
Зачем бизнесу автоматизация бизнес процессов:
На обследовании определите, какие изменения нужны вашей компании:
- Качество данных. Где сведения вводятся повторно и как проверяется корректность документов?
- Обработка заявок. Кто отвечает за обращение и как фиксируется следующий шаг?
- Контроль процесса. На каком этапе возникают задержки и какие данные нужны руководителю?
Что измерить до начала проекта
- время обработки документа или заявки;
- число возвратов на исправление;
- количество просроченных задач;
- трудозатраты участников процесса.
Как внедрить автоматизацию: пошаговый план
Успех проекта зависит от чёткой последовательности действий. Разберём ключевые этапы.
- Обследование. Опишите участников, документы, операции и причины задержек. Зафиксируйте исходные показатели и согласуйте цели.
- Требования. Укажите процессы, нужные функции, обмен данными, роли пользователей и критерии приёмки.
- Выбор состава. Сверьте требования с модулями продукта и пройдите рабочий сценарий на демонстрации.
- Настройка, тестирование и обучение. Проверьте процесс на согласованной выборке данных, обучите участников и зарегистрируйте замечания.
С чего стартовать?
Для первого этапа подойдут простые, но ресурсоёмкие процессы:
- регистрация обращений клиентов;
- согласование документов;
- постановка и исполнение задач.
Сроки зависят от объёма настройки, подготовки данных, интеграций и обучения. Их определяют после обследования. Смотрите этапы внедрения Рули24.
Сценарии для обследования и демонстрации
Работа с клиентами
- клиентская база и история взаимодействий;
- стадии сделок и ответственные;
- регистрация заявок из согласованных каналов.
Производство
- спецификации и технологические процессы;
- планы и загрузка производства;
- учёт выполнения и отклонений. Эти задачи требуют продукта с соответствующими производственными модулями.
Финансы
- бюджеты и сравнение плана с фактом;
- платёжный календарь;
- связь финансовых задач с учётными документами. Состав зависит от выбранного продукта.
Критерии приёмки процесса
| Направление | Пример проверки |
|---|---|
| CRM | Найти обращение, ответственного, историю контактов и следующее действие. |
| Согласование | Пройти маршрут документа с возвратом на исправление и повторной отправкой. |
| Задачи | Поставить задачу, изменить срок и проверить статус исполнения. |
Как выбрать систему: чек‑лист для бизнеса
При подборе решения обращайте внимание на:
- Состав. Проверьте включение каждого нужного модуля в продукт.
- Интеграции. Согласуйте формат, состав данных и направление обмена с внешними системами.
- Стоимость. Рассчитайте поставку, настройку, подготовку данных, обучение и сопровождение.
- Размещение. Сравните облако и сервер заказчика по вашим требованиям.
- Поддержка. Уточните состав услуг и условия обслуживания.
Окупаемость и долгосрочный эффект
Срок окупаемости рассчитывают для конкретного проекта по его затратам и измеренному результату. Учитывайте сезонность, изменение объёма заказов и другие факторы, которые влияют на показатели. После запуска:
- сравнивайте согласованные показатели с исходными значениями;
- собирайте замечания пользователей;
- планируйте развитие системы и обновления с учётом условий сопровождения.
Подготовьте сценарий для демонстрации
Для предметного обсуждения соберите:
- описание процесса и его участников;
- пример документа или заявки без конфиденциальных данных;
- перечень нужных интеграций;
- ожидаемый результат и критерии его проверки.
Свяжитесь с нами:
- Контакты и форма обращения;
- электронная почта: master@ruli24.ru;
- актуальные цены и варианты поставки.
На демонстрации проверьте свой сценарий, затем согласуйте состав работ и условия внедрения. Опубликованные кейсы Рули24 помогут познакомиться с опытом конкретных организаций.