Перед автоматизацией бюджетирования согласуйте, что планируете, за какой период и какое событие считается фактом. Иначе одинаково названные показатели могут означать разные вещи для руководителя, финансовой службы и сотрудников, которые вводят документы.
В руководстве Рули24 по бюджетированию описаны бюджет доходов и расходов, бюджет движения денежных средств и бюджет инвестиций, а также зависимые бюджеты. Это основа для проверки вашей структуры. Готовые правила учёта конкретной компании из самого наличия модулей не следуют.
Разделите два вопроса
Один договор — два разных вопроса
- БДР: доходы и расходы
Какие доходы и расходы относятся к периоду? Проверьте график поставок и правила формирования факта.
- БДДС: движение денег
Когда деньги поступят или будут перечислены? Проверьте график платежей и фактическую оплату.
БДР помогает планировать доходы и расходы. БДДС — поступление и расходование денежных средств. Периоды поставки и оплаты могут различаться, поэтому сравнивать показатели без уточнения события и даты нельзя.
В документации Рули24 графики поставок договоров рассматриваются в связи с БДР; графики платежей — в связи с БДДС. Какие именно документы формируют факт и по каким правилам, нужно согласовать для вашей модели.
| Вопрос | Что определить до настройки |
|---|---|
| Что считаем | Название показателя, единицу и состав включаемых операций |
| Когда считаем | Период и событие, определяющее дату |
| Кто отвечает | Подразделение или центр финансовой ответственности — если используете ЦФО |
| Откуда берём план | Утверждённую версию бюджета или согласованный график |
| Откуда берём факт | Документы и правила их включения |
| Как объясняем разницу | Причину отклонения и действие ответственного |
Проверьте один договор с разными датами
Возьмите условную учебную ситуацию: поставка запланирована на апрель, оплата — на май. Это пример для демонстрации, а не кейс клиента и не предписание по бухгалтерскому признанию операции.
- Укажите сумму, статьи, ответственного и период поставки.
- Отдельно задайте дату и сумму платежа.
- Посмотрите, в какие плановые показатели попали эти события.
- Зарегистрируйте факт в согласованных документах и проверьте его источник в отчёте.
- Измените одну дату либо сумму и выясните, что изменилось в плане и сравнении с фактом.
Критерий: финансовый специалист может объяснить каждую сумму через исходные данные. Операция не должна появляться дважды только потому, что поставка и платёж относятся к одному договору.
Договоритесь о версии плана
Для сравнения нужен понятный базовый план. Если его постоянно заменяют последним прогнозом, отклонение может исчезнуть, хотя первоначальная договорённость не выполнена.
На демонстрации выясните, как в вашей настройке фиксируется согласованный план, кто может его менять и как отличить его от уточнённого прогноза. Не предполагается, что любой требуемый порядок версий уже настроен: это отдельный пункт проверки.
Разберите отклонение до уровня причины
Выберите одну строку, где план и факт различаются. Проверьте последовательно:
- не перенесено ли событие в другой период;
- одинаковы ли состав операций и единицы измерения;
- правильно ли назначена статья и ответственное подразделение;
- есть ли фактический документ и не попал ли он в расчёт повторно;
- относится ли разница к изменению объёма, условий или сроков.
Цель проверки — связать показатель с действием сотрудника. Сам по себе цвет отклонения в отчёте не объясняет его причину.
Где нужен платёжный календарь
Бюджетирование задаёт структуру финансового плана. Когда нужно разобраться с конкретными предстоящими оплатами и их исполнением, полезен отдельный сценарий проверки платёжного календаря.
Эти задачи связаны, но не взаимозаменяемы. Наличие планового показателя ещё не означает, что платёж назначен, выполнен и связан с нужным документом.
Какой продукт рассмотреть
В Рули24 Управление финансами входят бюджетирование и платёжный календарь. Проверяйте также нужные вам бухгалтерские и отчётные модули по составу продукта.
Если бюджетирование требуется вместе с торговлей или производством, сравните актуальные продукты. Не следует приписывать финансовые модули любой конфигурации только из-за наличия продаж или склада.
Источники и следующий шаг
- Бюджетирование: структура видов бюджетов.
- Бюджет доходов и расходов: графики поставок.
- Бюджет движения денежных средств: графики платежей.
- График поставки: связь с бюджетными статьями при использовании финансового учёта.
Подготовьте один договор, одну статью бюджета и пример отклонения. Обсудите проверку с Рули24. Правила источников факта и сравнения нужно согласовать до оценки результата, а не после построения отчёта.