Чтобы описать бизнес-процесс для автоматизации, зафиксируйте событие запуска, результат, этапы, ответственных и правила перехода между этапами. Затем проверьте описание на одном реальном примере и одном исключении. Схема становится рабочей, когда каждый участник понимает, что получает, что делает и кому передаёт результат.
В Рули24 важно различать типовой бизнес-процесс — описание процедуры — и экземпляр бизнес-процесса, который запущен в работу. Одна процедура может использоваться многократно. Это различие прямо описано в руководстве по бизнес-процессам.
Начните с результата, который можно проверить
«Ускорить согласование» — полезная цель, но для настройки нужно более точное описание. Например: «заявка либо согласована ответственным, либо возвращена с причиной». Такой результат можно проверить на конкретном документе.
Не назначайте сроки и нормативы только ради заполнения схемы. Сначала выясните, какие задержки возникают сейчас, какие документы требуются и кто вправе принимать решение. Целевые сроки согласуют участники процесса.
Заполните паспорт процесса
| Вопрос | Что должно появиться в описании |
|---|---|
| Что запускает процесс? | Событие и необходимые исходные сведения |
| Какой результат нужен? | Итоговый документ, решение или состояние |
| Какие этапы проходит работа? | Название и содержание каждого действия |
| Кто выполняет и контролирует этап? | Роль исполнителя и ответственного |
| Когда можно перейти дальше? | Условие завершения и обязательные данные |
| Что происходит при отказе? | Возврат, повторное согласование или остановка |
| Кто должен узнать об изменении? | Получатель и содержание уведомления |
| Как проверить исполнение? | Контрольные точки и нужный отчёт |
Документация типового бизнес-процесса Рули24 также выделяет цель, время, этапы, условия, участников, информирование и результат. Таблица выше помогает собрать эти сведения перед настройкой.
Пример: согласование внутренней заявки
Маршрут внутренней заявки
- Появилась потребность
Инициатор описывает предмет и результат.
- Проверка
Ответственный проверяет данные; неполную заявку возвращают на уточнение.
- Решение
Согласование или отказ по заранее заданным правилам.
- Завершение
Фиксируются результат и следующее действие.
Ниже учебный сценарий для обсуждения. Он не означает, что такой маршрут уже настроен в каждой поставке Рули24.
- Инициатор создаёт заявку. В ней есть предмет, обоснование и желаемый срок.
- Ответственный проверяет полноту. Если сведений недостаточно, заявка возвращается инициатору с причиной.
- Согласующий принимает решение. Решение фиксируется в процессе вместе с необходимыми документами.
- Исполнитель получает согласованную работу. Участники заранее определяют, что подтверждает её завершение.
- Владелец процесса проверяет итог. Он видит завершённую работу или причину, по которой результат не достигнут.
Главная проверка — переход между вторым и третьим шагом. Если сотрудники не могут объяснить, когда заявка считается полной и кто имеет право вернуть её, автоматизация сохранит эту неопределённость.
Какие вопросы проверить в Рули24
В руководстве по бизнес-процессам описаны текущий этап процесса, исполнители и ответственные, контрольные точки, информирование и работа с экземплярами. Там же указаны ручной и автоматический запуск и представления для открытых, новых и просроченных процессов.
На демонстрации попросите показать ваш типовой маршрут и два его экземпляра в разных состояниях. Проверьте:
- видно ли, на каком этапе находится каждый экземпляр;
- понятно ли, кто должен выполнить следующий шаг;
- как участник получает необходимые документы;
- как обрабатывается возврат на исправление;
- какие сведения нужны владельцу процесса для контроля.
Уведомления и автоматический запуск надо обсуждать вместе с условиями их срабатывания. Наличие возможности не заменяет настройку маршрута под работу вашей компании.
Когда процесс нужно связать с проектом
Повторяемую процедуру удобно рассматривать как типовой процесс. Если нужно планировать комплекс взаимосвязанных работ, сроки и трудоёмкость, изучите также управление проектами. В документации Рули24 описаны проекты, суммарные работы, проектные задания и диаграмма Ганта.
В «Рули24 Процесс» представлены задачи, документы, работа с клиентами и проекты. Состав продукта стоит сопоставить с вашим описанием. Не следует считать любой упомянутый в общей документации модуль автоматически включённым в выбранное решение.
Частые ошибки в описании
Назван отдел, но не ответственная роль. При передаче работы становится непонятно, кто должен действовать. Уточните роль и порядок замещения.
Есть успешный путь, но нет возврата. Проверьте неполную заявку, отказ и изменение исходных данных. Каждый вариант должен завершаться понятным действием.
Не определён результат. Статус «готово» полезен только тогда, когда участники договорились, что именно готово и кто это проверяет.
Избыточные уведомления. Определяйте сообщения через решение, которое должен принять получатель. Настройку конкретного канала и события проверяйте отдельно.
Что делать после описания
Проведите один пример вручную по подготовленным правилам. Исправьте разногласия и только затем обсуждайте настройку в системе. Для встречи с Рули24 достаточно паспорта процесса, образца документа и описания одного проблемного случая.
Посмотрите продукт «Рули24 Процесс» или обсудите маршрут с командой. Следующий материал — как подготовить первый этап внедрения.
Источники функций
- Рули24: бизнес-процессы.
- Рули24: типовой бизнес-процесс.
- Рули24: проекты.
- Состав продукта «Рули24 Процесс».
Материал Рули24 подготовлен 26 сентября 2026 года. Пример заявки — методический; фактические возможности отделены от рекомендуемого сценария настройки.