CRM или BPM: сравнение Рули24 Процесс, amoCRM, ELMA365, Битрикс24 и Мегаплан

Выбор корпоративной системы часто начинается с простого вопроса: какую CRM внедрить?

На практике этого вопроса быстро становится недостаточно. Компания начинает с учёта клиентов и сделок, затем добавляет задачи, проекты, документы, телефонию, склад, маркетинг, аналитику. А дальше выясняется, что главная проблема уже не в CRM. Нужно связать между собой действия сотрудников и сделать так, чтобы процесс не зависел от того, кто и что вспомнил.

Поэтому при сравнении Рули24 Процесс, amoCRM, ELMA365, Битрикс24 и Мегаплана стоит смотреть не только на карточку клиента и воронку продаж. Намного важнее понять, что каждая система может делать за пределами классической CRM.

Начинается всё одинаково: клиент, сделка, воронка

С базовой CRM-функциональностью справляются все пять решений.

Рисунок 1.  Рули24 Процесс

В Рули24 Процесс можно вести клиентов и сделки, хранить историю взаимодействий и контролировать KPI отдела продаж. Есть настраиваемые воронки для B2B- и B2C-продаж.

amoCRM делает на этом ещё больший акцент: карточки клиентов и сделок, пользовательские поля, дедупликация, неограниченное количество воронок и визуальный Kanban.

В ELMA365 CRM включает лиды, сделки, воронки, профиль клиента 360° и сегментацию.

В Битрикс24 — лиды, сделки, контакты, компании, несколько воронок и автоматическое перемещение сделок по триггерам.

В Мегаплане есть клиентская база, карточки, воронки и история взаимодействий.

На этом уровне различия не так велики.

Если задача звучит как «собрать клиентскую базу, настроить воронку и контролировать работу менеджеров», выбор можно делать по удобству интерфейса, коммуникациям и цене.

Но как только появляется сложный внутренний процесс, ситуация меняется.

Рисунок 2.  Рули24 Процесс. CRM. Воронка продаж и аналитика

Сделка закрыта. А работа только начинается

Представим обычный сценарий.

Менеджер получил заказ → подготовил предложение → клиент согласовал условия → договор отправился на проверку → после согласования нужно поставить задачи исполнителям → проконтролировать сроки → получить результат → закрыть работу.

CRM может показать, на каком этапе находится сделка.

Но руководителю нужно больше:

кто должен выполнить следующий шаг, когда, по какому маршруту проходит согласование и что произойдёт, если срок нарушен.

Здесь начинается территория BPM.

В Рули24 Процесс предусмотрен полноценный BPM-движок: BPMN-шаблоны, триггеры, перекрестки, маршруты согласования и аналитика отклонений.

ELMA365 предлагает мощный BPMN 2.0-редактор, low-code, TypeScript и построение сквозных процессов.

Битрикс24 автоматизирует процессы с помощью роботов, триггеров и конструктора.

Мегаплан предлагает базовые автосценарии, триггеры и шаблоны задач.

А в amoCRM автоматизация в основном связана с воронкой: триггеры и переходы между этапами.

Отсюда и главное различие систем:

CRM отвечает прежде всего за работу с клиентом и продажу. BPM отвечает за то, как проходит сама работа компании.

Рисунок 3. Рули24 Процесс. Бизнес процесс. Типовой бизнес-процесс (Дизайнер)

Проект после продажи: кому нужно больше, чем задачи

Рисунок 4. Рули24 Процесс. Проекты

Допустим, компания не просто продаёт услугу, а после продажи выполняет проект.

Появляются этапы, подзадачи, сроки, зависимости между работами, бюджет и загрузка сотрудников.

Здесь amoCRM уже заметно отличается от остальных: полноценного управления проектами в ней нет. Задачи можно ставить по сделкам, добавлять напоминания и цели, но сама система ориентирована прежде всего на продажи.

Рули24 Процесс в этом направлении предлагает наиболее широкий набор возможностей: управление проектами, задачами, диаграмму Ганта, планировщик, календарь, бюджетирование

Битрикс24 объединяет задачи и проекты, Kanban, Scrum и диаграмму Ганта.

Мегаплан позволяет работать с проектами, подзадачами, диаграммой Ганта и бюджетами.

ELMA365 решает проектные задачи через отдельный модуль ELMA365 Проекты.

При этом отличается и уровень управления задачами.

В Рули24 есть планировщик, 20 типов дел и учёт загрузки персонала. В Битрикс24 — полноценный таск-менеджер, шаблоны, чек-листы и учёт времени. В Мегаплане — поручения, контроль сроков, приоритеты и учёт времени. В ELMA365 задачи работают в рамках процессов и проектов.

То есть здесь уже можно разделить системы на два типа:

CRM с задачами и система, в которой задачи являются частью управления работой.

Рисунок 5. Рули24 Процесс. Проекты. Диаграмма Ганта

Документы — ещё один важный рубеж

В реальном бизнесе сделка редко ограничивается перепиской менеджера с клиентом.

Появляются договоры, счета, акты, внутренние документы, согласования и версии файлов.

В Рули24 Процесс электронный документооборот встроен в систему: документы можно хранить, направлять по маршрутам и контролировать их версии.

В ELMA365 также предусмотрен встроенный документооборот с договорами, счетами, актами, шаблонизатором и интеграцией с Диадок.

Битрикс24 позволяет работать с шаблонами документов, печатью из CRM, электронными подписями и хранением.

В Мегаплане есть шаблоны, автозаполнение, хранение и согласование документов.

А в amoCRM документы в основном прикрепляются к карточкам CRM, без отдельной системы электронного документооборота.

Для отдела продаж это может быть вполне достаточным. Для компании со сложными внутренними согласованиями — уже нет.

Рисунок 6. Рули24 Процесс. СЭД. Входящие документы

Телефония, мессенджеры и почта

Продажи сегодня редко проходят только по телефону.

Клиенты пишут в Telegram и WhatsApp, общаются через социальные сети, отправляют письма. Поэтому коммуникации становятся отдельной частью CRM.

Здесь особенно сильна amoCRM: более 50 провайдеров IP-телефонии, запись и транскрибация звонков, WhatsApp, Telegram, ВКонтакте, омниканальность и Salesbot.

Битрикс24 предлагает встроенную телефонию, запись звонков, ВАТС, коллтрекинг, открытые линии, чат-боты и работу с WhatsApp, Telegram, Viber и ВКонтакте.

В ELMA365 есть интеграция с телефонией и коммуникации через Telegram и WhatsApp.

Мегаплан поддерживает IP-телефонию и интеграции с мессенджерами.

В Рули24 Процесс телефония, мессенджеры и электронная почта подключаются через подсистему интеграции.

С почтой ситуация похожая. В amoCRM есть встроенная почта, шаблоны и отслеживание открытий. ELMA365 использует встроенный email-шлюз, а Битрикс24 — корпоративный почтовый клиент, шаблоны и рассылки. Рули24 и Мегаплан работают с почтой через интеграции.

Получается интересный контраст: amoCRM особенно сильна там, где основная работа — коммуникация с клиентом, тогда как Рули24 Процесс делает упор на то, что происходит дальше с этой коммуникацией внутри компании.

Аналитика: смотреть на продажи или на весь процесс?

Отчёт по продажам показывает количество сделок, конверсию и результаты менеджеров.

Но руководителю может понадобиться другая информация:

• где чаще всего останавливаются процессы;
• сколько времени занимает согласование;
• кто перегружен задачами;
• где нарушаются сроки;
• как меняются KPI;
• сколько времени проходит от начала процесса до результата.

В Рули24 Процесс есть встроенные отчёты, BI-аналитика, группировки и фильтры.

amoCRM предлагает аналитику продаж, прогнозирование, отчёты по менеджерам и конверсию.

ELMA365 позволяет создавать собственные дашборды через low-code и подключать BI.

Битрикс24 объединяет сквозную аналитику, BI-конструктор, отчёты по воронкам, сотрудникам и ROI.

Мегаплан ориентирован на отчёты по продажам, KPI, дашборды, графики и финансовую отчётность.

Здесь снова хорошо видна разница позиционирования: аналитика CRM показывает состояние продаж, а BPM-аналитика позволяет разбираться в работе самого процесса.

Рисунок 7.  Рули24 Процесс. BI-аналитика

Маркетинг: от рассылки до полного пути клиента

Маркетинговые возможности тоже отличаются.

amoCRM предлагает рассылки, digital-воронки, ретаргетинг и автоматизацию маркетинга.

ELMA365 позволяет сегментировать клиентскую базу, делать email-рассылки и анализировать путь клиента через CJM.

Битрикс24 объединяет email и SMS-рассылки, лендинги, формы, сегментацию и сквозную аналитику.

Мегаплан предлагает email-рассылки и сегментацию базы.

В Рули24 Процесс есть email-рассылка по сегментам, она представлен на базовом уровне через CRM-модуль.

Поэтому если главная задача компании — именно digital-маркетинг и работа с клиентскими коммуникациями, это ещё один фактор в пользу специализированных CRM и универсальных платформ с развитым маркетинговым блоком.

А что происходит после продажи?

Вот здесь сравнение становится особенно интересным.

Предположим, клиент уже подписал договор. Теперь нужно отгрузить товар, организовать производство или передать задачу в другой отдел.

Рули24 Процесс может быть расширен до системы Рули24 Управление торговлей, которая обеспечивает управление запасами, закупками и многоканальными продажами: опт, розница, маркетплэйсы, интернет магазин.

В ELMA365 складские возможности реализуются через экосистему и соответствующие модули.

В Битрикс24 есть собственный складской учёт: приход, списание, перемещение, реализация и инвентаризация.

В Мегаплане предусмотрены накладные, резервирование товара и учёт остатков.

В amoCRM складского учёта в рассматриваемом сравнении нет.

Для компании, которая только продаёт услуги, это может быть неважно. Но для торговли, производства или комплексных проектов вопрос становится принципиальным.

Рисунок 8.  Рули24. Запасы. Состояние склада

Производство сразу показывает разницу между системами

Если компания производственная, простой CRM уже редко становится центром всей системы управления.

В Рули24 Процесс предусмотрены производственные задания, учёт загрузки оборудования и себестоимость.

В Мегаплане есть планирование производства, а также учёт загрузки цехов и оборудования.

ELMA365 может использовать отраслевые решения, созданные на low-code.

А вот amoCRM и Битрикс24 в данном сравнении не имеют полноценного производственного контура: для Битрикс24 указаны складские функции, но не управление производством.

Это один из самых важных моментов при выборе системы.

Если компания продаёт консультации, CRM может быть главным инструментом.

Если компания производит, строит или разрабатывает сложные проекты, CRM становится только одной частью общей системы управления.

Рисунок 9. Рули24 Процесс. Производственные процессы. Проект заказа.

HR — ещё одна функция вокруг основного процесса

Персонал тоже не всегда нужно выносить в отдельную систему.

В Рули24 Процесс  можно планировать и учитывать трудоёмкость выполняемых работ  и рассчитывать сдельную заработную плату сотрудников.  Рули24 Процесс может быть расширен до систему Рули24 Управление персоналом, где ведётся штатное расписание, учёт кадров, учёт явок, расчёт зарплаты и формирование регламентированной отчетности для ФНС, СФР, Росстата, военкоматов. 

В ELMA365 есть HR-процессы, отпуска и графики.

В Битрикс24 доступны профили сотрудников, графики отпусков, чекин и внутренняя соцсеть.

В Мегаплане есть статусы сотрудников, отпускные графики и учёт рабочего времени.

В amoCRM HR-функциональность не предусмотрена.

Здесь снова проявляется разница между специализированной CRM и более широкой платформой.

Рисунок 10.  Рули24. Подсистема Персонал

Корпоративный портал и видеосвязь

Для распределённых команд важны уже не только продажи, но и внутренняя коммуникация.

В Битрикс24 есть живая лента, чаты, видеозвонки, опросы и база знаний.

Мегаплан предлагает мессенджер, ленту активности и базу знаний.

ELMA365 имеет Portal для партнёров и клиентов.

В Рули24 Процесс корпоративного портала в рассматриваемой конфигурации нет — для этого используются внешние порталы.

У amoCRM также нет корпоративного портала.

С видеосвязью картина похожая: у Битрикс24 и Мегаплана она встроена, причём в Мегаплане предусмотрена AI-транскрибация видеозвонков. В Рули24 Процесс, amoCRM и ELMA365 видеосвязь не является самостоятельной встроенной функцией.

Облако или сервер компании?

Для бизнеса это может быть не менее важно, чем набор функций.

Рули24 Процесс можно использовать в облаке или установить на сервере заказчика.

Такая же возможность есть у ELMA365, Битрикс24 и Мегаплана.

amoCRM в рассматриваемом сравнении работает только в облаке.

Для небольшой компании облачный вариант обычно проще.

Для организации с особыми требованиями к инфраструктуре, безопасности или размещению данных возможность серверной установки становится отдельным преимуществом.

Интеграции: много — не всегда значит одинаково

Интеграции нужны практически всем.

Рули24 Процесс поддерживает обмен с банками, сайтами, маркетплейсами и мессенджерами, API и виджеты.

У amoCRM заявлено более 4000 интеграций, а также API, REST, готовые коннекторы, веб-сервисы, интеграции с 1С, Google, Яндексом и платёжными системами.

ELMA365 предлагает около 100 интеграций, включая 1С, телефонию, мессенджеры, Tilda и МойСклад.

Битрикс24 также поддерживает интеграции с внешними системами, а Мегаплан — в том числе интеграции с 1С и Диадок.

Поэтому при выборе стоит смотреть не только на количество интеграций, а на то, с какими системами компании действительно придётся обмениваться данными.

Мобильная работа

Если сотрудники постоянно работают вне офиса, мобильный доступ становится обязательным.

У amoCRM, Битрикс24 и Мегаплана есть мобильные приложения для iOS и Android.

У ELMA365 мобильная работа также предусмотрена через мобильное приложение и внешний портал.

У Рули24 Процесс есть мобильное приложение для android, чтобы работать с клиентами и заданиями.

Если сотрудники работают преимущественно с компьютера, браузерного интерфейса может быть достаточно. Но для полевой работы наличие мобильного приложения стоит учитывать заранее.

Все пять решений — российское ПО

Все рассматриваемые системы присутствуют в реестре российского программного обеспечения.

Поэтому при выборе между ними вопрос российского происхождения ПО сам по себе не является главным различием. Гораздо важнее функциональность, архитектура и соответствие задачам конкретной компании.

Сколько это стоит?

Стоимость у систем заметно отличается.

При этом сравнивать только цену тарифа не совсем корректно.

Например, если компании нужна только CRM для продаж, стоимость лицензии действительно может быть главным фактором.

Но если одновременно требуются CRM, проекты, BPM, документооборот, склад, производство, HR и аналитика, нужно смотреть уже на стоимость всей необходимой конфигурации, а не на цену самой CRM.

Сравнение функциональных возможностей

Что выбрать: пять систем — пять разных сценариев

После такого сравнения становится понятно, почему невозможно назвать одну систему лучшей для всех.

Рули24 Процесс

Подходит малому, среднему и крупному бизнесу, которому нужно управлять не только клиентами, но и самими процессами. Система Рули24 Процесс включает в себя 8 задач и 20 типов дел – самая большая функциональность  из сравниваемых систем.

Особенно логично рассматривать Рули24 для компаний из производства, строительства, логистики, где есть сложные процессы, проекты, задачи, согласования и необходимость связывать CRM с другими контурами управления. Функциональность Рули24 Процесс может быть расширена в рамках платформы Рули24 до Рули24 Управление торговлей или до Рули24 Управление производством или до Рули24 Предприятие без необходимости делать проекты интеграции. Это единственное решение, которое позволяет развиваться от CRM  до системы управления предприятием в рамках одной платформы.

amoCRM

Сильный вариант для компаний, где главное — продажи и коммуникации с клиентами.

Система ориентирована на малый и средний бизнес, хорошо закрывает CRM-задачи, воронки, телефонию, мессенджеры и маркетинговые коммуникации.

При этом проектное управление, документооборот и сложный BPM не являются её сильной стороной.

ELMA365

Выбор для компаний, которым важны BPM и глубокая настройка процессов.

Главное отличие — развитый low-code-подход: процессы можно строить и изменять без традиционной разработки. Это особенно интересно компаниям со сложными сквозными процессами, которые постоянно меняются.

Битрикс24

Достаточно универсальный вариант из сравнения.

CRM, задачи, проекты, документы, телефония, видеосвязь, склад, маркетинг, AI, корпоративные коммуникации — всё это собрано в одной экосистеме.

Обратная сторона универсальности — большее количество функций и, соответственно, более высокий порог освоения. Расширение функциональности возможно только через проекты интеграции с другими информационными системами.

Мегаплан

Подходит компаниям, где продажи тесно связаны с задачами и проектной работой.

Это своего рода промежуточный вариант между CRM и системой управления проектами: клиентская база, продажи, задачи, проекты, Гант, бюджеты и базовая автоматизация. Для сложного BPM сценария возможностей может быть недостаточно.

Главное — не выбирать систему только как CRM

Сравнение показывает довольно простую вещь.

amoCRM, ELMA365, Битрикс24, Мегаплан и Рули24 Процесс действительно пересекаются по функциям, но решают разные задачи.

Если компании нужно просто вести клиентов и продажи, нет смысла покупать сложную платформу только ради того, чтобы иметь больше функций.

Но когда бизнес-процесс выглядит так:

клиент → сделка → согласование → документы → проект → задачи → производство или оказание услуги → склад → расчёты → контроль результата → аналитика, обычной CRM уже мало.

В таком случае важнее не то, насколько красиво выглядит воронка продаж, а то, может ли система связать весь процесс в одну управляемую цепочку.

Именно здесь находится основное отличие Рули24 Процесс от классических CRM. Его позиционирование в этой пятёрке — не просто учёт клиентов и сделок, а управление бизнес-процессами с возможностью подключать проекты, задачи, документы, производство, строительство, IT-разработку, HR и другие направления.

Поэтому вопрос при выборе лучше формулировать не как «какая CRM лучше?», а гораздо практичнее:

«Какую часть работы компании мы хотим автоматизировать — только продажи или весь процесс от клиента до результата?»

От ответа на этот вопрос выбор системы становится значительно понятнее.