Управление проектной организацией — договоры и проекты
Управление проектной организацией это и заключение договоров на проектирование, и система управления проектами, и управление бюджетами проектов, и управление временем сотрудников, и управление временем проектов. При этом следует учесть не только взаимосвязь между ними, но и объективные противоречия. И не важно, чем занимается проектная организация: проектированием судов или станков, конструкций или технологий, компьютеров или программного обеспечения, зданий или заводов. У всех есть проблемы увязки договоров и проектов, графиков платежей заказчиков и графиков оплаты труда сотрудников и субподрядчиков, нормативной договорной трудоемкости и трудоемкости персонала компании, плановой и фактической трудоемкости.
Договоры на проектирование и система управления проектами
При заключении очередного договора на проектирование руководитель должен учитывать текущую загрузку своих сотрудников и возможных субподрядчиков, графики работ по договору и планы работ по проекту. Особенно это важно, когда договоров и проектов много, и в них участвуют одни и те же сотрудники. Для проектной организации одинаково плохо как перегрузка, так и недозагрузка сотрудников. В первом случае это грозит срывом сроков исполнения проектов. Во втором – отсутствием денежных средств на оплату труда сотрудникам.
Внутренний план работ по проекту в общем случае не совпадает с внешним графиком работ по договору на проектирование, как по срокам исполнения, так и по объему работ. На это есть объективные причины. Внешние объемы работ могут больше внутреннего объема работ по причине использования ранее сделанных заделов. Например, договорились на объем в 400 часов. Однако объем работ в 100 часов не нужно выполнять в рамках этого договора, т.к. есть ранее сделанный задел, который организация использует для этого договора. Поэтому для внутреннего плана работ, нужно запланировать 300 часов. Другой пример, Договорились на объем в 400 часов. Однако реальный объем внутренних работ будет 500 часов. 100 часов должны запланировать в рамках другого договора, например для будущего задела.
Система управления проектами и управление временем сотрудников
Часто, для отражения объема выполненных работ, используется процент выполненных работ от запланированного. При этом реальные отчеты о выполненных работах не предоставляются. Бывает, что закрыто 90% работ, а фактически они не начинались.
Персонал, выполняющий работы, имеет разную квалификацию, а значит и разную производительность. Если в договоре с заказчиком оговорено 500 часов, то реально может быть потрачено и 800 и 300 часов в зависимости от квалификации сотрудника. И если в течение проекта появляется необходимость замены специалиста, то могут быть изменены не только объемы, но и сроки выполнения работ.
Персонал, участвующий в проекте, зачастую задействован и в других проектах. Кроме того, этот же персонал участвует в коллективных работах (форумах, совещаниях, технических советах). Этот же персонал вынужден выполнять разовые поручения (работа по внешним письмам, приказам руководителя, решениям протоколов совещаний). Этот же персонал отвлекается на решение сервисных вопросов, связанных с поддержкой ранее сданных проектов.
Задача руководителя проекта – выполнить проект в заданные сроки и с заданными объемами. Задача руководителя функционального отдела – равномерная загрузка персонала. А как действует персонал, являясь слугой нескольких господ? И как могут руководители видеть загрузку своего персонала: по количеству заданий, поручений, проектов?
Бизнес процессы, регламентные работы, типовые проекты, которые описаны в различных процедурах управления и руководствах по качеству увязывают последовательности и условия выполнения работ различными подразделениями. Это все есть в документах. Но кто же их помнит наизусть. Вот если бы при наступлении какого-то события генерировался набор возможных работ в соответствии с регламентом, тогда не нужно было бы все это помнить и было бы гораздо меньше потерь рабочего времени со срывом сроков выполнения работ.
Персонал, участвующий в проектах, участвует и в регламентных работах. Так же, как и производственный персонал, участвует в проектных работах, например при подготовке к производству нового изделия. Кроме того, персонал может простаивать по различным причинам – отсутствие электричества, болезнь, командировка.
Таким образом, для того, чтобы управлять загрузкой персонала, необходимо как планировать, так и учитывать трудоемкость по каждому из проектов, каждому избизнес процессов, каждому разовому и коллективному поручению, а также потери времени.
Управление бюджетом проекта и расчеты с персоналом организации
Для тех, кто занимается заключением договоров на проектирование и управлением проектами по этому договору, очень важно увязать этапы работ и финансовые расчеты с заказчиком и график работ и финансовые расчеты с персоналом.
Очень редко совпадает этапы работ и график платежей по договору. Часто берется аванс на этап договора. В этот период времени имеется некоторый денежный резерв. Однако он кончается, когда выполнена авансируемая часть этапа договора. Далее работы выполняются за собственные или кредитные средства.
Каждый проект имеет бюджет доходов, бюджет расходов и бюджет движения денежных средств. Если бюджет, доходов однозначно зависит от договора, то бюджет расхода зависит от внутреннего графика работ, а не от внешнего. При этом акты выполненных работ нужно делать в соответствии с договором, а зарплату нужно платить в соответствии с внутренним графиком работ. И загрузку персонала нужно планировать в соответствии с внутренним графиком работ. На этом примере видно принципиальное различие бухгалтерского и управленческого учета.
Управление бюджетом проекта и расчеты подрядчиками
По договору на проектирование заключаются договора с подрядчиками,по которым есть свои графики работ и графики платежей. Поэтому нужно управлять, не только собственными работами, но и работами подрядчиков, не только расчетами с заказчиками, но и расчетами с подрядчиками.
В системе управления проектной организацией должны быть предусмотрены:
- наличие связей между договорами на проектирование и внутренними проектными работами
- расчеты по договорам и по внутренним работам
- планирование и учет в часах заказчика и часах конкретных исполнителей
- генерация работ специалистам различных подразделений в соответствии с бизнес процессами
- планирование и учет всех заданий, поручений, запросов
- протоколирование изменений по всем работам и электронное документирование
- возможность расчета сдельной зарплаты специалистов по проектированию
- электронное управление организацией работ
- бюджетное управление проектной организацией
В модульной информационной системе Рули24 это есть.
Похожие публикации:
Управление проектами — в помощь многостаночникам
Процессный подход к управлению: дань моде или залог успеха?