Система автоматизации делопроизводства
Бумажное делопроизводство – трудоемкое и в современных условиях малоэффективное. Физические документы недолговечны и подвержены порче при неаккуратном обращении, их можно потерять, подделать без оставления следов. К тому же их хранение требует особых условий – наличия вместительных помещений, шкафов, папок, соблюдения правил компоновки и ведения дел.
Система электронного документооборота и автоматизации делопроизводства предложит вам принципиально иное решение для работы с документами. Все документы будут надежно храниться на серверах компании, предоставляющей услугу доступа к онлайн программе. Работать с ними ваши сотрудники также будут в электронном режиме, распечатывая только те бумаги, которые нужны в данный момент.
Входящие документы сканируются, регистрируются и автоматически отправляются в тот отдел, где будут отрабатываться, напрямую к ответственному сотруднику. Он проведет всю необходимую работу по документу, итогом которой также может стать новый документ, но уж исходящий. Исходящие письма также автоматически регистрируются и отправляются напрямую к респондентам с ведением протокола – «отправлено», «получено», «прочитано» и т.п.
Автоматизированное делопроизводство позволит организовать экономичное и эффективное хранение – электронные версии каждого документа неограниченное время хранятся в системе, причем доступ можно получить ко всем версиям. Поиск архивного документа займет считанные секунды и пару кликов мышкой.
Автоматизация делопроизводства и электронный документооборот – это экономия не только трудовых и временных ресурсов, но и финансовых. Внедрение СЭД позволит сэкономить средства на:
- бумагу и средства обработки бумажных носителей (канцтовары, папки, чернила и бумага для офисной оргтехники)
- организации архива (вам не понадобится дополнительное помещение и его оснащение (шкафы, полки, папки, картотека и т.п.)
- доставке бумажных носителей до адресата (почтовые услуги, оплата курьеру, конверты, марки и т.п.).
По подсчетам специалистов на бумажную работу в среднем тратится до 60% рабочего времени. Благодаря автоматизированному делопроизводству вы сможете значительно сократить время на обработку документации, а значит у вас появится возможность заняться развитием и продвижением компании и ее продукции на рынке, поиском новых возможностей.
Сокращение времени на обработку документов позволит увеличить уровень сервиса в вашей компании, что неизбежно повысит лояльность ваших клиентов.
Автоматизированное делопроизводство и электронный документооборот – это стандарт для компаний, которые имеют намерения выходить на внешние рынки сбыта, так как во многих странах Европы и мира бумажное делопроизводство уже давно уступило место электронному. Для ваших будущих партнеров, инвесторов и коллег это показатель вашей дальновидности, серьезности и высокого уровня управленческой культуры.
Получить доступ к системе онлайн электронного документооборота Рули24 можно за сумму всего от 1000 рублей в месяц. За небольшие деньги вы получите солидный набор возможностей и сможете более эффективно решать множество повседневных задач.
Похожие публикации:
Делопроизводство и электронный документооборот с Рули24