Цифровизация работы деловых объединений требует создания единой системы взаимодействия с партнёрами, учета мероприятий и оказанных услуг. Кейс внедрения Рули24 Процесс в ТПП Тольятти показывает, как современная информационная система помогает структурировать работу торгово-промышленной палаты, объединить разрозненные данные и повысить эффективность взаимодействия с бизнес-сообществом.
В рамках проекта была внедрена система Рули24 Процесс, обеспечивающая управление взаимоотношениями с партнёрами, автоматизацию регистрации обращений, учет членства и организацию мероприятий.
Специфика деятельности торгово-промышленной палаты Тольятти
Торгово-промышленная палата города Тольятти (ТППТ) — деловое объединение, представляющее интересы бизнеса и оказывающее широкий спектр услуг предприятиям региона.
Торгово-промышленная палата работает с организациями-партнёрами (членами палаты и потенциальными членами) по нескольким ключевым направлениям.
Членство в палате
Одним из основных направлений деятельности является управление членством:
- прием новых членов;
- продление членства;
- учёт и контроль членских взносов;
- сопровождение взаимодействия с компаниями-участниками.
Эти процессы требуют постоянного ведения актуальной базы организаций и истории взаимодействия.
Организация и проведение мероприятий
ТПП регулярно проводит деловые события:
- форумы;
- круглые столы;
- выставки;
- обучающие семинары.
Для эффективной работы необходима система планирования мероприятий, регистрации участников и анализа активности партнеров.
Оказание услуг и информационная поддержка
Кроме мероприятий палата оказывает услуги бизнесу:
- консультации;
- экспертизы;
- сертификация;
- обучение.
Также важную роль играет информационная поддержка бизнеса, включающая рассылки о мероприятиях, изменениях законодательства и новых возможностях для компаний.
Дополнительной задачей палаты является представление интересов бизнеса во взаимодействии с органами власти.
Состояние процессов на момент внедрения системы
До внедрения Рули24 в ТППТ использовалась система 1С:УНФ, установленная на собственном сервере. Несмотря на наличие базовой автоматизации, процессы взаимодействия с партнёрами оставались фрагментированными.
Ключевые особенности текущего состояния:
- информация о партнёрах формировалась в разных отделах ТППТ;
- отсутствовала единая история взаимодействий с партнером;
- не существовало строгого регламента обработки обращений;
- точкой входа обращений выступали разные подразделения.
Кроме того, сотрудники сталкивались с дополнительными трудностями:
- специалисты тратили значительное время на ручной ввод данных;
- реквизиты контрагентов (ОКВЭД, директор, адрес) обновлялись вручную;
- данные часто устаревали;
- было затруднено формирование выборок для целевых рассылок.
Такая ситуация снижала эффективность работы и усложняла управление взаимоотношениями с партнёрами.
Ключевые проблемы, требующие решения
Анализ процессов показал ряд системных проблем, которые требовали автоматизации.
- Отсутствие единого реестра партнеров с полной и консолидированной информацией.
- Невозможность отследить полную историю взаимодействий при многоточечном входе обращений.
- Недостаток времени у специалистов для внесения подробной информации о контактах.
- Ручная актуализация реквизитов контрагентов.
- Отсутствие гибкой сегментации партнеров для целевых коммуникаций.
- Разрозненность данных о членстве, взносах, мероприятиях и услугах.
Для решения этих задач была выбрана система Рули24 Процесс, ориентированная на управление бизнес-процессами и взаимодействием с партнёрами.
Работы по настройке и миграции данных
Внедрение системы включало комплекс организационных и технических мероприятий.
Настройка пользователей и обучение
На первом этапе были выполнены следующие работы:
- заведение пользователей и настройка прав доступа;
- формирование ролей для сотрудников разных отделов;
- обучение пользователей работе с системой.
Это позволило обеспечить безопасную и структурированную работу с информацией.
Миграция данных и сегментация
Следующий этап включал:
- загрузку номенклатуры;
- загрузку контрагентов;
- очистку и структурирование базы организаций;
- сегментацию клиентов.
Дополнительно была разработана программа автоматического обновления реквизитов по ИНН, позволяющая поддерживать актуальность данных компаний.
Текущая работа в системе Рули24
После внедрения Рули24 Процесс в ТППТ была создана единая цифровая среда управления партнёрскими отношениями.
Единая клиентская база партнёров
В системе ведется единая клиентская база партнеров ТППТ, содержащая:
- реквизиты организаций;
- контактных лиц;
- историю взаимодействий;
- участие в мероприятиях;
- оказанные услуги.
Дополнительно реализовано автоматическое обновление реквизитов контрагентов по ИНН, что существенно сокращает время работы сотрудников.
Для удобства пользователей в системе формируется избранное для каждого сотрудника, позволяющее быстро работать с ключевыми партнёрами.
Работа с обращениями и взаимодействиями
Система позволяет регистрировать обращения партнеров из любого отдела. Все взаимодействия фиксируются в единой базе:
- звонки;
- встречи;
- письма;
- консультации.
Реализовано межотдельское сопровождение обращений через задачи и бизнес-процессы, что обеспечивает прозрачность обработки запросов.
Учет членства и услуг
Рули24 автоматизирует ключевые процессы палаты:
- учет членства;
- контроль членских взносов;
- учет оказанных услуг;
- планирование и проведение мероприятий с партнёрами.
Это позволяет руководству оперативно анализировать активность компаний и эффективность работы подразделений.
Коммуникации и аналитика
Система также поддерживает:
- массовые e-mail рассылки по сегментам;
- формирование списков для мероприятий;
- отчетность по активности партнеров;
- анализ работы отделов.
Таким образом реализовано полноценное управление взаимоотношениями с партнёрами.
Результаты внедрения системы
Внедрение Рули24 Процесс в ТПП Тольятти позволило значительно повысить управляемость процессов взаимодействия с бизнес-сообществом.
Ключевые результаты проекта:
- создан единый реестр партнеров;
- сформирована полная история взаимодействий;
- автоматизирован учет членства и услуг;
- реализована сегментация партнерской базы;
- ускорено формирование рассылок и коммуникаций;
- повышена прозрачность работы отделов.
Кроме того, сотрудники значительно сократили время на ручной ввод и актуализацию данных.
Заключение
Кейс внедрения Рули24 Процесс в ТПП Тольятти демонстрирует эффективность цифровизации деловых объединений и организаций поддержки бизнеса. Система позволила объединить данные о партнёрах, мероприятиях, услугах и членстве в единой платформе.
В результате палата получила инструмент для современного управления взаимоотношениями с партнёрами, повышения качества обслуживания компаний и развития деловой среды региона.