Управление проектной организацией

Система управления проектной организацией​

Система управления проектной организацией автоматизирует работу всех подразделений предприятия.

 

Проектная организацией - что это?

Проектные организации — это специальные предприятия, которые занимаются разработкой проектной документации. Именно от них зависит качество будущего строения или механизма.

Проектные организации сегодня очень широко распространены в различных отраслях народного хозяйства. Их можно разделить на несколько больших групп:

  • отраслевые. Их основной задачей является проектирование и планирование специфических процессов или конструкций, которые присутствуют в определенной отрасли народного хозяйства;
  • строительные. Зачастую сотрудники таких компаний проводят все технические расчеты будущих зданий. При этом учитывают тип строения, характеристики грунта и т.д.;
  • специализированные. Занимаются разработкой систем электроснабжения, отопления, водоотведения, защиты строительных конструкций и много др.

Структура и состав информационной системы

Система управление проектной организацией  включает в CRM систему, систему управления проектами и систему управление бюджетами проектов. Она формирует единое информационное пространство. Помогает осуществлять:

  • поиск новых покупателей
  • прием заказов на проектирование
  • заключение и ведение договоров
  • анализ дефицита и избытка трудовых ресурсов организации
  • планирование и управление проектами
  • планирование и управление загрузкой персонала
  • управление работой субподрядчиков
  • управления закупками, запасами, продажами
  • учет персонала и расчет зарплаты
  • бухгалтерский учет, отчетность, расчет налогов
  • управленческий учет (графики платежей, расчеты с заказчиками и поставщиками, финансовая отчетность и пр.)
    электронный документооборот (переписка, подготовка и учет проектной документации)

Создание единого информационного пространства  помогает управлять вакансиями и сотрудниками предприятия.

Договор на проектирование - проект

Система управление проектной организацией помогает увязывать договора, проекты и бюджеты.

При этом следует учесть не только взаимосвязь между ними, но и объективные противоречия.  У всех есть проблемы увязки договоров и проектов, графиков платежей заказчиков и графиков оплаты труда сотрудников и субподрядчиков, нормативной договорной трудоемкости и трудоемкости персонала компании, плановой и фактической трудоемкости.

Противоречия в проектной организации

Договор на проектирование

Договор на проектирование – документ, регламентирующий процесс выполнения проектных работ компанией-проектировщиком.

При заключении  очередного договора на проектирование руководитель должен учитывать текущую загрузку своих сотрудников и возможных субподрядчиков, графики работ по договору и планы работ по проекту. Особенно это важно, когда договоров и проектов много, и в них участвуют одни и те же сотрудники. Для проектной организации одинаково плохо как перегрузка, так и недозагрузка сотрудников. В первом случае это грозит срывом сроков исполнения проектов. Во втором – отсутствием денежных средств на оплату труда сотрудникам.

План работы над проектом

Внутренний план работ по проекту в общем случае не совпадает с внешним графиком работ по договору на проектирование, как по срокам исполнения, так и по объему работ. На это есть объективные причины. Внешние объемы работ могут больше внутреннего объема работ по причине использования ранее сделанных заделов. Например, договорились на объем в 400 часов. Однако объем работ в 100 часов не нужно выполнять в рамках этого договора, т.к. есть ранее сделанный задел, который организация  использует для этого договора. Поэтому для внутреннего плана работ, нужно запланировать 300 часов.  Другой пример, Договорились на объем в 400 часов. Однако реальный объем внутренних работ будет 500 часов. 100 часов должны запланировать в рамках другого договора, например для будущего задела.

Учет работы по проекту

Часто, для отражения объема выполненных работ, используется процент выполненных работ от запланированного. При этом реальные отчеты о выполненных работах не предоставляются.  Бывает, что закрыто 90% работ, а фактически они не начинались.

Персонал, выполняющий работы, имеет разную квалификацию, а значит и разную производительность. Если в договоре с заказчиком оговорено 500 часов, то реально может быть потрачено и 800 и 300 часов в зависимости от квалификации сотрудника. И если в течение проекта появляется необходимость замены специалиста, то могут быть изменены не только объемы, но и сроки выполнения работ.

Персонал, участвующий в проекте, зачастую задействован и в других проектах. Кроме того, этот же персонал участвует в коллективных работах (форумах, совещаниях, технических советах). Этот же персонал вынужден выполнять разовые поручения (работа по внешним письмам, приказам руководителя, решениям протоколов совещаний). Этот же персонал отвлекается на решение сервисных вопросов, связанных с поддержкой ранее сданных проектов.

Управление временем персонала

Задача руководителя проекта – выполнить проект в заданные сроки и с заданными объемами. Задача руководителя функционального отдела – равномерная загрузка персонала. А как действует персонал, являясь слугой нескольких господ? И как могут руководители видеть загрузку своего персонала: по количеству заданий, поручений, проектов?

Бизнес процессы, регламентные работы,  типовые проекты, которые описаны в различных процедурах управления и руководствах по качеству увязывают последовательности и условия выполнения работ различными подразделениями. Это все есть в документах. Но кто же их помнит наизусть.  Вот если бы при наступлении какого-то события генерировался набор возможных работ в соответствии с регламентом, тогда не нужно было бы все это помнить и было бы гораздо меньше потерь рабочего времени со срывом сроков выполнения работ.

Персонал, участвующий в проектах, участвует и в регламентных работах. Так же, как и производственный персонал, участвует в проектных работах, например при подготовке к производству нового изделия.  Кроме того, персонал может простаивать по различным причинам – отсутствие электричества, болезнь, командировка.

Таким образом, для того, чтобы управлять загрузкой персонала, необходимо как планировать, так и учитывать трудоемкость по каждому из проектов, каждому из бизнес процессов, каждому разовому и коллективному поручению, а также потери времени.

Управление бюджетом проекта

Для тех, кто занимается заключением договоров на проектирование и управлением  проектами  по этому договору, очень важно увязать этапы работ и финансовые расчеты с заказчиком и график работ и финансовые расчеты с персоналом.

Очень редко совпадает этапы работ и график платежей по договору. Часто берется аванс на этап договора. В этот период времени имеется некоторый денежный резерв. Однако он кончается, когда выполнена авансируемая часть этапа договора. Далее работы выполняются за собственные или кредитные средства.

Каждый проект имеет бюджет доходов, бюджет расходов и бюджет движения денежных средств. Если бюджет, доходов однозначно зависит от договора, то бюджет расхода зависит от внутреннего графика работ, а не от внешнего. При этом акты выполненных работ нужно делать в соответствии с договором, а зарплату нужно платить в соответствии с внутренним графиком работ. И загрузку персонала нужно планировать в соответствии с внутренним графиком работ.

На этом примере видно принципиальное различие бухгалтерского и управленческого учета.

По договору на проектирование  заключаются договора  с подрядчиками, по которым есть свои графики работ и графики платежей. Поэтому нужно управлять не только собственными работами, но и работами подрядчиков, не только расчетами с заказчиками, но и расчетами с подрядчиками.

Возможности проектной организации

  • наличие связей между договорами на проектирование и внутренними  проектными работами
  • расчеты по договорам и по внутренним работам
  • планирование и учет в часах заказчика и часах конкретных исполнителей
  • генерация работ специалистам различных подразделений  в соответствии с бизнес процессами
  • планирование и учет всех заданий, поручений, запросов
  • протоколирование изменений по всем работам и электронное документирование
  • возможность расчета сдельной зарплаты специалистов по проектированию
  • электронное управление организацией работ
  • бюджетное управление проектной организацией

Управление проектным предприятием

Система управления проектным предприятием включает в себя  систему управления проектами.

Если ищете систему автоматизации управления проектной организацией не для того, чтобы было как у всех, а с целью увеличения эффективности вашего предприятия, то Рули24  — это очень хороший выбор.
Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.
Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 или жмите на кнопку «Свяжитесь с нами» и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!