Договор в учётной системе стоит проверять как связанный набор данных: что согласовано, когда должно быть поставлено, когда ожидается оплата и какими документами подтверждается исполнение. Файл договора нужен, но по одному файлу трудно проверить количественные и календарные расхождения.
Эта статья — о подготовке и проверке операционного учёта договора продажи или покупки. Она помогает составить сценарий для команды и демонстрации ERP. Условия самого договора определяют стороны; здесь мы рассматриваем, как согласованные условия представлены и связаны в системе.
Какие части договора описаны в Рули24
В общем разделе справки о договорах перечислены спецификация, графики поставки и платежей, дополнительное соглашение, файл, протоколы изменений и операций. Состав дополняется в зависимости от вида договора.
В документации договора продажи в оптовом контуре описаны ввод реквизитов и спецификации, формирование графиков, счёта и накладной, прикрепление файлов, дополнительное соглашение и закрытие.
Для договора покупки в закупках есть отдельное описание. Работа с договором оказания услуг приведена в бухгалтерском разделе справки. Демонстрационный пример лучше строить на нужном виде договора и контуре: состав документов и порядок действий могут различаться.
| Часть | На какой вопрос отвечает | Что проверять |
|---|---|---|
| Реквизиты | С кем и по какому основанию работаем? | Стороны, номер, даты и правильный вид договора |
| Спецификация | Что и в каком количестве согласовано? | Номенклатура, единицы и условия выбранного примера |
| График поставки | Когда нужны отдельные партии? | Количество и даты этапов |
| График платежей | Когда ожидаются расчёты? | Суммы или принятые условия этапов |
| Связанные документы | Что оформлено по договору? | Счета, накладные или акты в нужном сценарии |
| Изменения и файлы | Почему текущие данные отличаются от исходных? | Дополнительное соглашение, актуальный файл и история |
Наличие вкладок — отправная точка проверки. Оно само по себе не подтверждает автоматическое заполнение всех полей, отражение факта платежа или закрытие обязательств без действий сотрудника.
Сначала согласуйте один рабочий пример
Возьмите договор с двумя поставками и двумя этапами оплаты. Подготовьте обезличенный файл, небольшой состав номенклатуры и одну ситуацию изменения условий. Попросите участников процесса заранее описать ожидаемый результат.
Со стороны бизнеса полезно участие сотрудника, который ведёт договор, специалиста по исполнению и сотрудника, проверяющего расчёты. Они могут пользоваться разными словами для одной ситуации. Например, «оплачено» может означать отправленное поручение, полученное подтверждение или отражённую в учёте операцию. До проверки нужно договориться, какой факт имеется в виду.
Для каждой части назначьте источник. Количество берётся из согласованной спецификации, дата — из соответствующего графика или соглашения, факт — из конкретного документа. Если источник не назван, сотрудник будет вынужден додумывать значение при вводе.
Условный пример: две поставки и два платежа
Предположим, стороны согласовали поставку 100 одинаковых изделий: 60 на первом этапе и 40 на втором. Для объяснения примем общую сумму 100 000 рублей и два платежа: 30 000 и 70 000 рублей. Все числа вымышлены; налоги, скидки, изменение цены и специальные условия здесь не рассматриваются.
| Часть примера | Первый этап | Второй этап | Контрольный итог |
|---|---|---|---|
| Поставка | 60 изделий к дате D1 | 40 изделий к дате D2 | 100 изделий |
| Платёж | 30 000 рублей к дате P1 | 70 000 рублей к дате P2 | 100 000 рублей |
Даты D1, D2, P1 и P2 обозначают разные условия. Их нельзя автоматически считать одинаковыми: в одном договоре оплата предшествует поставке, в другом зависит от другого согласованного события. В систему должны попасть именно условия выбранного договора.
Этот простой пример позволяет проверить четыре вещи:
- Состав спецификации совпадает с тем, что участники считают согласованным.
- Сумма количеств по этапам поставки объясняет общий объём.
- Платёжные этапы отражают принятые условия, а не скопированы из графика поставки по привычке.
- Документы исполнения относятся к нужному договору и этапу по проверяемым правилам.
Не превращайте контрольный итог в единственную проверку. Ошибка в датах не изменит сумму 100 000 рублей, а неверная номенклатура может сохранить общее количество 100. Проверяйте состав, количество, сумму и время отдельно.
Как пройти договор от подготовки до исполнения
1. Проверьте реквизиты и спецификацию
Создайте пример нужного вида договора и заполните согласованные данные. В справке Рули24 добавление номенклатуры в спецификацию описано как отдельная часть работы с документом.
Проверьте не только название позиции, но и единицу измерения. Если продавец обсуждает упаковки, а склад учитывает штуки, правило сопоставления должно быть понятно участникам. Подготовить такие данные поможет руководство по номенклатуре.
2. Проверьте графики и состояние договора
В оптовой продаже графики заполняются вместе со спецификацией до регистрации договора; после регистрации формируется счёт покупателю. В бухгалтерском описании договора продажи формирование графиков указано после регистрации. На демонстрации пройдите последовательность именно вашего контура и проверьте доступные действия в каждом состоянии.
В нашем учебном случае должно быть понятно, где отражены 60 и 40 изделий, где — 30 000 и 70 000 рублей и откуда взяты даты. Зафиксируйте, что вводит сотрудник, какие данные подставляются и что проверяется при изменении.
3. Оформите один частичный результат
Проверьте пример с частичным исполнением: например, оформлена первая поставка. Установите, какой документ отражает это действие в выбранном контуре и где команда видит оставшуюся работу.
Само наличие счёта не доказывает поступление оплаты, а наличие графика не означает выполненную поставку. На демонстрации нужно показать источник факта и связь с договором. Если такой источник находится в другом контуре или системе, способ передачи данных и сверки обсуждается отдельно.
4. Разберите изменение условий
Пусть по согласованному дополнительному соглашению срок второй партии перенесён. Это условная ситуация для испытания. Спросите, кто меняет данные, где хранится основание, какие графики нужно проверить и как другой сотрудник увидит актуальные условия.
В документации Рули24 указаны дополнительные соглашения, файлы, история и протоколы. Проверьте их на конкретной операции: что именно сохраняется, как находится нужное изменение и как различаются действующая информация и прежний файл.
Из наличия истории нельзя делать вывод, что любое изменение автоматически пересчитает все связанные графики и документы. Такое поведение проверяйте отдельно для выбранной операции.
Согласование документа и исполнение договора — разные задачи
Внутренний документооборот Рули24 относится к базовым модулям всех девяти продуктов. По текущему составу он включает прикрепление файлов к карточкам и версионность файлов. Это полезно для хранения материалов рядом с рабочими данными.
Отдельный модуль СЭД предназначен для регистрации входящих, исходящих и внутренних документов, маршрутов согласования и других задач делопроизводства. В текущем составе продуктов он входит в «Рули24 Процесс», «Рули24 Управление компанией» и «Рули24 Управление предприятием». Справка СЭД описывает регистрацию и контроль работы с документами, историю изменений и электронное согласование.
Если вам нужно пройти договор через согласующих, подготовьте маршрут и правила возврата. Если нужно контролировать партии и расчёты — подготовьте договорный сценарий, описанный выше. В одном проекте могут понадобиться обе задачи, но наличие файла или маршрута не заменяет проверку исполнения.
Для выбора продукта это имеет практическое значение. В «Рули24 Управление торговлей» есть торговые модули, но отдельный модуль СЭД по текущему составу отсутствует. В «Рули24 Процесс» есть СЭД, но это не означает наличие торгового учёта. Когда нужны оба контура, сравните прямой состав продуктов и разберите сценарий со специалистом.
Протокол проверки договора
Сохраните результат в короткой таблице. Она позволит увидеть, какую часть сценария показали, а какая пока осталась предположением.
| Проверка | Доказательство, которое нужно получить |
|---|---|
| Согласованный состав | Карточка и спецификация соответствуют исходному примеру |
| Две поставки | Каждое количество и срок можно проследить до условия договора |
| Два платежа | Видно, как отражены суммы и даты, независимо от графика поставки |
| Частичное исполнение | Назван документ факта и понятен способ проверки остатка обязательств |
| Изменение срока | Есть основание, актуальные данные и понятная история операции |
| Работа другого сотрудника | Он находит нужный договор и различает действующие сведения и старый файл |
| Полномочия | Изменение выполняет согласованная роль; лишнее действие недоступно |
Для последней строки можно использовать матрицу прав доступа. Удобно проверять её на том же договоре: так обсуждение прав остаётся связано с реальной работой.
Если один пункт не показан, отметьте причину и следующий шаг: настройка, уточнение данных, другой модуль или дополнительная проверка. Не записывайте «поддерживается» только потому, что нужное слово встречается в меню.
Частые вопросы
Можно ли ограничиться сканом подписанного договора?
Для хранения документа — это один из вариантов исходного материала. Для проверки количества, этапов, сроков и связанных операций потребуются структурированные данные. Их состав определяется рабочим сценарием.
График платежей означает, что деньги уже получены?
Нет. График описывает план или согласованные условия. Факт нужно подтвердить соответствующим источником и проверить его отражение в выбранном контуре.
Что делать, если договор изменили после первой поставки?
Подготовить основание изменения, определить затронутые данные и проверить связь с уже оформленными документами. В Рули24 описаны дополнительные соглашения и история, но конкретную операцию и её последствия нужно продемонстрировать на вашем примере.
Нужна ли СЭД для любого договора в системе?
Договорные данные и базовое хранение файлов не равны полноценному делопроизводству. СЭД оценивают, когда требуется её набор задач, включая маршруты согласования. Состав продукта выбирают по обоим сценариям, если оба нужны.
Подходит ли тот же пример для услуг?
Логику связи условий, графиков и факта можно использовать, но документы следует заменить на соответствующие предмету. В справке договора оказания услуг отдельно описаны акты и связанные операции.
Подготовьте демонстрацию по вашему договору
Возьмите обезличенные реквизиты, несколько строк спецификации, два этапа исполнения и одно изменение. Отметьте, где сегодня приходится вручную сверять сведения. Это даст предметную основу для обсуждения состава продукта и настройки.
Посмотрите видео работы системы и планы внедрения. Для разбора договорного сценария свяжитесь с Рули24.