Управление бизнес процессами

Система управления бизнес процессами

Система управления бизнес-процессами

Система управления бизнес-процессами предприятия автоматизирует как основные процессы, так и вспомогательные процессы.

К основным процессам относятся: маркетинг, проектирование, закупки, подготовка производства, хранение, производство, продажа. К вспомогательным процессами относятся: планирование, учет, анализ, делопроизводство и пр.

Система управления бизнес-процессами включает подсистему Процесс.

А это и планировщик задач, и управление проектами, и электронный документооборот, и CRM — управление взаимоотношениями с клиентами, и BPM — управление бизнес-процессами.

Виды бизнес-процессов организации

Все бизнес-процессы организации подразделяются на информационные, исследовательские, проектные и производственные.

Каждый процесс отличается порядком выполнения, формой управления и результатом.

В системе представлено несколько форм управления работами. Использование той или иной формы обусловлено как спецификой различных видов деятельности, так  и организационными аспектами.

Структура бизнес-процессов управления

Процесс — это последовательная смена состояний, стадий изменения и развития системы или иного объекта.
Структура  бизнес-процессов управления включает поисковые, проектные, производственные и информационные процессы

Поисковый процесс  — это последовательность действий, имеющая исследовательскую направленность: поиск концепций, стратегии развития, генерация идей и проч. Результат такого процесса нельзя определить заранее. Также такой процесс трудно поддаётся формализации, однако есть формы его организации, например, совещание, форум или мозговой штурм.

Проектный процесс занимает значимое место в каждой компании — он уникален и, как правило, повторяется однократно: разовая рекламная кампания, проект внедрения ПО, проектирование и разработка нового продукта. Для управления такими процессами существуют сетевые план-графики (как частный случай, диаграмма Ганта), которые определяют очерёдность и связанность работ, а также задействованные ресурсы. Результат проектного процесса заранее определён (запланирован) и уникален. Управляется процесс с помощью методологии Project Management, использует средства автоматизации управления проектами

Информационный процесс — процесс, имеющий единственную цель — информировать участников связанных процессов и иных заинтересованных лиц. Такие процессы чаще всего возникают в связи с управлением напоминаниями и документооборотом, автоматизируются с помощью СЭД.

Производственный процесс — периодический рутинный процесс, который определяется повторением одних и тех же действий в разные периоды времени. Результат такого процесса всегда запланирован и не уникален. Управление такими процессами осуществляется с помощью маршрутных технологий. Именно в эту группу попадают столь популярные сегодня бизнес-процессы — регламентированные и автоматизированные последовательности действий внутри компании, направленные на достижение планируемых целей.

Документы управления процессами

Работа с информационными процессами осуществляется с помощью форм управления:

  • «Входящий документ» — регистрация внешних входящих документов.
  • «Исходящий документ» — регистрация документов, направляемых внешним организациям.
  • «Организационно распорядительный документ» — регистрация внутренних документов.
  • «Запрос» — универсальный механизм служебной переписки, не зависимо от административной иерархии взаимоотношений.

Эти формы управления используются в системе электронного документооборота.

Формы исследовательских работ

Исследовательский и поисковый процесс — это последовательность действий, имеющая исследовательскую направленность: поиск концепций, стратегии развития, генерация идей и прочее. Результат такого процесса нельзя определить заранее. Также такой процесс трудно поддаётся формализации, однако есть формы его организации, например, совещание, форум или мозговой штурм.

Работа с исследовательскими и поисковыми процессами осуществляется через формы управления:

  • «Форум» — регистрация коллективной работы, рассылка внутренних документов, механизм обсуждений.
  • «Совещание» — механизм планирования совещаний.

Работа с проектными процессами

Работа с проектными процессами осуществляется через формы управления:

  • «Тематика» — форма используется для выделения работ по определённым направлениям.
  • «Проект» — форма используется для группировки работ по определённым проектам.
  • «Суммарная работа» — регистрация работы общего характера, в состав которой входят работы, назначаемые конкретным исполнителям.
  • «Проектное задание» — регистрация конкретного задания исполнителю по проекту.

Эти формы управления используются в системе управления проектами

Формы управления производственными процессами​

Работа в производственных процессах регистрируются с помощью форм управления:

  • «Бизнес-процесс» — в основе формы лежит описание последовательности работ для достижения определённого результата.
  • «Задание» — форма, с помощью которого осуществляется организация работ и контроль исполнения, в зависимости от иерархии служебных взаимоотношений.

Эти формы управления используются в системе управления бизнес-процессам

Виды работ с клиентами

Работа с клиентами регистрируются с помощью следующих форм:

  • «Лид» — форма отражения потенциальных контактов клиента.
  • «Сделка» — формы отражения потенциальных клиентов.
  • «Работа с контрагентом» — формы отражения  работ с лидами, сделками, контрагентами.
  •  «Бизнес-процесс» — в основе формы лежит описание последовательности работ с лидами, сделками, контрагентами.

Эти формы управления используются в системе CRM

Жизненный цикл работы

Объекты бизнес-процессов

Объектами управления могут быть как типовые, предоставленные разработчиком, так и самостоятельно созданные пользователем. К типовым объектам управления относятся:
  • Делопроизводство
  • Личные дела
  • Маркетинг
  • Персонал
  • Продажи
  • Проекты
  • Развитие
  • Текущая деятельность

Организация управления бизнес-процессами

Организация управления процессами может включать в себя группы пользователей созданные из специалистов согласно штатному расписанию. Рабочие и проектные группы могут быть созданы по приказу руководителя из различных подразделений предприятия. Специалисты могут быть организованы в команды, профессиональные группы и ролевые группы

Для чего нужна автоматизация процессов?

При использовании системы Рули24 предприятия добиваются значимых результатов.
1. Сокращение сроков исполнения бизнес-процессов.
2. Снижение затрат рабочего времени и управленческого труда при исполнении бизнес-процессов.
3. Минимизация влияния человеческого фактора на важнейшие бизнес-процессы предприятия.
4. Увеличение эффективности регламентов предприятия.

Автоматизировать бизнес-процессы

Когда можно и нужно автоматизировать бизнес-процессы? Если на предприятии созданы определенные условия:

  • Есть типовые бизнес-процессы, регламенты, процедуры документооборота как формализованные, так и неформализованные
  • Есть люди, отвечающие за регламенты
  • Нет четкости выполнения БП
  • Нет контроля выполнения БП на разных этапах
  • Сроки выполнения БП срываются
  • Есть производственные, трудовые, имиджевые потери из-за невыполнения БП
  • Есть желание регламентировать – оптимизировать —  автоматизировать БП

Только в при таких условиях можно оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы

Преимущества автоматизации процессов

1.   Возможность увязывать не формализованные работы с формализованными. Например, задание на оказание услуги с актом оказанных услуг; согласование договора с договором в информационной системе; согласование платежа с платежным календарем.
2.   Совместное выполнение проектных и регламентных работ, например, выпуск новой версии программы с тестированием и установкой у клиентов.
3.   Использование системы управления бизнес-процессами в различных областях деятельности, например:

  • Маркетинг (проведение мероприятий).
  • Производство (профилактика оборудования, плановые ремонты, исполнение заказа на производство).
  • Телеком (установка телефонов и интернета, замена оборудования.
  • Финансы (согласование бюджетов и платежного календаря).
  • Информационные технологии (выпуск новых версии ПО, обслуживание компьютерного парка клиентов).
  • Недвижимость (организация конвейера продаж).
  • Проектирование (типовые проекты).

4.   Настройка рабочего места самим пользователем без привлечения программиста.
5.   Создание любой аналитики в табличном и графическом виде пользователем самостоятельно.

Функции системы управления бизнес-процессами

1.   Описание бизнес-процессов: основных, вспомогательных, обеспечивающих.
2.   Перевод типовых проектов в типовые бизнес-процессы.
3.   Создание типовых бизнес-процессов.
4.   Запуск и исполнение бизнес-процессов.
5.   Контроль исполнения бизнес-процессов.
6.   Анализ бизнес-процессов через диаграмму Ганта.

Как автоматизировать бизнес-процессами

Бизнес-процессы есть в любой компании, даже самой маленькой, есть некая цепочка действий сотрудников, которую нужно неукоснительно выполнять. В начале любого бизнеса руководитель обычно сам всем занимается: и продажами, и бухгалтерией, и отгрузкой товара. Но по мере роста компании, полномочия приходится делегировать. Как только в процессах начинают участвовать больше трех человек, сразу возникает необходимость, всю работу где-то фиксировать и как-то ее анализировать.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы предприятия, можно начать с самого нужного участка. Причем малым предприятиям это сделать проще. Как только начали делать одно и то же изо дня в день, все садитесь, прописывайте эти действия, заносите в систему, и пусть она выдает пошаговые задания. Например: Позвонить > Отправить коммерческое предложение > Отправить счет на оплату > Проконтролировать оплату > Отгрузить товар.

Когда расходы на «ручные» процессы становятся очень высокими, когда руководителя не устраивает что-то в текущей работе, тогда нужно перейти на другую технологию в работе.
После тщательно проведенного анализа, когда взвесили все «за» и «против», определили все необходимые условия, необходимость и возможности, в том числе и степень созревания корпоративной культуры, только тогда можно приступать к автоматизации бизнес-процессов.

Схема бизнес-процесса

Уровень автоматизации бизнес-процессов

Основная проблема при внедрении — отсутствие четкой аргументации необходимости выполнения определенных действий («мы всегда так делаем, зачем — не знаю»), описанных и задокументированных этапов работы (порядок действий знают менеджеры, зачастую, он «свой» у каждого менеджера). Часто приходится преодолевать сопротивление тех людей, работа которых автоматизируется (боязнь сокращения). Результат внедрения — сокращение административных трудозатрат, выявление «Узких мест», получение реальной картины по загрузке сотрудников.
Без прямого участия высшего руководства желаемых результатов достичь невозможно. Бизнес-процесс не может сам себя оптимизировать.
Автоматизация бизнес-процессов возможна в любой организации: производственные и торговые предприятия, медицинские и образовательные учреждения и др.
Рули24 содержит некоторые типовые Бизнес-процессы. В остальных случаях, необходимо описать бизнес-процессы в системе самостоятельно или заказать эту работу у нас.
Любой бизнес-процесс имеет определенные узкие рамки применения и безграничные возможности модификации. Возможность самостоятельной модификации определяется уровнем подготовленности пользователя.

Автоматизация бизнес-процессов предприятия

Система автоматизации бизнес-процессов включает в себя следующие модули корпоративной информационной системы Рули24: Администратор, НСИ, Номенклатура, Контрагенты, Администратор процессов, Проект, Планировщик, Администратор CRM, CRM, Бизнес-процесс, Интеграция

Подробнее: задачи руководителя  по развитию организации и  часто задаваемые вопросы по управлению бизнес-процессами

Развитие системы управления бизнес-процессами

Система управления бизнес-процессами может быть расширена за счет дополнительных модулей корпоративной информационной системы Рули24. Модули можно подключать по мере необходимости через личный кабинет.

Рули24  — это очень хороший выбор для наведения порядка в организации ваших работ.
Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.
Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 , жмите на кнопку «Свяжитесь с нами»,  напишите письмо на почтовый адрес master@ruli24.ru и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!