Рули24

Работай, управляй, легко, интересно!

Как управлять бизнес процессами

Как управлять бизнес процессами?

Как управлять бизнес процессами? Нужно описать БП как есть, оптимизировать, описать как типовой БП и автоматизировать. Выберите бизнес процессы, которые нужно автоматизировать. Это далеко не весь список БП, которые можно автоматизировать. Если вам нужно автоматизировать эти или другие БП,  «Свяжитесь с нами»
Типовой бизнес процесс это описание деловой процедуры, процедуры документооборота, регламента работы компании.
Для создания типового бизнес процесса необходимо задать:
  • последовательность определенных операций (действий)
  • время
  • точки перехода
  • условия внутри бизнес процесса
  • средства и ресурсы бизнес процесса
  • участники бизнес процесса
  • результат
При описании Типового бизнес процесса можно использовать не только «Задания», но и «Суммарные работы», которые могут включать в себя «Проектные задания». Бизнес процесс рассматривает «Суммарную работу», как одно «Задание»
В регламенте, описании бизнес процесса фигурируют не конкретные сотрудники, а подразделения, которые выполняют определенные действия, работы.
Однако согласно штатному расписанию одно подразделение обычно выполняет несколько функций. При этом одну функцию может выполнить один из нескольких человек. В системе управления процессами Рули24 введено понятие Команда — это группа взаимозаменяемых сотрудников, один из которых может работать по принципу «беру работу на себя».
В типовом бизнес процессе описываются задания для Команд.
При запуске экземпляра бизнес процесса выдаются задания Команде. Все сотрудники, включенные в Команду, видят эти задания. Один из них переводит задание на себя. После этого члены Команды это задание не видят. Кроме руководителя, который видит все задания.
Этот метод позволяет изменять состав Команд, не изменяя типовой бизнес процесс.
Например, все лиды сначала видны всем сотрудникам отдела продаж. Или все запросы клиентов, видны группе техподдержки. Или все задания на доставку товара видны группе доставки.
Для оптимизации бизнес процессов необходимо:
  1. Сделать описание действующих бизнес процессов, регламентов, процедур документооборота (как есть).
  2. Если описания есть, проверить насколько оно соответствует действительности.
  3. Определить, какая часть работ перейдет к информационной системе.
  4. Сделать описание новых бизнес процессов, как должно быть.
  5. Настроить, запрограммировать новый типовой бизнес процесс.
  6. Протестировать автоматизированный бизнес процесс.
  7. Выявить, что нужно изменить или улучшить.
  8. Изменить настройку бизнес процесса.
  9. Запустить автоматизированный бизнес процесс в опытную эксплуатацию.
  10. Если есть замечания, вернуться к п. 4.
  11. Если замечаний нет, запустить автоматизированный бизнес процесс в промышленную эксплуатацию.
Экземпляр бизнес процесса можно запустить:
  • автоматически, время и периодичность запуска
  • в ручном режиме.
Контроль исполнения бизнес процессов можно вести в таблице «Мои дела» по:
  • состоянию: Внимание, Активно, Выполнено, Закрыто
  • срокам исполнения: в пределах нормы, срок близок к завершению (подсвечивается желтым), просрочен (подсвечивается красным)
Контроль исполнения бизнес процессов по проценту исполнения работ можно вести в задаче «Администратор процессов/Регистры/Все дела».
 
При настройке типового бизнес процесса можно каждой работе присвоить вес (процент исполнения от общего объема работ). Тогда каждая выполненная работа добавляет процент выполнения к всему бизнес процессу.
В системе управления процессами есть таблица «Мои дела» у которой для типа дела «Бизнес процесс» есть детальная таблица «Работа», в которой отражены плановые работы по бизнес процессу. В колонке этой таблицу «Связанный номер работы» отражается номер выданного задания. Сами задания отражены в детальной таблице «Зависимые задания». По состоянию этих заданий (Внимание, Активно, Выполнено, Закрыто) можно определить сколько работ из запланированных исполнено.
У каждого бизнес процесса есть планируемые даты начала и окончания и есть статус состояния самого бизнес процесса. Если все работы выполнены, то бизнес процесс переводится в состояние «Выполнен» и далее владельцем бизнес процесса или программно переводится в состояние «Закрыт». Если сроки исполнения бизнес процесса просрочены, то этот бизнес процесс подсвечивается красным цветом.
Диаграмма Ганта — отображает зависимости, последовательность выполнения работ в разрезе времени и задействованных ресурсов. На диаграмме Ганта отражаются как проекты, так и запущенные экземпляры типовых бизнес-процессов. Использование диаграммы Ганта помогает не просто получить полное понимание занятости ресурсов и объёма работ, но и определить узкие места и проблемы со сроками исполнения задач.

Документы и справочники системы Рули24  могут быть увязаны с работы в системе управления бизнес процессами. Для этого нужно:

  • Открыть «Администратор процессов/Справочники/Документы/Настройка бизнес процессов по документам».
  • Выполнить операцию «Правка/Добавить».
  • Выбрать из справочников «Класс документа». «Операция», «Бизнес процесс».

Бизнес процессы должны быть предварительно настроены без привязки к формализованным классам документов

По одному бизнес процессу могут быть привязаны несколько классов документов

  • Открыть «»Администратор процессов/Справочники/Конструктор/Типовой бизнес процесс».
  • Открыть детальную таблицу «Работа». Выбрать работу ка которой нужно привязать документ.
  • Открыть детальную таблицу «Документ».
  • Выполнить операцию «Правка/Добавить».
  • Ввести документ из справочника.
  • Операции 5-8 повторить для всех работ, к которым нужно привязать классы документов.
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Согласование бюджетов.
  2. Согласование платежного календаря.
  3. Согласование договоров с поставщиками.
  4. Согласование счетов на оплату.
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Техническая поддержка.
  2. Оказание сервисной услуги в офисе компании .
  3. Оказание сервисной услуги в офисе клиента.
  4. Профилактические сервисные услуги.
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Организация вебинара.
  2. Организация семинара.
  3. Участие в конференции.
  4. Телемаркетинг.
  5. Почтовая рассылка.
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Перевод Лида в Сделку.
  2. Перевод Сделки в Договор.
  3. Повторная продажа.
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Выполнение ремонта абонентской линии.
  2. Контроль за нагрузкой каналов связи.
  3. Первичное подключение абонента интернет.
  4. Первичное подключение абонента телефонии.
  5. Переподключение абонента.
  6. Планово-профилактические работы отдела АТС.
  7. Регулярная смена пароля на серверах и коммутаторах.
  8. Снятие статистики АТС.
  9. Составление отчета по авариям на сети и электропитанию.
  10. Строительство ВОЛС.
  11. Техническое обслуживание.
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Техническое обслуживание.
  2. Профилактика работы оборудования.
  3. Плановый ремонт оборудования.
  4. Капитальный ремонт оборудования.
  5. Аварийный ремонт оборудования.
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Обработка входящих писем.
  2. Подготовка исходящих писем.
  3. Подготовка организационно-распорядительных документов.
Бизнес процессы для электронного документооборота нужно использовать при большом объеме документооборота.
Когда в регламентах по работе с документами  есть много стадий: подготовка, согласование, подписание и так далее.
Когда с одним документом работает несколько исполнителей. При этом есть потери времени при работе с документами.
Таким образом обеспечивается логическая отработка взаимодействия различных подразделений, работающих с разными документами.
Бизнес процессы для электронного документооборота нужно использовать при большом объеме документооборота.
Когда в регламентах по работе с документами  есть много стадий: подготовка, согласование, подписание и так далее.
Когда с одним документом работает несколько исполнителей. При этом есть потери времени при работе с документами.
Таким образом обеспечивается логическая отработка взаимодействия различных подразделений, работающих с разными документами.
Типовыми для ИТ компаний могут быть следующие бизнес процессы:
  1. Создание версий программного обеспечения.
  2. Профилактика серверов и локальной вычислительной сети.
  3. Замена расходных материалов.