- Для каких видов деятельности можно использовать Рули24 Бизнес процессы
Рули24 Бизнес процессы можно использовать для следующих видов деятельности: информационной, исследовательской, проектной и производственной.
- Как запустить экземпляр типового бизнес процесса?
Экземпляр бизнес процесса можно запустить:
- автоматически, время и периодичность запуска
- в ручном режиме.
- Как контролировать исполнение всех бизнес процесса?
Контроль исполнения бизнес процессов можно вести в таблице "Мои дела" по:
- состоянию: Внимание, Активно, Выполнено, Закрыто
- срокам исполнения: в пределах нормы, срок близок к завершению (подсвечивается желтым), просрочен (подсвечивается красным)
Контроль исполнения бизнес процессов по проценту исполнения работ можно вести в задаче "Администратор процессов/Регистры/Все дела".
При настройке типового бизнес процесса можно каждой работе присвоить вес (процент исполнения от общего объема работ). Тогда каждая выполненная работа добавляет процент выполнения к всему бизнес процессу.
- Как контролировать исполнение экземпляра типового бизнес процесса?
В системе управления процессами есть таблица "Мои дела" у которой для типа дела "Бизнес процесс" есть детальная таблица "Работа", в которой отражены плановые работы по бизнес процессу. В колонке этой таблицу "Связанный номер работы" отражается номер выданного задания. Сами задания отражены в детальной таблице "Зависимые задания". По состоянию этих заданий (Внимание, Активно, Выполнено, Закрыто) можно определить сколько работ из запланированных исполнено.
У каждого бизнес процесса есть планируемые даты начала и окончания и есть статус состояния самого бизнес процесса. Если все работы выполнены, то бизнес процесс переводится в состояние "Выполнен" и далее владельцем бизнес процесса или программно переводится в состояние "Закрыт". Если сроки исполнения бизнес процесса просрочены, то этот бизнес процесс подсвечивается красным цветом.
- Как оптимизировать бизнес процесс для автоматизации?
Для оптимизации бизнес процессов необходимо:
- Сделать описание действующих бизнес процессов, регламентов, процедур документооборота (как есть).
- Если описания есть, проверить насколько оно соответствует действительности.
- Определить, какая часть работ перейдет к информационной системе.
- Сделать описание новых бизнес процессов, как должно быть.
- Настроить, запрограммировать новый типовой бизнес процесс.
- Протестировать автоматизированный бизнес процесс.
- Выявить, что нужно изменить или улучшить.
- Изменить настройку бизнес процесса.
- Запустить автоматизированный бизнес процесс в опытную эксплуатацию.
- Если есть замечания, вернуться к п. 4.
- Если замечаний нет, запустить автоматизированный бизнес процесс в промышленную эксплуатацию.
- Как увязать работы в системе управления бизнес процессами с документами и справочниками системы Рули24 Предприятие?
- Открыть "Администратор процессов/Справочники/Документы/Настройка бизнес процессов по документам".
- Выполнить операцию "Правка/Добавить".
- Выбрать из справочников "Класс документа". "Операция", "Бизнес процесс".
Бизнес процессы должны быть предварительно настроены без привязки к формализованным классам документов
По одному бизнес процессу могут быть привязаны несколько классов документов
- Открыть ""Администратор процессов/Справочники/Конструктор/Типовой бизнес процесс".
- Открыть детальную таблицу "Работа". Выбрать работу ка которой нужно привязать документ.
- Открыть детальную таблицу "Документ".
- Выполнить операцию "Правка/Добавить".
- Ввести документ из справочника.
- Операции 5-8 повторить для всех работ, к которым нужно привязать классы документов.
- Как увязать систему управления проектами с системой управления бизнес процессами?
При описании Типового бизнес процесса можно использовать не только "Задания", но и "Суммарные работы", которые могут включать в себя "Проектные задания". Бизнес процесс рассматривает "Суммарную работу", как одно "Задание"
- Как используются Команды в бизнес процессах?
В регламенте, описании бизнес процесса фигурируют не конкретные сотрудники, а подразделения, которые выполняют определенные действия, работы.
Однако согласно штатному расписанию одно подразделение обычно выполняет несколько функций. При этом одну функцию может выполнить один из нескольких человек.
В системе управления процессами Рули24 введено понятие Команда - это группа взаимозаменяемых сотрудников, один из которых может работать по принципу «беру работу на себя».
В типовом бизнес процессе описываются задания для Команд.
При запуске экземпляра бизнес процесса выдаются задания Команде. Все сотрудники, включенные в Команду, видят эти задания. Один из них переводит задание на себя. После этого члены Команды это задание не видят. Кроме руководителя, который видит все задания.
Этот метод позволяет изменять состав Команд, не изменяя типовой бизнес процесс.
Например, все лиды сначала видны всем сотрудникам отдела продаж. Или все запросы клиентов, видны группе техподдержки. Или все задания на доставку товара видны группе доставки.
- Как контролировать бизнес процессы на диаграмме Ганта?
Диаграмма Ганта - отображает зависимости, последовательность выполнения работ в разрезе времени и задействованных ресурсов.
На диаграмме Ганта отражаются как проекты, так и запущенные экземпляры типовых бизнес-процессов.
Использование диаграммы Ганта помогает не просто получить полное понимание занятости ресурсов и объёма работ, но и определить узкие места и проблемы со сроками исполнения задач.
- Как создать типовой бизнес процесс?
Типовой бизнес процесс это описание деловой процедуры, процедуры документооборота, регламента работы компании.
Для создания типового бизнес процесса необходимо:
- последовательность определенных операций (действий)
- время
- точки перехода
- условия внутри бизнес процесса
- средства и ресурсы бизнес процесса
- участники бизнес процесса
- результат
- Какие есть варианты запуска бизнес процессов?
Бизнес процесс может быть запущен в автоматическом либо ручном режиме
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для маркетинга?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Организация вебинара.
- Организация семинара.
- Участие в конференции.
- Телемаркетинг.
- Почтовая рассылка.
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для продаж?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Перевод Лида в Сделку.
- Первевод Сделки в Договор.
- Повторная продажа.
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для ИТ компаний?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Создание версий программного обеспечения.
- Профилактика серверов и локальной вычислительной сети.
- Замена расходных материалов.
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для бюджетирования?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Согласование бюджетов.
- Согласование платежного календаря.
- Согласование договоров с поставщиками.
- Согласование счетов на оплату.
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для делопроизводства?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Обработка входящих писем.
- Подготовка исходящих писем.
- Подготовка организационно-распорядительных документов.
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для сервисных компаний?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Техническая поддержка.
- Оказание сервисной услуги в офисе компании .
- Оказание сервисной услуги в офисе клиента.
- Профилактические сервисные услуги.
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для телекома?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Выполнение ремонта абонентской линии.
- Контроль за нагрузкой за каналами.
- Первичное подключение абонента интернет.
- Первичное подключение абонента телефонии.
- Переподключение абонента.
- Планово-профилактические работы отдела АТС.
- Регулярная смена пароля на серверах и коммутаторах.
- Снятие статистики АТС.
- Составление отчета по авариям на сети и электропитанию.
- Строительство ВОЛС.
- Техническое обслуживание.
- Какие типовые бизнес процессы можно использовать для техобслуживания и ремонта оборудования?
Типовыми могут быть следующие бизнес процессы:
- Техническое обслуживание.
- Профилактика работы оборудования.
- Плановый ремонт оборудования.
- Капитальный ремонт оборудования.
- Аварийный ремонт оборудования.
- Когда компания должна автоматизировать бизнес процессы?
Компания должна автоматизировать бизнес процессы если:
- есть много типовых регламентов, типовых проектов
- регламенты не исполняются в срок
- есть повышенные затраты на исполнение регламентов
- типовые регламенты (бизнес процессы) исполняются в большом количестве
- сложно контролировать и анализировать исполнение бизнес процессов
- много сотрудников задействованы в исполнении бизнес процессов
- непонятна загрузка персонала, участвующего в исполнении бизнес процесса
- есть желание оптимизировать сроки исполнения бизнес процессов и загрузку сотрудников
Автоматизацию бизнес процессов нужно делать после их оптимизации для использования ИТ технологий.
- Кто закрывает экземпляр бизнес процесса?
Экземпляр бизнес процесса закрывает владелец бизнес процесса, тот кто его запускал
Экземпляр бизнес процесса может закрываться автоматически после исполнения всех работ
Экземпляр бизнес процесса может закрываться автоматически после исполнения всех работ
- Кто исполняет работы по бизнес процессу?
Чаще всего работы исполняют сотрудники, входящие в Команды