Как работать в сэд?
Как работать в СЭД? Зачем нужен электронный документооборот. Бизнес процессы в документообороте. Подробнее. |
Зачем нужен документооборот
Электронный документооборот нужно использовать в средних и крупных компаниях, когда есть большой объем корреспонденции: входящих, исходящих и организационно распорядительных документов.
Правила хранения электронных документов
Обязательных для хранения в электронном виде списка документов нет. В соответствии с действующим законодательством в электронном виде могут храниться документы, которые изначально составлены в электронной форме.
Электронно-цифровая подпись для чего
ЭЦП нужна для придания юридической значимости электронному документу, а также позволяет установить его целостность, подлинность и авторство.
Согласование электронного документа
Для согласования электронного документа нужно:
- Выбрать «СЭД/Входящий документ» либо «СЭД/Исходящий документ» либо «СЭД/Организационно — распорядительный документ.
- Выполнить «Состояние/Согласовать» в результате в детальной таблице закладка»Примечание» появится резолюция Согласованно.
Как изменить электронный документ
Для того, чтобы внести изменения и дополнения в электронный документ нужно:
- Выбрать закладку детальной таблицы «Файл».
- Кликнуть мышкой на стрелочку в поле «Имя файла» откроется файл .
- Внести нужные изменения в файл.
- Выполнить «Правка/Добавить» и выбрать файл с которым работали.
- Заполнить поля «версия файла» и «аннотация» Сохранить.
Как найти электронный документ
Для поиска электронного документа есть три способа:
Первый способ — «Быстрый поиск»
- Выделить курсором поле для поиска (имя файла, Вид документа, Код и так далее).
- Поставить курсор на «Поиск по полю» прописать символ % и начать писать фразу, которая имеется в том поле, по которому ищем.
С использование символа «%» поиск идет в любом месте строки и в любом месте в слове.
Второй способ:
- Выполнить «Сервис/Группировка» по любому полю.
Третий способ:
- Выполнить «Сервис/Фильтр/Установить фильтр»
Бизнес процессы в документообороте
Бизнес процессы для электронного документооборота нужно использовать при большом объеме документооборота.
Когда в регламентах по работе с документами есть много стадий: подготовка, согласование, подписание и так далее.
Когда с одним документом работает несколько исполнителей. При этом есть потери времени при работе с документами.
Когда с одним документом работает несколько исполнителей. При этом есть потери времени при работе с документами.
Таким образом обеспечивается логическая отработка взаимодействия различных подразделений, работающих с разными документами.