Электронный документооборот

Система электронного документооборота предприятия

Система электронного документооборота (СЭД) автоматизирует внутренний и внешний документооборот, включая файлы документов.

СЭД позволит получать высокий уровень эффективности организации при работе с входящими, исходящими и организационно распорядительными документами.  

Кроме документов, относящихся непосредственно к СЭД, здесь же доступны форумы и мероприятия, которые можно использовать для обсуждения. По каждому документу делопроизводства можно создавать задания и запросы. Файлы любого формата могут быть прикреплены к карточке документа. Здесь же есть архив электронных документов.

При необходимости можно создать типовые бизнес процессы по каждому из документов.

Назначение систем электронного документооборота

При использовании СЭД организации добиваются значимых результатов.

  • Сокращение сроков движения и исполнения входящих, исходящих и организационно распорядительных документов минимизирует финансовые и управленческие риски.
  • Значительная экономия затрат на бумагу и обслуживание копировальной техники.
  • Снижение потерь рабочего времени на обработку и пересылку документов внутри организации.
  • Ведение электронного архива документов обеспечивает их быстрый поиск.

Преимущества СЭД

Система электронного документооборота имеет следующие конкурентные преимущества

1.  Настройка рабочего места самим пользователем без привлечения программиста.
2.  Создание любой аналитики в табличном и графическом виде пользователем самостоятельно.
3.  Автоматизация бизнес процессов СЭД

На  различных этапах документооборота СЭД имеет свои преимущества:

  • Создание однотипных документов по шаблонам, что придаст единообразие документационному обеспечению организации и облегчит задачу издания документов сотрудникам.
  • Регистрация  документа в  единый реестр с уникальным номером  без возможности дублирования.
  • Перемещение документов от одного сотрудника к другому происходит автоматически без потерь времени, электронное согласование значительно ускоряет время обработки документа.
  • Обработка. Система управления электронным документооборотом сохраняет все версии документа. Отображает сотрудников, которые вели над ним работу.  Хранит все резолюции и решения по документу, а также к любому из них можно прикрепить ответный исходящий документ и другие, связанные с ним, чтобы в любой момент получить всю переписку по данному вопросу. Также в системе реализована функция совместной работы над документом.
  •  Автоматизированный контроль за исполнением документа не позволит ни одному письму остаться не отвеченным. Или без внимания, что повышает общий уровень обслуживания на предприятии.
  • Хранение. Система электронного документооборота включает в себя объемное хранилище документов, которое создается, исходя из специфики бизнеса и потребностей организации. Архив документов хранится на сервере и у вас в любой момент есть возможность «поднять» любой документ в несколько кликов.
  • Поиск. В системе предусмотрен удобный поиск документов по дате, ключевым словам, создателю документа и т.п.
  • Права доступа. Доступ к тем или иным документам можно ограничить или запретить для определенного круга пользователей.

Выгоды СЭД

Безопасность. Автоматизация документооборота позволит вам максимально защитить имеющуюся информацию в базах данных. Одним из способов защиты и заверения цифровых документов является электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные сертификационные центры.

Версионность. Любой цифровой документ может находиться в автоматизированное системе документооборота в большом количестве тиражей, причем разных форматов.

Моментальный поиск. Находите в считанные секунды даже самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть.

Интеграция с электронной почтой. Используйте эту функцию на всех уровнях управления. Документы движутся не только внутри фирмы. Для функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать к инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить от внутреннего потока к внешнему.

Система автоматизации управления документооборотом

Система автоматизации управления документооборотом (Система электронного документооборота) включает в себя следующие модули корпоративной информационной системы Рули24: Администратор, Контрагенты,  Планировщик, СЭД,  Бизнес-процесс.

Часто задаваемые вопросы по управлению электронным документооборотом.

Развитие системы электронного документооборота

Система электронного документооборота может быть расширена за счет дополнительных модулей корпоративной информационной системы Рули24. Модули можно подключать по мере необходимости через личный кабинет.

Если у вас производственное предприятие, то можно использовать  систему управления производственным предприятием

Рули24  — это очень хороший выбор. Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.

Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 , жмите на кнопку «Свяжитесь с нами»,  напишите письмо на почтовый адрес master@ruli24.ru и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!