Электронный документооборот

Система электронного документооборота предприятия

Система электронного документооборота (СЭД) автоматизирует внутренний и внешний документооборот, включая файлы документов.

СЭД позволит получать высокий уровень эффективности организации при работе с входящими, исходящими и организационно распорядительными документами.  

Назначение систем электронного документооборота

При использовании СЭД организации добиваются значимых результатов.

  • Сокращение сроков движения и исполнения входящих, исходящих и организационно распорядительных документов минимизирует финансовые и управленческие риски.
  • Значительная экономия затрат на бумагу и обслуживание копировальной техники.
  • Снижение потерь рабочего времени на обработку и пересылку документов внутри организации.
  • Ведение электронного архива документов обеспечивает их быстрый поиск.
  • Ведение электронного архива

Преимущества СЭД

Система электронного документооборота имеет следующие конкурентные преимущества

1.  Настройка рабочего места самим пользователем без привлечения программиста.
2.  Создание любой аналитики в табличном и графическом виде пользователем самостоятельно.
3.  Автоматизация бизнес процессов СЭД

На  различных этапах документооборота СЭД имеет свои преимущества:

  • Создание однотипных документов по шаблонам, что придаст единообразие документационному обеспечению организации и облегчит задачу издания документов сотрудникам.
  • Регистрация  документа в  единый реестр с уникальным номером  без возможности дублирования.
  • Перемещение документов от одного сотрудника к другому происходит автоматически без потерь времени, электронное согласование значительно ускоряет время обработки документа.
  • Обработка. Система управления электронным документооборотом сохраняет все версии документа. Отображает сотрудников, которые вели над ним работу.  Хранит все резолюции и решения по документу, а также к любому из них можно прикрепить ответный исходящий документ и другие, связанные с ним, чтобы в любой момент получить всю переписку по данному вопросу. Также в системе реализована функция совместной работы над документом.
  •  Автоматизированный контроль за исполнением документа не позволит ни одному письму остаться не отвеченным. Или без внимания, что повышает общий уровень обслуживания на предприятии.
  • Хранение. Система электронного документооборота включает в себя объемное хранилище документов, которое создается, исходя из специфики бизнеса и потребностей организации. Архив документов хранится на сервере и у вас в любой момент есть возможность «поднять» любой документ в несколько кликов.
  • Поиск. В системе предусмотрен удобный поиск документов по дате, ключевым словам, создателю документа и т.п.
  • Права доступа. Доступ к тем или иным документам можно ограничить или запретить для определенного круга пользователей.

Выгоды СЭД

Безопасность. Автоматизация документооборота позволит вам максимально защитить имеющуюся информацию в базах данных. Одним из способов защиты и заверения цифровых документов является электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные сертификационные центры.

Версионность. Любой цифровой документ может находиться в автоматизированное системе документооборота в большом количестве тиражей, причем разных форматов.

Моментальный поиск. Находите в считанные секунды даже самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть.

Интеграция с электронной почтой. Используйте эту функцию на всех уровнях управления. Документы движутся не только внутри фирмы. Для функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать к инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить от внутреннего потока к внешнему.

Развитие системы электронного документооборота

Система электронного документооборота может быть расширена за счет дополнительных модулей корпоративной информационной системы Рули24. Модули можно подключать по мере необходимости через личный кабинет.

Если у вас производственное предприятие, то можно использовать  систему управления производственным предприятием

Рули24  — это очень хороший выбор. Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.

Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 или жмите на кнопку «Свяжитесь с нами» и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!