Как эффективно управлять проектами

Один из процессов, который существует в любой организации, это проектный процесс, когда нужно создать что-то единственное, уникальное, что-то, что длится достаточно большой срок и должно выполняться в соответствии с каким-то графиком работ, и чаще всего сетевым.

Организация управления проектами

Для управления проектами необходимо завести сами проекты, которые могут относиться к какой-то тематике, если это проектная организация и проектов может быть много. Внутри каждого проекта может быть одна или несколько суммарных работ. Кроме того, по этой суммарной работе выдаются проектные задания конкретным людям.

Тема работ закрепляется за ответственным исполнителем. Предусматривается, что по этой теме будет несколько проектов. Например, мы можем посмотреть по тематике документирования, какие проекты здесь могут быть.

Есть документирование по банковской деятельности, есть документирование по управлению производством. Относительно проекта могут быть суммарные работы, по которым выдаются проектные задания. Таким образом, мы можем построить дерево, в котором присутствует такая иерархическая структура — тематика, проект, суммарная работа, и по этой суммарной работе уже есть конкретная работа с конкретным исполнителем. Это табличное древовидное представление системы «Управление проектами». И в отличие от других систем на любом из этих уровней мы можем прикладывать файлы, делать примечания, указывать список участников список рассылки. Помимо этого по каждому из этих дел ведутся протоколы. Любое из этих дел будет видно в папках «Мои дела» и «Дела моей группы» для тех исполнителей, которые участвуют в том или ином проекте.

Использование диаграммы Ганта в управлении проектами

Для того, чтобы было видно более наглядно, можно использовать диаграмму Ганта. Здесь мы можем выбрать исполнителя по тому или иному проекту. Внутри проекта могут быть другие подпроекты, за которыми закрепляются конкретные исполнители.

К примеру, выпуск версии «Трудовые ресурсы» содержит перечень работ, которые могут иметь причинно следственные связи, а могут и не иметь. И последовательность выпуска версий тоже иметь причинно следственные связи. Причем отличительной особенностью системы «Рули24» является то, что руководитель может выделять ответственных исполнителей за группу проектов, за конкретный проект, за суммарную работу и проектное задание.

На диаграмме Ганта видно более наглядно причинно следственные связи, сроки выполнения проектных заданий, суммарных работ, проектов и тематик. Здесь так же доступны и все возможности, имеющиеся в табличном виде. Так, пользователь может добавлять файлы, примечания, закрывать и выдавать новые работы другим сотрудникам. Так же диаграмме на Ганта   системе реализована возможность видеть работы на месяц, 2 месяца, год. Обычный исполнитель видит тематики, проекты, суммарные работы и проектные задания в папке «Мои дела».  А с помощью группировки, можно увидеть, например, какие типы дел есть в работе.

Принципиальным отличием «Рули24» от других систем управления проектами является то, что каждый исполнитель видит свои дела в папке «Мои дела», а не должен обязательно смотреть диаграмму Ганта и искать работы, которые должен выполнять. Это хороший инструмент, который позволяет, как планировать, так и контролировать исполнение проектов, причем в большом количестве параллельно разрабатываемых проектов. Этот механизм позволяет эффективно управлять проектными процессами. Но если человек работает не только на проектах, а занимается еще какими-то другими делами, то в папке «Мои дела» он может увидеть и другие дела, не касающиеся проектов. Это принципиальное отличие того что есть в «Рули24» от других систем, в которых присутствуют только проектные задания. Таким образом, в управлении проектами есть четыре основных пункта: тематика, проект, проектное задание и суммарная работа. Так система позволяет работать с различными представлениями и видеть картину с разных точек зрения – с точки зрения иерархии, с точки зрения планов загрузки людей, с точки зрения управления проектами. Одним из таких представлений управления проектами является план работ, который может быть отражен как по месяцам, так и по исполнителям. Здесь есть возможность увидеть данные по загрузке исполнителей с помощью графиков.

Анализ загрузки персонала

При управлении проектами нужно не только видеть выполняемые работы, но и загрузку людей, по месяцам. Управление загрузкой персонала можно видеть в графическом виде, где показывается планово-фактическая трудоемкость и количество заданий. Это для управления общими ресурсами.

А так же можно узнать загрузку по сотрудникам внутри периода.

Помимо этого данные можно представить в виде «шахматки». Это видение того, сколько планируется и фактически тратится времени на выполнение работ. Это и есть управление ресурсами организации, управление загрузкой персонала.

Здесь указывается, сколько есть плановых и фактических часов по месяцам и сотрудникам. Задача «Управление проектами» системы «Рули24» позволяет планировать тематики, разбивать их на проекты, суммарные работы и проектные задания. А так же позволяет видеть отдельно тематики, отдельно проекты, отдельно суммарные работы, отдельно проектные задания и задания на разработку программного обеспечения. Помимо этого пользователь может видеть все это в папках «Мои дела» и «Дела моей группы». Таким образом, можно планировать не только проекты и проектные задания, но и загрузку персонала и видеть плановую и фактическую загрузку как компании, так и каждого сотрудника, участвующего в проектах. Можно видеть файлы как с заданиями на проектирование, так и с отчетами по выполнению работ и проектов. Можно видеть протоколы обсуждения любого задания. Используя «Управление проектами» системы «Рули24» руководители и исполнителя работают в одной команде над решением проектов, снижая непроизводительные потери времени и риски срыва сроков выполнения проектов, недозагрузки и перегрузки сотрудников и компании.

Похожие публикации:

Управление проектной организацией  — договоры и проекты

Управление проектами — в помощь многостаночникам

Эффективность работы под контролем времени

Начните бесплатно