Эффективность работы под контролем времени
«Человек делает максимум, на что он способен». Михаил Веллер.
Президент АВТОВАЗа Бу Андерссон как-то заявил в интервью одной из российских газет, что если дать российскому менеджеру одну неделю на выполнение задания, он сделает все в последний день. Поэтому президент автоконцерна дает на выполнение задания один день — и все работает!
Управление временем, причем, не только своим, но и временем своих подчиненных, — нелегкая задача для руководителя любого ранга. В любом коллективе есть ответственные, исполнительные сотрудники, которые никогда не берут работу на дом, выполняя ее строго в офисе. Есть и те, кто до последнего тянет с выполнением задания, но всегда успевает к дедлайну. Можно просто смирится с существованием обеих категорий, а можно изменить ситуацию, изменив отношение сотрудников к рабочему времени.
Работать четко и ясно
Как правило, в офисах существует две проблемы: есть сотрудники, которые жутко перегружены работой, и есть люди, которые жутко недогружены той же самой работой. И чаще всего руководители не знают чем занимаются их сотрудники. Не потому, что не хотят знать, а потому, что просто не могут просчитать, на выполнение какого задания сколько времени необходимо. Вот и получается: «Вы работаете? Работайте, работайте…»
Взять, к примеру, работу сотрудников одного из госучреждений. Используется электронный документооборот, действует регистрация через интернет и прочее. Но! Я на собственном опыте узнал, что структура по-прежнему работает, руководствуясь принципом — «строго по регламенту». Я обратился к ним со своим запросом по оформлению права собственности на дом. Говорят — получите документы через 10 дней. При получении выяснилось, что в документах ошибка, которая была допущена по вине сотрудников данного учреждения. Что делать? Ответ: «Мы исправим ошибку, приходите за документами через 10 дней». Стоп. Зачем тратить десять дней на то, чтобы просто исправить допущенную техническую ошибку. Перепечатать документ и все. На это потребуется не больше часа. Тем не менее, прийти просят через 10 дней, мотивируя тем, что таков регламент работы.
На мой взгляд, работа в госучреждении могла бы идти гораздо оперативнее, если бы было строго определено время на обработку полученного запроса. Пока же определен срок выполнения запроса — 10 дней. И не важно, что документы были подготовлены в первый же день, и я мог их получить. Определено — 10 дней, значит, получу через десять дней. При этом не исключаю возможности, что за оформление моих документов могли взяться не в первый, ни во второй день, а, к примеру, на восьмой день после подачи заявления. Честно говоря, у меня нет претензий к подобной плохой организации работы. Потому что она и не может быть организована по-другому: не регламентировано время на выполнение конкретной операции, но зато указан дедлайн — время, к которому сотрудники должны подготовить документы. А за 10 дней сотрудник может работать с одним заявлением, а может — и со 100. И при разной нагрузке время выполнения работы все равно — 10 дней. Сложно вести систему электронного документооборота, не имея строго определенного времени на обработку конкретного документа.
Иное дело производство. Здесь четко определено время на выполнение той или иной операции, на обработку детали, просчитана вся технология производства. Поэтому малейшее отклонение приводит к остановке конвейера или к срыву плана.
Следить за временем
Планирование рабочего времени позволит сотрудникам и руководству компании более четко взаимодействовать. К тому же руководитель может всегда видеть, кто из его подчиненных и насколько загружен. Но во многих организациях руководитель при проведении совещания хорошо, если записывает себе данные и информацию о принятых решениях, к какому сроку нужно выполнить поставленные задачи. При этом не пишет сколько времени нужно потратить сотрудникам, чтобы сделать эту работу. Поэтому непонятно: реален этот срок или нет. Соответственно, через неделю коллектив соберется и будут, скорее всего, говорить о переносах срока исполнения проекта. В компаниях, где четко организована система управления проектами, планируется не только срок исполнения, но и время, финансовые и кадровые ресурсы, материалы и прочее.
Регламентирование рабочего времени важно еще и потому, что сотрудники часто участвуют не в одном проекте, а в нескольких. И у каждого проекта есть свой руководитель. Так что один сотрудник нередко выступает в роли слуги двух, а то и трех-четырех господ. И если не предусмотреть управление его временем, то выполнение половины проектов в срок может быть сорвано по банальной причине — не успел. Если же руководители проектов будут видеть загруженность сотрудника, то смогут более точно планировать время исполнения той или иной работы в рамках проектов. Таким образом эффективность и дисциплина труда сотрудников будет гораздо выше. Да и руководители начнут правильно планировать работу, ориентируясь на занятость подчиненных.
Почему, зная нормы выполнения заданий, можно повысить эффективность работы? Все просто. Если исполнитель задания знает, что на выполнение работы ему потребуется 200 часов, а не 160 — как запланировал руководитель, то он сразу может сказать об этом. Тогда изначально руководитель скорректирует план выполнения задания с учетом норматива или же перекинет часть работ на другого сотрудника таким образом, чтобы в итоге задание было выполнено все же за 160 часов. При подобных формализованных и прозрачных отношениях внутри коллектива работать и управлять становится легко и интересно.
Принять новшество, чтобы двигаться вперед
Повторю: чтобы внутри компании все бизнес-процессы шли без сбоев, руководитель должен управлять не только своим временем, но еще и коллективным. Одно дело, когда ты руководишь коллективом из семи-десяти человек. Организовать их рабочий день, четко следить за выполнением заданий в срок вполне можно и без автоматизированных систем. Но когда в коллективе 100, 200 или 500 человек, когда в компании несколько подразделений, то затраты на координацию работников и планирование работы увеличиваются в разы. Здесь уже недостаточно будет иметь под рукой записную книжку, недостаточно будет проводить собрания. Прозрачность взаимоотношений может исчезнуть, ведь ты уже не сможешь посмотреть каждому сотруднику в глаза или побывать на всех рабочих местах. А между тем, если один из подчиненных задерживает выполнение своей части работы, то срок сдачи проекта может быть сорван.
Впрочем, здесь главное определить — почему работа не выполнена вовремя. Неправильно определены временные параметры для ее выполнения? Например, планировали потратить три часа, а сделали за шесть или восемь часов. Значит в следующий раз вы запланируете на выполнение этой же работы уже больше времени, ведь вы уже знаете, что быстрее сделать ее не получится. В системе Рули24 Управление бизнес-прессами и Рули24 Управление проектами отслеживать подобные отхождения от графика и вносить коррективы в сроки исполнения проектов можно оперативно. Причем отслеживать время выполнения работы, начиная от получения заказа, доступны в системе всем сотрудникам, которые работают над выполнением данного проекта.
Понятно, что менять в компании привычный порядок вещей непросто.
«У нас постоянно горят сроки, но мы привыкли так работать…»
«Мы не хотим эффективности, нас устраивает то, как мы сейчас работаем…»
Тем не менее, автоматизированная система управления проектами и система управления бизнес-процессами рано или поздно становится необходимой для любой организации, руководитель которой хочет двигаться вперед, развиваться, увеличивать объемы продаж и прочее. Мало только иметь амбиции и ставить перед собой глобальные цели. Необходимо еще и четко представлять себе, каким образом достичь этих целей. Если компания хочет расти, то примет новшество.
По опыту внедрения систем для автоматизации различных процессов в компаниях могу сказать, что не все сразу понимают для чего им нужна подобная система и первоначально настроены негативно. Но непонимание исходит от отсутствия практики работы с подобной системой. Пока не попробуешь — не поймешь, насколько удобно и проще работать, когда ты видишь, кто чем занимается, и сколько времени тратит на выполнение конкретной задачи. Тогда взаимодействие внутри коллектива станет более осознанным, и не будут появляться перегруженные и недогруженные работой сотрудники.
Похожие публикации:
Мечты сбываются, а цели достигаются
Облачное ИТ решение Рули24 увеличивает эффективность управления предприятием