Отказаться от привычного в пользу эффективного

Рули24 Интерфейс

«Стоит вам  пересмотреть привычные взгляды на мир,

 и вы сможете добиться того, что раньше казалось недостижимым».

Вадим Зеланд

Как может выглядеть идеальный офис? Думаю, каждый руководитель хотя бы раз представлял себе такой вопрос. Все сотрудники всегда точно знают, кто и чем занимается. У каждого — идеальный порядок на столе, и когда спросишь конкретного работника «Что тебе поручено сделать?» — он без запинки отвечает о своих заданиях, может точно сказать, как скоро он справится с работой, каковы результаты задания, которое он выполняет параллельно, со сколькими клиентами он сегодня общался и что ему отвечали. При этом сотрудники выполняют именно те действия, которые бы вам хотелось видеть от них. И тут вы сталкиваетесь с реальностью: такой идеал недостижим.

Идеального в жизни, а тем более в работе, достичь бывает непросто. И все же приблизиться к идеалу можно. Например, система облачных решений Рули24 поможет выстроить эффективную систему взаимодействия не только внутри компании, но и с внешними источниками: клиентами, банком, поставщиками и т.д. И идеальный офис, в котором работать и управлять легко и интересно, будет создан с нуля на базе персональных компьютеров сотрудников компании.

Попробуй — и выиграй

В основе любого удачного проекта или предприятия — смелость. Когда мы предлагаем Рули24 в компаниях и интересуемся, хотели бы работать в системе, то первой реакцией, чаще всего, бывает отторжение. Это и понятно: новое, неизвестное решение, как правило, вызывает отрицание. Гораздо легче работать в привычном ритме, роясь в папках с документами, чтобы отыскать нужную информацию о проекте, нежели, потравив на знакомство с новым интерфейсом программы около часа, найти необходимую информацию за пару секунд.  Страх не понять структуру Рули24, не разобраться в том, как и какие задачи помогает решать система и является главным тормозом к тому, чтобы создать эффективную систему взаимодействия между руководителем и сотрудниками, между клиентами и партнерами. Ведь всегда проще работать в привычной системе координат.

Уверяю, все опасения относительно сложности работы в Рули24, абсолютно беспочвенные. Уделив небольшое время изучению работы этой системы, вы точно сможете в будущем легко решать поставленные задачи и оперативно выявлять слабые места, нарушающие стабильность бизнес-процесса.

Рули24 — это облачная система управления для малого или среднего бизнеса. Функционал включает  модули: «Нормативно справочная информация», «Персонал и зарплата»,  «Бухгалтерия», «Бюджетирование», «Управление процессами»,  «Регламентированная отчетность.

Модули
Управление процессамиУправление проектами

На российском рынке компании-разработчики предлагают похожие решения. И, возможно, кто-то из вас уже работает с использованием одной из таких систем. Однако в Рули24 есть несколько ключевых особенностей, которые делают систему непохожей на аналоги.

Только «Избранная информация»

Психологи утверждают, что порядок на рабочем столе – это не только удобное расположение вещей. Это еще и визитная карточка каждого сотрудника: отражение порядка в его голове, в мыслях, делах. С Рули24 просто соблюдать порядок на «рабочем столе» компьютера.

Избранное

Даже в небольших компаниях существует достаточно большой документооборот. Как правило, минусом старых автоматизированных систем управления является то, что на экране компьютера всегда отображается вся информация о наличии того или иного документа в системе. Но если из всего это массива данных сотруднику для выполнения поставленной задачи необходимо только 10%?

В Рули24 мы разработали специальный механизм, который позволяет отсечь 90% неиспользуемой информации. Любой сотрудник может самостоятельно настроить свое «Избранное» и работать только с теми документами и отчетами, которые ему нужны. Все будет предварительно отсортировано, отфильтровано, детализировано  и сгруппировано по заданным параметрам и меткам. Пользователь может вообще не видеть других документов. Но в случае, если ему необходимо уточнить ту или иную информацию у руководителя или коллеги, он сможет изменить настройки (опять же — самостоятельно) и получить необходимые сведения, не отключаясь от системы и не беспокоя коллег просьбами «найти, уточнить, напомнить». Повторюсь, пользователь может создать «Избранное» самостоятельно, без участия программистов.

Все документы и таблицы внутри системы взаимосвязаны, однако, в Рули24 пользователю нет необходимости видеть все файлы и папки. По запросу отчеты формируются автоматически. Причем формируются по необходимому конкретному пользователю параметру. Например, мне необходимо знать, когда и кто из сотрудников уходит в очередной отпуск. Пара секунд и такой отчет готов. Все просто и понятно: перечислены сотрудники компании, сроки отпуска, количество оставшихся от отпуска дней. Никакой лишней информации.

Количество папок и документов на рабочем столе формирует сам пользователь: «Запросы», «Задания», «Файлы» и прочее. Кстати, к любому запросу можно приложить файл. Что тоже удобно: пользователю не нужно будет заниматься описками необходимого документа. Создав папку или группу, связанную, скажем, с персоналом, вы также можете отфильтровать необходимую вам для работы информацию о сотрудниках. Так, если меня интересует размер начисленных премий, то нет необходимости пересматривать общую ведомость начисления заработной платы. Программа сформирует мне отдельный отчет по премиям: кому, сколько и за выполнение какой работы начислена прибавка.

На рабочем столе также можно разместить и часто используемые операции. Например, в папке «Отправить в банк» будут содержаться документы и выписки, которые необходимо доставить в банк. Плюс в том, что система четко будет отражать — отправлен документ или выписка в кредитное учреждение или все еще находится в офисе.

 

В Рули24 вы сможете настроить рабочий стол полностью под себя. И потратите на это всего пару часов. Интерфейс системы может показаться непривычным, однако в нем достаточно легко разобраться.

Внимание к деталям

Еще один плюс Рули24 — возможность детализации информации. Любые данные можно уточнять под конкретный запрос. Например, по конкретному клиенту выводится информация о наличии договоров, спецификация, график платежей, график поставок, акты, накладные  и так далее. Причем по актам также можно сделать бухгалтерские проводки. Этот механизм един для всей системы, поэтому также настраивается под сотрудника, который работает с данным клиентом. Детализация позволяет избежать множества отчетов. Вся информация всегда будет под рукой и с необходимой статистикой. Причем детализация может быть как цифровая, так и алфавитно-цифровая.

Задания моей группы

Также в системе существует возможность получать графическую информацию по любым таблицам и данным, которые имеются. В Excel, выбрав данные, тоже можно получить диаграмму. Но в Рули24 графики можно составить на основе сразу нескольких взаимосвязанных таблиц. В Excel эта функция все же имеет ограничения.

График

Кстати, на многих таблицах в Рули24 есть так называемые информеры, позволяющие видеть дополнительные сведения по конкретной цифре. Например, итоговые цифры на банковской выписке — номер счета и остаток на счете. Или в папке «Мои дела» я всегда вижу, сколько у меня новых заданий, сколько открытых, сколько выполненных, сколько просроченных.  Выбрав на информере метку «Только новые дела», открывается таблица, где собраны все новые поручения. Затем можно выбирать любое задание и получать полную информацию о нем.

Расширяй возможности

Интерфейс системы хорош тем, что его одинаково удобно использовать и для системы электронного документооборота, и для системы управления бизнес-процессами, и для системы управления персоналом, и для системы бухгалтерского учета, и для системы складского учета. Как разработчики мы предлагаем основу, которую легко встроить в работу практически любой компании. Рули24 развивающаяся система. Она может изменяться за счет добавления новых модулей, если у компании возникнет необходимость в этом.

Рули24 позволяет планировать, вести учет и анализ времени и сроков исполнения процессов внутри компании. При этом в Рули24 существует возможность интеграции с 1С, сайтами, документами MS Office и другими информационными системами.

Изменить привычке бывает сложно. Однако в бизнесе необходимо отказываться от привычного в пользу более эффективного. Конечно, если вы хотите, чтобы компания процветала и ежегодно увеличивала свою прибыль, сотрудники работали с энтузиазмом и увлеченностью, а руководителю было легко и интересно управлять своим бизнесом. Попробуйте управлять и своим, и рабочим временем сотрудников с Рули24. Уверен, что эффективность вырастет вдвое, и желающие отлынивать от выполнения поставленных задач в вашей компании просто исчезнут.

 

Похожие публикации:

Чтобы работать и управлять было легко и интересно

Дороги без заплаток (интервью в журнале Premier Эксперт)

Какие вопросы должен себе задать руководитель предприятия, пред тем как купить ERP систему

 

Начните бесплатно

 

comments powered by HyperComments