Управления проектами

Система управления проектами

Система управления проектами

Система управления проектами в организации автоматизирует деятельность конструкторских, технологических, проектных и других  подразделений.

Часто вместо системы управления проектами (PM, Project management ) в организациях используют электронные таблицы или планировщики задач.

Автоматизация управления проектами оптимизирует загрузку трудовых ресурсов, занятых в проекте.

Стандарты в области управления проектами

Российские стандарты в области управления проектами предписывают четкие выходы (результаты) всех групп процессов в управлении проектом (ГОСТ Р 54869-2011. Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом):

  • инициации проекта;
  • планирования проекта;
  • организации исполнения проекта;
  • контроля за исполнением проекта;
  • завершения проекта.

Для чего нужна система управления проектами?

При использовании системы управления проектами организации добиваются значимых результатов.

  • Анализ дефицита и избытка трудовых ресурсов организации.
  • Заключение и ведение договоров на проектирование с внешними заказчиками.
  • Ведение заказов на проектирование внутри организации.
  • Формирование групп для работы над проектами и улучшениями с учетом загруженности специалистов.
  • Планирование проектов в разрезе тематик, руководителей, исполнителей проектов.
  • Координирование действий участников проектов.
  • Оперативный контроль над достижением целей, выявление негативных тенденций.

Преимущества управления проектами

  • Наличие связей между договорами на проектирование и внутренними проектными работами.
  • Планирование и учет в часах заказчика и часах конкретных исполнителей.
  • Генерация работ специалистам различных подразделений в соответствии с бизнес процессами.
  • Планирование и учет всех заданий, поручений, запросов.
  • Протоколирование изменений по всем работам и электронное документирование.
  • Возможность расчета сдельной зарплаты специалистов по проектированию.
  • Настройка рабочего места самим пользователем без привлечения программиста.
  • Создание любой аналитики в табличном и графическом виде пользователем самостоятельно.

Эффективность системы управления проектами

  • Планирование проектов в разрезе тематик.
  • Оптимальная загрузка сотрудников и партнеров.
  • Построение высокоэффективной команды.
  • Грамотный анализ исполнения проектов через диаграмму Ганта, календарь, планировщик, бизнес аналитику.
  • Снижение рисков нарушения сроков исполнения проектов до уровня “точно в срок» или «досрочно».

Особенности управления проектами

Особенностью управления проектами является то, что для проекта всегда характерна конечность протяженности во времени и уникальность производимых продуктов, услуг или методов их создания.  В связи с этим важным функциональными особенностями системы управления проектами Рули24 являются:

Инструментальные средства информационной системы

  • Специально созданные именованные фильтры, возможность поиска записи по первым набранным символам, удобная группировка и сортировка данных — это те средства, которые позволят быстро найти требуемую информацию.
  • Оперативная отчетность — позволяет оперативно получить информацию, необходимую для анализа и управления проектами и процессам. Сюда входят различные статистические отчеты (статистика по сотрудникам, проектам и процессам), отчеты по плану и факту выполнения работ (годовой план, работы, планируемые на период, фактически выполненные за период работы), а также отчеты для выявления общих проблем.
  • Оповещения — встроенный гибкий механизм рассылки позволяет пользователю получать уведомления об изменении в системе. Сотрудник оперативно получает по SMS или электронной почте информацию о том, что на его имя сформирован запрос, который следует исполнить.
  • Напоминания — возможность настройки напоминаний о том, какие работы необходимо выполнить на текущую дату. Также есть возможность установить период времени, в который система будет напоминать о запланированной работе.

Управление данными информационной системы

  • Управление потоками данных — настройка маршрутов прохождения документов позволяет выстраивать последовательность прохождения документов в процессе его подготовки, согласовании и утверждении от одного участника к другим. Кроме этого, система позволяет видеть, у кого из сотрудников находится на рассмотрении тот или иной документ.
  • Контроль исполнения —  фиксируется вся проведенная работа по проекту: кто, когда создал запрос на выполнение работы по проекту, кто, когда и что изменил по данному запросу (прикрепил либо изменил документацию по проекту, дал замечание, изменил трудоемкость выполняемых работ, выдал резолюцию по запросу и пр.) Таким образом, сохраняется вся история работ по каждой работе проекта.
  • Обсуждение — даже если исполнители проекта территориально удалены друг от друга, они могут согласовывать действия по проекту между собой и с менеджером проекта, записывать вопросы и примечания. Вся история взаимоотношений по проекту фиксируется в системе.
  • Хранилище проектной документации — документация по проектам, отчеты по выполненным работам, планы и факты исполнения работ хранятся в базе данных системы и доступны для использования всех участников проектов. При этом прикрепляемые файлы могут быть в любом формате включая графический.
  • База знаний — можно накапливать базу знаний. Она реализована в виде встроенного справочника «вопросы-ответы» и позволяет хранить информацию по наиболее часто возникающим вопросам. Данная информация доступна всем пользователям и позволяет быстро разрешить возникающие сложности в каждодневной работе.
  • Механизм папок -реализована возможность создавать собственные папки, в которых будет храниться не вся информация по проектам, а лишь та часть, которая необходима пользователю на данный момент времени.

Диаграмма ганта в управлении проектами

В качестве инструмента для эффективного управления проектами используется диаграмма Ганта.

Основное ее достоинство – графический способ подачи материала. Для того, чтобы знать, что делать вашим сотрудникам не нужно будет выслушивать устные указания или читать текстовые описания. Вы сведете на нет бесконечную корпоративную переписку и разгрузите почтовые сервера. Все задания по проекту представлены в виде таблицы, из которой сразу понятно, что, в каком объеме и к какому сроку следует сделать.

Управлять работами по исполнению проекта при помощи шкалы времени со списком задача на каждый его отрезок очень удобно. Рядовым сотрудникам это дает наглядную схему последовательности действий и их иерархии.

Руководителям система управления проектами позволяет:

  • Видеть разницу между запланированными сроками и реальными, с возможностью их корректировать.
  • Выделить суммарные работы по проекту, определить ответственного за каждую группу работ и проект в целом.
  • Наглядно видеть нагрузку каждого сотрудника по проекту и в целом над всеми проектами, а значит всегда иметь возможность перераспределить ее с учетом занятости каждого.
  • Добавлять в неограниченном количестве заметки, документы, прикреплять файлы и примечания для более продуктивной и оперативной работы по проекту без необходимости каждый раз искать нужные материалы.
  • Создавать разнообразные подробные и наглядные отчеты по тем или иным выборочным характеристикам.

Выгоды управления проектами

Использование Рули24 — это высокоэффективный способ вывести свое предприятие на качественно новый уровень. Вы наведете небывалый порядок, который позволит увидеть куда лучше направить ресурсы именно сейчас. От чего можно отказаться, на чем сэкономить, что изменить для улучшения тех или иных показателей.

Использование системы управления проектами поднимет на новый уровень корпоративную дисциплину, сделает труд ваших работников более наглядным, ощутимым, а значит более производительным.

Система автоматизации управления проектами

Система автоматизации управления проектами включает в себя следующие модули корпоративной информационной системы Рули24: Администратор, Номенклатура, Контрагенты,  Планировщик, CRM, Проект Интеграция.

 Часто задаваемые вопросы по управлению проектами.

Развитие системы управления проектами

Система управления проектами может быть расширена за счет дополнительных модулей корпоративной информационной системы Рули24.

Модули можно подключать по мере необходимости через личный кабинет.  Или Вы можете сразу использовать  систему управления проектной организацией.

Рули24  — это очень хороший выбор. Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.

Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 , жмите на кнопку «Свяжитесь с нами»,  напишите письмо на почтовый адрес master@ruli24.ru и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!