Как управлять предприятием не только в угоду фискальным органам
«Деньгами надо управлять, а не служить им». Луций Анней Сенека.
Большинство руководителей уделяют пристальное внимание бухгалтерскому учету, полагая, что безупречное знание о движении денежных потоков на предприятии, своевременная подача данных о прибыли в фискальные органы — это всё, что необходимо для эффективного управления финансовым состоянием компании. Между тем, финансовые потоки на предприятии нужно не только учитывать, но и планировать, анализировать, а на основе анализа — принимать управленческие решения.
Бюджетное управление на предприятии (бюджетирование) включает в себя всё, что касается планирования бюджетов, контроля и анализа их исполнения. За счет оптимального распределения денежных средств и их рационального использования руководитель и собственник бизнеса получают возможность прогнозировать развитие компании. А вот неверно выбранная стратегия и отсутствие бюджетирования делает все усилия менеджмента заведомо бесполезными.
Система бюджетирования — основа успеха
Каждый руководитель должен видеть, как развивается его предприятие. Бухгалтерский (управленческий учет) в этом вопросе помочь не может. Цифры и суммы, которые топ-менеджер получает к моменту сдачи бухгалтерской отчетности, не позволяют ему видеть то, что происходит в компании в данный момент, и не позволят принять решение по оптимальному распределению денежных средств или товаров, чтобы обеспечить их рациональное использование. Бухгалтерия дает возможность вести учет доходов и расходов лишь в рамках правил и постановлений, спущенных Минфином РФ, и в соответствии с требованиями бухгалтерской отчетности, которая предоставляется в фискальные органы. Для эффективного управления предприятием бухучет важен, но не так сильно как управление бюджетами.
К примеру, с точки зрения управления руководителя интересуют общехозяйственные затраты: аренда помещения, электричество, ЖКХ, телефония, интернет — то, на что в любом случае будут потрачены деньги. Даже, если компания не произведет товаров и услуг, расходы по этим пунктам она понесет, поскольку необходимо содержать помещение, где расположена компания. Однако есть расходы, которые не всегда обязательны и зависят только от количества персонала, который работает в данной компании. Так, три человека не могут работать за одним компьютером, не могут сидеть 15 специалистов в кабинете площадью 20 кв.м, поскольку существуют элементарные нормы — 6 кв.м на одного человека. Соответственно, чем больше людей работает в компании, тем больше необходимо рабочих площадей, и тем больше необходимо оборудования. Поэтому в первую очередь при планировании затрат всегда планируют затраты постоянные (или условно постоянные) и переменные (или условно переменные затраты).
Оптимизация и эффективность для каждого своя
Для различных типов производства нужно делать разное бюджетное планирование. И, как уже было отмечено, три основные составляющие управления (персонал, материалы и оборудование и деньги) по-разному оптимизируются для разных типов производств и предприятий. Однако, то, что их нужно оптимизировать, факт бесспорный. Остается решить вопрос КАК оптимизировать?
Затраты зависят от специфики работы того или иного коллектива, той или иной организации. Так, в торгово-закупочной компании основные затраты пойдут на покупку товаров, на складирование этих товаров и на их реализацию. Для компаний, которые занимаются какими-то разработками или оказанием услуг, чаще всего затраты связаны с персоналом. Например, на СТО затраты на заработную плату специалистов часто составляет больше, чем затраты на покупку оборудования и на его амортизацию. Важный факт: затраты на персонал в непроизводственных компаниях — это огромный объем. В среднем он составляет 90%. А вот для производственных предприятий затраты на персонал в среднем составляют 13%. Все эти нюансы помогает учитывать и эффективно использовать в управлении предприятием бюджетирование.
Любому руководителю важно приучить себя к тому, что планировать необходимо не только денежные, но еще и материальные потоки. Часто для производственных компаний важны именно последние: чтобы хватало материалов, чтобы запасы на складах были оптимальные, чтобы готовой продукции было достаточно для реализации, чтобы оборудование было загружено, а объем незавершенной продукции был минимальным. Для торговли (особенно оптовой) наибольший интерес представляет планирование складских запасов, чтобы обеспечить постоянные поставки товаров заказчикам. При этом нельзя допускать, чтобы склады были затоварены, — это «замороженные» деньги. Нельзя и минимизировать поставки в магазины или на склады, тогда не удастся удовлетворять спрос и появятся недовольные клиенты. В проектных организациях или организациях, связанных с услугами, проблем в части управления не меньше. В таких компаниях нет складских запасов, поэтому главным становится вопрос управление персоналом: сколько нужно персонала, чтобы обеспечить нужный объем проектов или нужный объем услуг, которые можно реализовать? И этими вопросами тоже можно управлять.
Многие предприятия сегодня переходят на выполнение индивидуальных заказов: мебельное и оконное производство, IТ-сфера. Даже автомобили сегодня приобретают не из тех, что есть в салоне, а оформляют заказ на определенный цвет, мощность, дополнительные опции, которых нет в базовых моделях. За возможность приобрести товар «не такой, как у соседа», покупатели готовы ждать неделю, месяц, два месяца. Зато в итоге получают именно то, что и хотели. Соответственно, при работе по индивидуальным заказам при планировании придется учитывать фактор времени: в какой срок формируется и отправляется заказ, как быстро он может быть выполнен и т.д.
Бери и рули
Как любой управленческий процесс бюджетирование должно осуществляться непрерывно. Ситуация на рынке постоянно меняется, меняется ситуация и у компаний-поставщиков, меняется спрос на товары и услуги, поэтому планам свойственно устаревать. Соответственно, и корректировать планы нужно чаще.
Основная причина, по которой на предприятиях отсутствует хорошая система бюджетирования, — это низкая автоматизация управления. В большинстве случаев бюджетное управление делают в таблицах Excel или вообще — от руки на бумаге. Информация к руководителю поступает не в момент запроса и даже не спустя пять-десять минут, а тогда, когда у ответственного за сбор и анализ данной информации появятся все данные, чтобы составить отчет и представить его директору. Мало, кто делает бюджетирование в единой автоматизированной системе, связывая вместе все отделы и подразделения, все имеющиеся ресурсы и поставленные задачи. Казалось бы — большой объем информации. Но путаницы при грамотном бюджетировании нет. Чтобы работать было легко, в первую очередь необходима комплексная автоматизация процесса управления. Сделать это позволит, например, система
«Рули24 Бюджет»
позволяет создать многоуровневую систему бюджетирования: бюджеты формируются по видам и по структурным подразделениям (службам, отделам, департаментам). Поэтому руководитель видит всю финансовую структуру предприятия, контролирует процесс исполнения бюджетов и влияет на его оптимизацию. При этом бюджетирование может осуществляться, как «сверху вниз» (планируются доходы и расходы), так и «снизу вверх» (планируются, исходя из потребностей подразделений). Причем схему можно менять на новый отчетный период, чтобы выбрать наиболее удобную и эффективную для конкретного предприятия или руководителя.
Для руководителя в «Рули24 Бюджет» несомненное преимущество еще и в том, что бюджеты отражают не только показатели в деньгах, но и в натуральных величинах. Такая взаимосвязь позволяет более четко отслеживать ситуацию на предприятии и контролировать движение денежных потоков и поступление товаров на склад. Кроме того, бюджеты увязаны между собой, что опять же помогает видеть ситуации в компании в целом, а не по отдельным подразделениям. Например, бюджет движения денежных средств связан с платежным календарем и графиками платежей договоров, а бюджет инвестиций увязан с графиком ввода в эксплуатацию объектов капитального строительства с учетом капитальных вложений и основных средств.
«Рули24 Бюджет» позволит:
— Формировать бюджетную структуру предприятия, выделять бюджеты для каждого структурного подразделения
— Производить бюджетирование по удобной схеме: от доходов, либо от потребностей и т.д.
— Выполнять четкое планирование при помощи встроенного платежного календаря
— Формировать финансовые отчеты по разным параметрам (по периоду, по клиенту, по подразделению, и т.п.)
— Получать данные о планируемых финансовых поступлениях и о фактически поступивших в режиме реального времени, используя встроенный интернет-банк и другие инструменты.
В системе «Рули24» есть и дополнительные модули: «Рули24 Бухгалтерия», «Рули 24 Склад», «Рули24 Персонал». Все они могут стать частью сильной корпоративной информационной системы, которая позволит оптимизировать большинство процессов внутри компании, а также ускорит время обработки и передачи информации, позволит оперативно получать необходимые для работы данные, и в результате — повысит степень контроля за финансовым состоянием предприятия.
Управляйте с «Рули24 Бюджет» финансами компании так, как требует ваш бизнес, а не фискальные органы.
Похожие публикации:
Как управлять персоналом? Должности, знания, умения, опыт.
Отказаться от привычного в пользу эффективного