Как успешно реализовать проект? Как автоматизировать управление процессами?

Повышение производительности труда и эффективности сотрудников — предмет особой заботы любого руководителя. И для решения этой задачи не нужно проводить ежедневные совещания, выступая с мотивирующими речами, не нужно тщательно изучать бухгалтерские и финансовые отчеты в поисках затрат, которые на время можно будет «ужать». Достичь высокого бизнес- результата помогает прозрачность взаимоотношений внутри коллектива, управление рабочим временем и совершенствование процесса общения между сотрудниками, между подчиненными и руководителем. Для этого можно писать техзадания, еженедельно (а можно — и ежедневно) проводить инструктаж и прочее. Однако проще установить автоматизированную систему управления проектами или систему управления бизнес-процессами в организации. Почему проще? Об этом и расскажу далее.

Типовой или индивидуальный

Сразу оговорюсь, что управление проектами и управление бизнес-процессами понятия принципиально разные. Проект уникален, он реализуется один раз. У него есть конечная цель, конечное время и конечные ресурсы, которые позволяют его выполнять. Скажем, проектом является строительство дома или создание нового программного обеспечения.

Бизнес-процесс — это, по сути, тоже реализация проекта, но конечная его цель уже не является уникальной. В бизнес процессе выполняются регламентные работы, знакомые и отработанные при создании проекта. Так, если вы разработали новое ПО, то выпуск его второй, третьей, четвертой версий уже станет бизнес-процессом. Ведь вы не будете создавать что-то новое, вы будете действовать по отработанной схеме, повторяя ряд действий, используя одни и те же ресурсы. Или, к примеру, задача по установке проводной связи в квартире. Если телефон устанавливается в доме впервые, то это, конечно, проект: придется выполнять работы по прокладке магистрали, дополнять на телефонной станции ресурсы и т.д. В случае, если телефон нужно провести только в одной квартире в доме, где есть проводная связь, то специалистам нужно будет выполнять типовые работы по заведению кабеля в помещение, по подключению абонента, тестированию связи. И это уже бизнес-процесс. В бизнес-процессе часть работ может вообще не выполняться, поскольку они сделаны еще при реализации проекта (например, проложен кабель к дому или сделано распределение сети на доме).

Или другой пример — необходимо разработать модуль к ПО. Здесь бизнес-процесс в общем-то отработан: разработка, тестирование, установка на компьютере клиента. Три больших повторяющихся блока заданий. Известно, какие ресурсы необходимы для их выполнения, сколько по времени займет реализация каждого из них, сколько в процессе будет задействовано специалистов и прочее.

Проще говоря, бизнес-процесс — это типовой проект, в котором порядок выполнения работ налажен, а часть работ может и не выполняться, если в компании есть запас ресурсов или материалов. Чем больше компания или организация, тем больше подобных производственных процессов может быть одновременно: сотни, тысячи, десятки тысяч. Проектов, как правило, реализуется в разы меньше. И зачастую из проекта выходят типовые бизнес-процессы и регламенты.

Обозначить проблему и найти решение

Понятно, что всегда нужно отслеживать, в каком состоянии находится тот или иной бизнес-процесс или проект. Поэтому у каждого бизнес-процесса, так же как у каждого проекта должен быть «хозяин» — специалист или руководитель, который отвечает за конечный результат, за достижение цели. Однако если руководитель проекта отвечает за сдачу заказчику выполненных работ, то руководитель бизнес-процесса отвечает за выполнение регламента. Это два разных подхода к управлению. Соответственно, и задачи по достижению цели будут разными.

В чем проблема управления проектами и управления бизнес-процессами? Чаще всего — в нехватке ресурсов и времени. Чтобы не срывать сроки выполнения заданий, необходимо четко определить: где таится основная причина сбоя?

Вариант1. Когда проектов множество, а ресурсов немного и используются они на несколько проектов. Один и тот же сотрудник может участвовать в разработке нескольких проектов. Но хватит ли ему времени сдать работу в срок на всех участках? В этом случае неизбежно возникнет проблема изменения сроков окончания того или иного проекта. И если я не могу сдвинуть сроки (при четкой дате выполнения проекта), то необходимо управлять загрузкой сотрудников и мощностей, увеличением объема финансирования и т.д. Причем, добавлять ресурсы можно, как извне (внешние ресурсы), там и выискивая в самой организации (внутренние ресурсы). Все изменения должны находить отражение в графике выполнения работ (сетевой план-график). В нем также должны фиксироваться контрольные точки, указывающие когда, с каким результатом организация должна будет выполнить конкретный объем работ.

Вариант 2. Ограниченные ресурсы. Проблема в управлении бизнес-процессом или проектом не всегда может быть решена чисто финансовыми вливаниями или увеличением объемов выделяемых материальных ресурсов. Бывает — и не так уж редко, что людских ресурсов просто мало. В этом случае не остается ничего другого, кроме как переносить сроки выполнения работ. Неумение грамотно рассчитать объемы ресурсов, загрузку мощностей как раз и приводят к авралу и, как результат, заваливанию сроков. При этом, нарушение сроков выполнения одного проекта или срыв сроков выполнения этапов в одном бизнес-процессе неизбежно ведет к тому, что приходится корректировать сроки во всех остальных проектах и процессах. Минимизировать влияние одного рабочего процесса на другой поможет своевременные «переброс» ресурсов, мощностей с одного проекта на другой. Но и здесь важно четко контролировать все этапы. А сделать это при ручном способе управления организацией сложно. Потребуется оптимизировать бизнес-процесс за счет автоматизированной системы управления.

Важно, чтобы регламенты, которые мы описываем для выполнения того или иного типового проекта были правильными. Если бизнес-процесс описан неверно (не учтены какие-то параметры, ресурсы), то организация так и будет изо дня в день, из недели в неделю, из месяца в месяц, из года в год нарушать сроки выполнения работ и нерационально увеличивать или уменьшать ресурсы. Когда все документировано, понятно на каком этапе выполняется тот или иной бизнес-процесс, то вероятность того, что сроки сорвутся, уменьшается. В «Рули24 Управление процессами» все этапы работ прозрачны. Каждый руководитель может увидеть, в какой момент, по какой причине произошел сбой и скорректировать работу.

Управлять и владеть информацией

Почему для контроля и правильного планирования нужны автоматизированные бизнес процессы? Причина очевидна. Все, что написано на бумаге, не всегда можно проконтролировать вручную или по телефону, как происходит в небольших организациях. В крупных компаниях, в холдинговых структурах это нереально. Один человек может одновременно вести несколько проектов или несколько типовых бизнес-процессов, соответственно, руководителю нужно будет отслеживать и управлять десятками и даже сотнями, тысячами бизнес-процессов. Чтобы управлять процессами, необходимо:

1. Оптимизировать и описать процесс

2. Автоматизировать бизнес процесс.

Конечный срок исполнения того или иного задания во многом зависит от трудоемкости выполнения каждой задачи, каждого этапа работ. Если трудоемкость не установлена, то выполнение процесса или затягивается, или руководителю приходится идти на увеличение ресурсов.

Решения « Рули24 Управление проектами » и « Рули24 Управление процессами » позволяют легко планировать, контролировать и управлять проектами и бизнес-процессами организации. Причем, и руководитель, и любой сотрудник может видеть, в каком состоянии находится тот или иной проект или в каком состоянии находится тот или иной бизнес-процесс.

Вывод:

1. Бизнес процессы должны быть оптимизированы и автоматизированы. Если не понятно, сколько времени должно уходить на выполнение конкретного задания, то процесс не будет эффективен. Недаром говорят, что автоматизация бардака, это получение бардака в квадрате.

2. Проекты планируются людьми, а большая часть работ в рамках бизнес-процессов генерируется автоматически программой: сроки выполнения определенных работ прописаны, и как только сотрудник указывает, что работа исполнена, программа автоматически выдает новое задание.

Похожие публикации:

Эффективность работы под контролем времени

Мечты сбываются, а цели достигаются

Облачное ИТ решение Рули24 увеличивает эффективность управления предприятием

Начните бесплатно