Система управления складом

Управление складом и не только

Склад — не только место хранения материалов и изделий, готовой продукции и прочих вещей. Это одно из звеньев логистической цепочки в любой компании. Любые изменения на складе могут в большей или меньшей степени влиять как на процесс общения с клиентами и покупателями, на взаимоотношения с поставщиками, так и в целом на производственный процесс. Поэтому для большинства предприятий и организаций важно, чтобы складами можно было управлять гибко и оперативно. Тогда можно рассчитывать на высокое качество и эффективность работы склада (или складов) с учетом изменения рыночного спроса и стремлением топ-менеджеров максимально снижать затраты на логистические услуги  и запасы на складах — что в последнее время становится особенно актуальных для большинства торговых и производственных компаний.

Покупать и продавать

Как правило, говоря об управлении складом, многие руководители подразумевают лишь приход товарно-материальных ценностей (ТМЦ), их расход и общее состояние склада в тот или иной момент времени. Однако смотреть нужно гораздо шире. Складское хозяйство напрямую связано с производственным процессом и реализацией создаваемой продукции. Поэтому при управлении складом непременно нужно будет задействовать системы управления закупками, управления работы с поставщиками и покупателями (потребителями). На крупном предприятии или в большой производственной компании система управления складом является составляющей MRP систем.

Вот пример самой простой схемы взаимодействия. Когда клиент что-либо покупает в компании, то обычно на склад поступает заказ на покупку с целью резервирования необходимого количества продукции. При этом на складе уже есть, скажем, 100 единиц продукции. Если заказ составляет 50 единиц, то проблем нет, — заказ будет выполнен в срок. Но что делать, если в заказе указано 150 единиц? При грамотной организации работы склада и других подразделений поступят оперативные данные о том, когда ожидается поступление товара/продукции на склад (в зависимости от специфики компании — когда они будут приобретение или изготовлены). Предположим, что ожидается поступление еще 50 единиц продукции. При наличии уже имеющихся 100 — заказ опять же будет выполнен. Если же ожидается поступление менее 50 единиц товара, то необходимо составить и переслать службе закупки соответствующий запрос о необходимости изготовления (или покупки) необходимого количества товара. Сбоя быть не должно, иначе выполнение контракта будет под угрозой срыва. Более детальный разбор системы взаимодействия складского учета с другими системами управления производственными процессами позволяет увидеть их тесное переплетение. Так, в случае, когда необходимо для выполнения заказа дополнительно производить продукцию, необходимо выяснить: есть ли на складе в наличии все необходимые комплектующие, материалы и прочее? Если чего-то не хватает, придется вновь оформлять запрос в службу закупок, ждать поставок комплектующих и затем — изготовления продукции и поступления ее для реализации на склад.

Четкая терминология

Может показаться, что вопрос управления складом и управление запасами — практически одно и то же. Но в системе управления производственными процессами это совершенно разные действия. По большому счету склад – это место с товарными запасами. Закупки – это приход товара на склад. Торговля – расход товара со склада. Управление запасами это систем планирования, исполнения, учета и анализа планов отгрузки товарных запасов, норм запаса на складе, потребности  в поставках или изготовлении товара.  В свою очередь управление торговлей включает в себя не только отгрузку товара со склада, но и получение денег с покупателей, методы расчетов с покупателями, вопросы логистики при работе с покупателями. Управление снабжением — это не только пополнение запасов склад, но и оплата денег поставщикам, методы расчетов с поставщиками,  вопросы логистики при работе с поставщиками.

При управлении торговлей важными являются  вопросы доставки. Следует определить и логистику: сам клиент забирает со склада продукцию или производитель (продавец) обеспечивает доставку. И это не единственный вопрос, который придется учесть. Непременно придется позаботиться об упаковке товара/продукции, о сроках поставки, об этапах поставки.

Аналогичные вопросы нужно решать при управлении снабжением: и упаковка, и способы доставки, и сроки доставки

Опять же здесь система управления торговлей тесно связана с системой управления взаимоотношениями с клиентами – CRM. Система управления снабжением  тесно связана с системой управления взаимоотношениями с поставщиками – SRM.  Также что система управления запасами оказывается  между  системами управления торговлей и системой управления снабжением. А система складского учета  находится внутри системы управления запасами.

Необходимые подробности

Говоря про управление запасами, не лишним будет рассказать и о методах управления.

Нормативные (учитывают нормы запасов)

При массовом производстве продукции материал (например, металл) может иметь норму запаса на месяц. Этот запас обеспечивает бесперебойную работу завода.  В отдельных случаях выгоднее хранить запас материалов или комплектующих на складе, чем ежедневно или еженедельно беспокоиться об их доставке. Конечно, для скоропортящейся продукции норма запаса может быть выдержана в сроках хранения — день или три дня. В случае со скоропортящимся товаром может быть установлен и еще один норматив — количественный. Так, если мощность производства позволяет переработать только одну тонну за неделю, то ясно: держать на складе пять тонн товара, срок хранения которого всего три дня, будет просто убыточным.

От потребности производства

Данный метод позволяет специалистам компании отслеживать закупку материалов и комплектующих в необходимом количестве для выполнения определенного числа заказов. Возможно, что на складах в какой-то момент вообще не будет материалов и комплектующих. Однако с точки зрения управления запасами — это самый плохой вариант, но и он вполне реален, если производство работает в режиме экономии и заказывает только то количество материалов и деталей, которые необходимы для выполнения конкретного заказа.

Статистический метод

Пожалуй, самый оптимальный, так как учитывает потребность в запасах ТМЦ на основе анализа за определенный период времени. Таким образом, на производстве выводят нормативы, которые время от времени могут меняться, но в целом позволяют наладить бесперебойную работу — что, кстати, хорошо для конвейерного типа производства.

Бухгалтерский учет как часть процесса

Учет ТМЦ отражается и в бухгалтерском учете. Правда, бухгалтерия дает возможность видеть состояние склада в конкретный момент времени (в момент составления отчета) и не отражает оперативного изменения в запасах, материалах, запчастях. В бухучете нет планов покупок, продаж, снабжения, планов доставки и прочего. Поскольку управление складом, управление торговлей и управление снабжение неизменно заставят обратиться к системам планирования покупок, планирования доставки и т.д.

Кроме того, закупки, поставки, продажи продукции, материалов, комплектующих обязательно затрагивают вопрос управления платежами: отслеживание дебиторской и кредиторской задолженности. Договоренности между покупателями и продавцами, между поставщиками и заказчиками о вариантах оплаты, о сроках доставки будет в свою очередь затрагивать финансовые вопросы в управлении предприятием. А это уже шире масштабов системы управления складом и управления запасами.

АСУ растет вместе с бизнесом

Проблема управления складами, управления запасами, поставками решается спокойно и непринужденно до тех пор, пока руководитель может контролировать все эти процессы по телефону или занося записи в блокнот. Как только компания расширяется, все более актуальным становится вопрос автоматизации процессов снабжения, поставок и распределения ТМЦ.

Подчеркну, что при покупке отдельных автоматизированных систем управления (только бухгалтерия, только склад, только планирование закупок) не позволит полноценно отслеживать процессы, происходящие на складах, в отделе закупок, в отделе по работе с клиентами или с поставщиками. По мере роста производства или торговой компании придется расширять и АСУ. И поскольку любой руководитель всегда настроен на увеличение объемов своего бизнеса, то и выбирать систему управления необходимо ту, которая может расти вместе с бизнесом — без дополнительных процессов интеграции.

В  нашей системе есть тарифы Рули24 Склад, Рули24 Торговля, Рули24 Предприятие, которые позволяют постепенно осваивать систему управления предприятием. Также в системе учтены и вопросы ценообразования и возможность управления запасами по нормативам и исходя из потребностей производства.

Практически все торговые и производственные компании сегодня осваивают торговлю онлайн. Свои интернет-магазины или сайты для интернет-заказов есть и у автомобильных дилеров, и у турфирм, и у производителей одежды. Формирование заказа, его выполнение, отгрузка, выставление счета и работа по доставке — при торговле через интернет учитываются все те же нюансы, что при классической организации работы складов и торговли. Конечно, есть свои нюансы, но в целом системы работают одинаково.

Для среднего и крупного предприятия система может быть дополнена модулем  «Рули24 Управление производством». Система разработана таким образом, что присоединение новых модулей не затрагивает работоспособность действовавших ранее модулей, а лишь дополняет и расширяет их.