Как расти компании

Ответы на несколько вопросов

Любой предприниматель, создавая собственное дело, всегда оценивает его перспективы и ставит перед собой масштабные цели. Процесс эволюции от микро бизнеса к малому, от малого — к среднему, от среднего — к крупному часто бывает тернист. Поэтому не каждому удается пройти его полностью. Но на каждом этапе нужно обращать внимание на любую, даже незначительную деталь, чтобы получить возможность развивать компанию полноценно и во всех направления: от производства до документооборота. И тут потребуются .

От микро к макро  

Что нужно по мере своего роста делать фирме или организации с точки зрения IT? В зависимости от амбиций и стремления к развитию компания выбирает для себя наиболее оптимальный — тот, который будет максимально эффективным в конкретный момент и при существующем объеме работ или заказов. Как правило, на первом этапе торговые  компании, переходя из класса малого бизнеса в класс среднего, начинают с автоматизации складов. Затем обращают внимание на автоматизацию отделов по закупкам и продажам. То есть в первую очередь ими будут востребованы системы CRM (Customer Relationship Management или Управление отношениями с клиентами). Это программы, которые предназначены для автоматизации процессов взаимодействия с заказчиками (клиентами) с целью повышения уровня продаж, оптимизации маркетинга и улучшения обслуживания клиентов. CRM позволяет сохранять информацию о клиентах, историю взаимоотношений с ними, улучшает бизнес процессы и позволяет анализировать результаты работы. Пока будущая торговая компания числилась микро бизнесом, CRM-системой были записи в блокноте руководителя или его помощника. Максимум — ведение листа контактов и запись заказов в таблицах Excel. Но как только бизнес стал расти, возросли и обороты, увеличилось количество клиентов. Соответственно, пришло время автоматизировать систему контроля и учета клиентов посредством специального программного обеспечения.  В дополнение к автоматизированной системе CRM приобретают систему бухгалтерского учета и регламентированной отчетности. Если растет штат компании, что рано или поздно возникает необходимость в установке автоматизированной программы по учету  персонала, заработной плате и так далее. Переход торговой компании в класс крупного бизнеса заставляет проводить уже глобальные преобразования системы управления. Автоматизация проникает уже во все сферы: от системы управления персоналом, системы работы с клиентами до бухгалтерии, документооборота и даже до автоматизации производственного процесса. Да, не удивляйтесь. Многие торговые компании постепенно вырастают до момента, когда открывают собственное производство. Так, все крупные ритейлеры давно реализуют продукцию собственного производства. В любом гипермаркете работают кулинарии, где с утра и до вечера готовят различные блюда из мяса, овощей, фруктов, а также выпечку. Кулинария — полноценное производство. Так что без его автоматизации компании также не обойтись, если руководство ставит задачи по увеличению выручки, снижению затрат и т.п.

Простая математика: один или много?

Казалось бы, что здесь сложного? Компания растет. Чтобы управлять ею было удобно, а решения принимались оперативно, конечно же, необходима автоматизация всех процессов. Эволюция от записной книжки к Excel и затем уже к автоматизированной системе очевидна. Однако специалисты в IT  сразу же задаются вопросом: что делать и как делать? В средней, а тем более в крупной компании несколько отделов или подразделений: кто-то занимается закупками, кто-то продажами, кто-то вдет складской учет, кто-то ведет бухгалтерский учет, кто-то работает с персоналом, а кто-то руководит производством. По мере увеличения масштабов бизнеса растут задачи и растет численность каждого из отделов. Автоматизация их работы в идеале должна проходить централизовано. Но чаще всего — отделы автоматизируются по мере возникновения необходимости. То есть, как только стало неудобно или невозможно вести эффективно дела отдела при помощи только бумаги и ручки, приобретается специализированная автоматизированная система: например, для складского учета или для бухгалтерского учета.

Выбор в пользу той или иной автоматизированной системы учета руководители отделов или глава компании, как правило, делают, ориентируясь на раскрученное название: для бухгалтерии — 1С, для складского учета — «Мой склад», для отдела работы с клиентами — Amo CRM и так далее. И практически никто не задумывается при автоматизации отделов о  том, как системы от различных производителей будут между собой увязаны. Интеграция между системами разных производителей или затруднена и требует дополнительных финансовых вложений (и не малых), или вообще невозможна.

Одна платформа — легкий старт

Так что же лучше: иметь для каждого подразделения лучшие IT решения от разных производителей или выбрать одного производителя, который предлагает одну систему управления компанией с несколькими модулями для любого отдела?

В первом случае неизбежно последуют затраты на всевозможные стыковки между программами. От этого не уйти, поскольку обмен данными между складским хозяйством, отделом сбыта, производственным отделом, бухгалтерией должен быть постоянным. Соответственно, АСУ от различных производителей придется интегрировать, а также конвертировать данные, чтобы можно было получать и отражать в документации данные от любого подразделения внутри одной компании. Повторюсь, процесс интеграции стоит недешево и по времени может растянуться на период от двух-трех месяцев до года и более в зависимости от масштаба компании и сферы ее деятельности. Поэтому гораздо эффективнее и экономичнее выбирать второй вариант: АСУ одного производителя. Хотя в этом случае придется серьезно изучить предложения на рынке. Далеко не каждая IT компания-разработчик предлагает полный набор модулей для автоматизации всех бизнес-процессов и всех отделов на предприятии или в организации. Так, производитель AmoCRM предлагает только блок CRM — автоматизация работы с клиентами, у Bitrix24 — только автоматизация системы управления процессами, система  «Небо» предлагает только сервис для ведения бухгалтерии и отчетности для малого бизнеса онлайн. А, к примеру, у «Рули24» есть несколько решений для автоматизации задач малого и среднего бизнес: «Рули24 CRM», «Рули24 Проект», «Рули24 СЭД», «Рули24 Процесс», «Рули24 Торговля», «Рули24 Предприятие».  Каждое из решений может дополняться различными модулями: «Органайзер», «Персонал», «Бюджет», «Зарплата», «Бухгалтерия», «Бизнес аналитика», «CRM», «Склад», «Проект», «Предприятие», «Договор». Причем дополнятся тогда, когда у компании возникает необходимость в автоматизации отдельных процессов в работе — так расти малому предприятию будет гораздо выгоднее. Можно начать с автоматизации управления складом — модуль «Склад», затем автоматизировать работу с клиентами  — «CRM»,  затем добавить модули «Бухгалтерия» и«Управление персоналом», далее «Управление производством». Расширение внутри системы «Рули24» происходит достаточно просто. Одна платформа позволяет безболезненно для рабочего процесса компании добавлять или удалять модули, расширяя функциональность, если это необходимо. В облаках процесс управления осуществляется так, что работать и управлять становится легко и интересно.

Расти до облаков не нужно

Немаловажно с точки зрения специалистов IT точно определить, будет ли компания использовать свои собственные сервера или работать в облаках. Здесь опять же два варианта: создание собственного IT отдела, расходы на оборудование, на оплату услуг специалистов или использование облачных решений для бизнеса. Экономичный, но от этого не менее безопасный и эффективный для выполнения ежедневных бизнес-задач, второй вариант.

На сегодня несколько производителей АСУ предлагают компаниям малого и среднего бизнеса свои облачные сервисы. Чаще они специализированные (только для бухгалтерского учета, только для учета складской продукции, только для решения вопросов по управлению проектами и т.д.). Хотя более востребованными могут быть как раз облачные решения, которые предоставляют максимум возможностей для бизнеса. Например, «Рули24» — одно из таких облачных решений, которое позволяет создать единую информационную систему для управления различными аспектами финансово-хозяйственной деятельностью компании или предприятия.

Кстати, работать в облаках может любая компания. Здесь масштаб бизнеса не важен. Облачные решения одинаково хорошо решают задачи как малого бизнеса, так и крупной производственной компании. И важный плюс — они позволяют бизнесу постоянно расти и даже «подсказывают», как с помощью IT сделать этот рост стабильным.

 

Обзор современных  облачных решений — (таблица составлена на основе официальных сайтов разработчиков).