- Для чего нужна ЭЦП электронная цифровая подпись?
ЭЦП нужна для придания юридической значимости электронному документу, а также позволяет установить его целостность, подлинность и авторство.
- Как внести изменения и дополнения в электронный документ?
Для того, чтобы внести изменения и дополнения в электронный документ:
- Выбрать закладку детальной таблицы "Файл".
- Кликнуть мышкой на стрелочку в поле "Имя файла" откроется файл .
- Внести нужные изменения в файл.
- Выполнить "Правка/Добавить" и выбрать файл с которым работали.
- Заполнить поля "версия файла" и "аннотация" Сохранить.
- Как найти электронный документ?
Для поиска электронного документа:
Первый способ - "Быстрый поиск"
- Выделить курсором поле для поиска (имя файла, Вид документа, Код и так далее).
- Поставить курсор на "Поиск по полю" прописать символ % и начать писать фразу, которая имеется в том поле, по которому ищем.
С использование символа "%" поиск идет в любом месте строки и в любом месте в слове.
Второй способ:
- Выполнить "Сервис/Группировка" по любому полю.
Третий способ:
- Выполнить "Сервис/Фильтр/Установить фильтр"
- Как согласовать электронный документ?
Согласовать электронный документ можно:
- Выбрать "СЭД/Входящий документ" либо "СЭД/Исходящий документ" либо "СЭД/Организационно - распорядительный документ.
- Выполнить "Состояние/Согласовать" в результате в детальной таблице закладка"Примечание" появится резолюция Согласованно.
- Какие электронные документы нужно хранить?
Обязательных для хранения в электронном виде списка документов нет. В соответствии с действующим законодательством в электронном виде могут храниться документы, которые изначально составлены в электронной форме.
- Когда нужно использовать бизнес процессы для электронного документооборота?
Бизнес процессы для электронного документооборота нужно использовать при большом объеме документооборота, при существующих в компаниях регламентах по работе с документами (подготовка, согласование, подписание и так далее), когда с одним документом работает несколько исполнителей, когда есть потери времени при работе с документами. Таким образом обеспечивается логическая отработка взаимодействия различных подразделений, работающих с разными документами.
- Когда нужно использовать электронный документооборот?
Электронный документооборот нужно использовать в средних и крупных компаниях, когда большой объем корреспонденции, входящей, исходящей и внутренних документов.