Рули24  Руководство пользователя   Свяжитесь с нами
×
Меню
Индекс

Общие правила работы

 
Каждая работа имеет свой жизненный цикл. В процессе выполнения работ осуществляются следующие операции:
 
  • Создание новой работы – в результате в системе создаётся запись с описанием работы в состоянии «Внимание».
     
  • Ознакомление с работой – работа переводится в состояние «Открыто».
     
  • Выполнение работы – работа переводится в состояние «Активно».
     
  • Регистрация факта исполнения – вводится дата окончания выполнения работы и отчёт по выполненной работе. Работа переводится в состояние «Выполнено».
     
  • Закрытие работы – автор работы проверяет факт исполнения работы и переводит её в состояние «Закрыто».  Если результат выполненной работы оказался неудовлетворительным, автор переводит работу в состояние «Закрыто (-)».
Роли пользователей
В зависимости от функций, выполняемых пользователем, в документах, отражающих работы по процессам, присутствуют три роли пользователей:
·         Инициатор
·         Регистратор
·         Исполнитель
Состояние документа модуля УП
Документы  могут принимать следующие состояния:
·         «Внимание» - создан новый документ;
·         «Открыто» - исполнитель ознакомился с заданием;
·         «Активно» - приступил к его исполнению;
·         «Выполнено» - задание по документу выполнено;
·         «Закрыто» - результат по заданию принят автором или инициатором задания;
·         «Закрыто (-)» - задание не актуально для выполнения.
 
Выделение цветом
·         Вновь созданный документ имеет состояние «Внимание» и выделяется жирным шрифтом.
·         Цвет поля «Состояние» документа означает:
«Белый» - документ не находится в критическом состоянии;
«Зелёный» -  выполняется (состояние «Активно» и планируемый срок окончания исполнения более двух дней);
«Жёлтый» - до окончания срока исполнения менее двух дней;
«Красный» - выполнение  просрочено.
 
Порядок работы с документами 
Ежедневно пользователь должен просматривать регистр «Мои дела», где отражаются все документы, в которых он является исполнителем, инициатором или регистратором (автором). Если осуществлены настройки оповещений, то пользователь будет получать уведомления о созданных для него работах по электронной почте.
Для удобства просмотра следует сгруппировать документы по колонке «Состояние». Все вновь созданные (не рассмотренные) документы будут в группе, состояние которых «Внимание».
  
Исполнитель должен ознакомиться с документами в состоянии «Внимание» и, в зависимости от принятого решения , изменить состояние документа
 
Начало работы по документу
·         Исполнители, а также пользователи, включенные в «Участники», обязаны ознакомиться с темой и выполнить
операцию «Прочитать» через меню «Состояние». 
 
Регистрация факта исполнения
После выполнения работ по данному документу исполнитель обязан в окне редактирования  ввести:
·         в закладке «Примечания» сформировать отчёт (примечание с типом «Отчёт»);
·         фактическую дату окончания выполнения работы;
·         фактическую трудоёмкость, затраченную на выполнение работ;
·         изменить состояние документа на «Выполнено».
Закрыть документ (т.е. перевести его в состояние «Закрыто») имеет право пользователь, сформировавший данный документ (регистратор) или пользователь, имеющий соответствующие привилегии (инициатор, руководитель исполнителя).
 
«Зависимые»
Данная закладка служит для формирования зависимых документов.
Если документ влечёт за собой выполнение ряда работ различными пользователями, в системе регистрируются зависимые документы.
  
«Участники»
Данная закладка служит  для регистрации участников по документу. Пользователи, включенные в участники, получают доступ к документу и приложенным к нему файлам.
В качестве участников  можно выбрать группу, в результате все пользователи группы отразятся в списке участников.
 
«Бланк»  
Данная закладка  отражает данные документа в печатной форме.
 
«Список рассылки»
Данная закладка используется для ввода пользователей, на электронные адреса которых следует разослать содержимое файла, прикреплённого к документу.
 
 
«Протокол»
 Данная закладка служит для отображения истории вносимых изменений в документ: дата и вид внесённого изменения, автор и описание изменения, значение изменённого поля до и после изменения.
 
«Работа»
Данная закладка служит для отражения перечня работ по типу документа «Бизнес процесс».