Система электронного документооборота
Канцелярия ведет обычный документооборот компании: фиксирует все внутренние документы. Для каждого типа документов заводятся журналы. Сами документы хранятся в архивах. Когда документов становится много, начинают задействовать электронный документооборот. Заводят электронные журналы. Сами документы сканируют и хранят в электронном виде. Готовятся регламенты работы с документами. Создается организационная система электронного документооборота. Закупается программное обеспечение СЭД. В результате информационная система электронного документооборота хранит в электронном виде все документы и внешние (входящие, исходящие), и внутренние — организационно-распорядительные.
Система автоматизации электронного документооборота контролирует процесс подготовки и согласования документов. Здесь формируются задания на подготовку ответов на входящие документы. Хорошие программы электронного документооборота могут создавать типовые бизнес-процессы получения входящих документов, выдачи поручения для подготовки мероприятий и исходящих документов.
Повышение эффективности работы всех специалистов, задействованных в документообороте, обеспечивает система электронного документооборота предприятия.
Для предприятий с большим количеством поступающих и отправляемых документов и большим количеством лиц, участвующих в подготовке и согласовании документов очень полезна программа системы электронного документооборота. Быстрый поиск необходимых документов обеспечивает программа СЭД.
СЭД это
- Стандарт движения, обработки и хранения документов.
- Единое хранилище всех документов по типам, состояниям, центрам ответственности.
- Оперативное формирование пакетов документов для любых целей: аналитика, контрагенты, отчётность, банки, проверяющие органы.
- Неограниченный объём хранилища документов в любых форматах.
- Онлайн-мониторинг местонахождения и состояния документа в процессе обработки, согласования и исполнения.
Легко найти
- Документы легко найти,
- Все решения зафиксированы,
- Все распоряжения доведены до исполнителей и выполнены.
Сокращение сроков
- Сокращение сроков движения документов,
- Контроль исполнения
- Минимизация финансовых и управленческих рисков.
Экономия затрат
- Экономия затрат на бумагу и обслуживание копировальной техники.
- Снижение потерь рабочего времени на обработку и пересылку документов внутри организации.
Когда и кому нужна СЭД
Система электронного документооборота нужна при большом количестве документов, когда есть потери времени на их подготовку, согласование и поиск. СЭД нужна для руководителей и сотрудников предприятия, которые принимают входящие документы, готовят мероприятия для исполнения желаний или требований контрагентов. Система СЭД нужна для подготовки и согласования организационно-распорядительных документов. Система электронного документа нужна для подготовки и согласования исходящих документов.
Задачи системы управления электронным документооборотом
Создание однотипных документов по шаблонам, что придаст единообразие документационному обеспечению организации и облегчит задачу издания документов сотрудникам.
Регистрация документа в единый реестр с уникальным номером без возможности дублирования.
Перемещение документов от одного сотрудника к другому происходит автоматически без потерь времени, электронное согласование значительно ускоряет время обработки документа.
Обработка. Система управления электронным документооборотом сохраняет все версии документа. Отображает сотрудников, которые вели над ним работу. Хранит все резолюции и решения по документу, а также к любому из них можно прикрепить ответный исходящий документ и другие, связанные с ним, чтобы в любой момент получить всю переписку по данному вопросу. Также в системе реализована функция совместной работы над документом.
Автоматизированный контроль за исполнением документа не позволит ни одному письму остаться не отвеченным. Или без внимания, что повышает общий уровень обслуживания на предприятии.
Хранение. Система электронного документооборота включает в себя объемное хранилище документов, которое создается, исходя из специфики бизнеса и потребностей организации. Архив документов хранится на сервере и у вас в любой момент есть возможность «поднять» любой документ в несколько кликов.
Поиск. В системе предусмотрен удобный поиск документов по дате, ключевым словам, создателю документа и т.п.
Права доступа. Доступ к тем или иным документам можно ограничить или запретить для определенного круга пользователей.
Кроме документов, относящихся непосредственно к СЭД, здесь же доступны форумы и мероприятия, которые можно использовать для обсуждения. По каждому документу делопроизводства можно создавать задания и запросы. Файлы любого формата могут быть прикреплены к карточке документа. Здесь же есть архив электронных документов.
При необходимости можно создать типовые бизнес процессы по каждому из документов.
Преимущества электронного документооборота
Система электронного документооборота имеет следующие конкурентные преимущества
1. Настройка рабочего места самим пользователем без привлечения программиста.
2. Создание любой аналитики в табличном и графическом виде пользователем самостоятельно.
3. Автоматизация бизнес процессов СЭД
Выгоды СЭД
Безопасность. Автоматизация документооборота позволит вам максимально защитить имеющуюся информацию в базах данных. Одним из способов защиты и заверения цифровых документов является электронная цифровая подпись, право использовать которую дают специальные сертификационные центры.
Версионность. Любой цифровой документ может находиться в автоматизированное системе документооборота в большом количестве тиражей, причем разных форматов.
Моментальный поиск. Находите в считанные секунды даже самый объемный документ, имея для поиска лишь малую его часть.
Интеграция с электронной почтой. Используйте эту функцию на всех уровнях управления. Документы движутся не только внутри фирмы. Для функционирования организации ей постоянно необходимо прибегать к инструментам почты, с помощью которых документы могут легко переходить от внутреннего потока к внешнему.
Развитие системы электронного документооборота
Система электронного документооборота может быть расширена за счет дополнительных модулей корпоративной информационной системы Рули24. Модули можно подключать по мере необходимости через личный кабинет.
Если у вас производственное предприятие, то можно использовать систему управления производственным предприятием
Рули24 — это очень хороший выбор. Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.
Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 , жмите на кнопку «Свяжитесь с нами», напишите письмо на почтовый адрес master@ruli24.ru и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!