Система управления бизнес-процессами предприятия
Управление бизнес-процессами это инструмент повышения эффективности любого предприятия. Можно выделить четыре вида процессов в организациях, которые отличаются конечным результатом, порядком выполнения и формой управления: информационные, исследовательские, проектные и производственные. Каждый из процессов может относиться к основным и/или вспомогательным видам деятельности.
Система управления процессами автоматизирует все виды процессов. Производственные и информационные процессы автоматизируются в системе управления бизнес-процессами (BPMS — Business Process Management System).
Перед автоматизацией бизнес-процессов необходимо сделать описание и оптимизацию текущих процессов предприятия. Затем нужно создать бизнес-процессы для дальнейшей автоматизации.
Разработка регламентов и процедур управления является первым этапом создания системы управления бизнес-процессами предприятия.
Регламенты и процедуры управления могут затрагивать различные виды деятельности предприятия или порядок взаимодействие нескольких подразделений предприятия. Например, бизнес-процесс исполнения заказа покупателя может затрагивать специалистов по закупкам, производству, логистике, продажам. А бизнес-процесс получения заказов может касаться только специалистов по продажам.
Описание типовых бизнес-процессов и запуск экземпляров бизнес-процессов позволяет сделать информационная система управления бизнес-процессами
Генерировать задания исполнителям в соответствии с логикой, описанной в типовом бизнес-процессе, позволяет автоматизация управления бизнес-процессами
Контролировать тысячи параллельно исполняемых бизнес-процессов может система управления бизнес-процессами организации. Контроль состояние каждого из запущенных процессов ведется в автоматизированной системе управления бизнес процессами. Программа управления бизнес-процессами может поставляться отдельно или как часть автоматизированной системы управления предприятием.
BPM online системы это по облачное управления бизнес-процессами компании. Исполнение бизнес-процессов в заданные сроки, сокращение потери времени, повышение эффективности работы обеспечивают системы управления бизнес-процессами компании. Купить BPMS систему можно здесь.
BPMS система это:
- Автоматизированное управление бизнес-процессами в единой системе по направлениям: управление, маркетинг и продажи, производство, управление качеством, управление персоналом, финансы.
- Индивидуальная настройка бизнес-процессов под специфику любого бизнеса и доработка действующих бизнес-процессов.
- Автоматическая постановка взаимозависимых и четко регламентированных работ и заданий встроенных в единый бизнес-процесс с распределением по срокам и исполнителям.
- Интеллектуальная система контроля выполнения бизнес-процессов на всех уровнях.
Автоматизированные бизнес-процессы
- Большинство локальных процессов предприятия логически интегрированы в единые автоматизированные бизнес-процессы.
В заданные сроки
- Результаты требуемого качества выполняются в чётко заданные сроки.
- Эффективно действуют регламенты исполнения бизнес-процессов предприятия.
Снижение затрат
- Снижение затрат рабочего времени и управленческого труда при росте ответственности.
- Минимизация влияния человеческого фактора на важнейшие бизнес-процессы предприятия.
Виды бизнес-процессов организации
Все бизнес-процессы организации можно разделить на следующие виды: информационные, исследовательские, проектные и производственные.
Каждый бизнес-процесс отличается порядком выполнения, формой управления процессом и результатом процесса.
В системе представлено несколько форм управления процессами. Использование той или иной формы обусловлено как спецификой различных видов деятельности, так и организационными аспектами.
Структура бизнес-процессов управления
Поисковый процесс — это последовательность действий, имеющая исследовательскую направленность: поиск концепций, стратегии развития, генерация идей и проч. Результат такого процесса нельзя определить заранее. Также такой процесс трудно поддаётся формализации, однако есть формы его организации, например, совещание, форум или мозговой штурм.
Проектный процесс занимает значимое место в каждой компании — он уникален и, как правило, повторяется однократно: разовая рекламная кампания, проект внедрения ПО, проектирование и разработка нового продукта. Для управления такими процессами существуют сетевые план-графики (как частный случай, диаграмма Ганта), которые определяют очерёдность и связанность работ, а также задействованные ресурсы. Результат проектного процесса заранее определён (запланирован) и уникален. Управляется процесс с помощью методологии Project Management, использует средства автоматизации управления проектами
Информационный процесс — процесс, имеющий единственную цель — информировать участников связанных процессов и иных заинтересованных лиц. Такие процессы чаще всего возникают в связи с управлением напоминаниями и документооборотом, автоматизируются с помощью СЭД.
Производственный процесс — периодический рутинный процесс, который определяется повторением одних и тех же действий в разные периоды времени. Результат такого процесса всегда запланирован и не уникален. Управление такими процессами осуществляется с помощью маршрутных технологий. Именно в эту группу попадают столь популярные сегодня бизнес-процессы — регламентированные и автоматизированные последовательности действий внутри компании, направленные на достижение планируемых целей.
Формы управления процессами
Работа с информационными процессами осуществляется с помощью формы управления информационными процессами:
- «Входящий документ» — регистрация внешних входящих документов.
- «Исходящий документ» — регистрация документов, направляемых внешним организациям.
- «Организационно распорядительный документ» — регистрация внутренних документов.
- «Запрос» — универсальный механизм служебной переписки, не зависимо от административной иерархии взаимоотношений.
Эти формы управления процессами используются в системе электронного документооборота.
Работа с исследовательскими процессами
Исследовательский и поисковый процесс — это последовательность действий, имеющая исследовательскую направленность: поиск концепций, стратегии развития, генерация идей и прочее. Результат такого процесса нельзя определить заранее. Также такой процесс трудно поддаётся формализации, однако есть формы его организации, например, совещание, форум или мозговой штурм.
Работа с исследовательскими процессами осуществляется через формы управления процессами:
- «Форум» — регистрация коллективной работы, рассылка внутренних документов, механизм обсуждений.
- «Совещание» — механизм планирования совещаний.
Работа с проектными процессами
Работа с проектными процессами осуществляется через формы управления:
- «Тематика» — форма используется для выделения работ по определённым направлениям.
- «Проект» — форма используется для группировки работ по определённым проектам.
- «Суммарная работа» — регистрация работы общего характера, в состав которой входят работы, назначаемые конкретным исполнителям.
- «Проектное задание» — регистрация конкретного задания исполнителю по проекту.
Эти формы управления используются в системе управления проектами
Формы управления производственными процессами
Работа в производственных процессах регистрируются с помощью форм управления:
- «Бизнес-процесс» — в основе формы лежит описание последовательности работ для достижения определённого результата.
- «Задание» — форма управления, с помощью которого осуществляется организация работ и контроль исполнения, в зависимости от иерархии служебных взаимоотношений.
Эти формы управления используются в системе управления бизнес-процессам
Формы работы с клиентами
Работа с клиентами осуществляется с помощью следующих форм управления процессами:
- «Лид» — форма отражения потенциальных контактов клиента.
- «Сделка» — формы отражения потенциальных клиентов.
- «Работа с контрагентом» — формы отражения работ с лидами, сделками, контрагентами.
- «Бизнес-процесс» — в основе формы лежит описание последовательности работ с лидами, сделками, контрагентами.
Эти формы управления используются в системе CRM
Объекты бизнес-процессов
- Делопроизводство
- Личные дела
- Маркетинг
- Персонал
- Продажи
- Проекты
- Развитие
- Текущая деятельность
Организация управления бизнес-процессами
Организация управления процессами может включать в себя группы пользователей созданные из специалистов согласно штатному расписанию. Рабочие и проектные группы могут быть созданы по приказу руководителя из различных подразделений предприятия. Специалисты могут быть организованы в команды, профессиональные группы и ролевые группы
Выгоды автоматизация бизнес-процессов
При использовании системы Рули24 предприятия добиваются значимых результатов.
1. Сокращение сроков исполнения бизнес-процессов.
2. Снижение затрат рабочего времени и управленческого труда при исполнении бизнес-процессов.
3. Минимизация влияния человеческого фактора на важнейшие бизнес-процессы предприятия.
4. Увеличение эффективности регламентов предприятия.
Когда автоматизировать бизнес-процессы
Автоматизировать бизнес-процессы предприятия нужно тогда, когда созданы определенные условия:
- Есть типовые бизнес-процессы, регламенты, процедуры документооборота как формализованные, так и не формализованные.
- Есть люди, отвечающие за регламенты.
- Нет четкости выполнения БП.
- Нет контроля выполнения БП на разных этапах.
- Сроки выполнения БП срываются.
- Есть производственные, трудовые, имиджевые потери из-за невыполнения БП.
- Есть желание регламентировать – оптимизировать — автоматизировать БП.
Только в при таких условиях можно оптимизировать и автоматизировать бизнес-процессы
Преимущества автоматизации бизнес-процессов
1. Возможность увязывать не формализованные работы с формализованными. Например, задание на оказание услуги с актом оказанных услуг; согласование договора с договором в информационной системе; согласование платежа с платежным календарем.
2. Совместное выполнение проектных и регламентных работ, например, выпуск новой версии программы с тестированием и установкой у клиентов.
3. Использование системы управления бизнес-процессами в различных областях деятельности, например:
- Маркетинг (проведение мероприятий).
- Производство (профилактика оборудования, плановые ремонты, исполнение заказа на производство).
- Телеком (установка телефонов и интернета, замена оборудования.
- Финансы (согласование бюджетов и платежного календаря).
- Информационные технологии (выпуск новых версии ПО, обслуживание компьютерного парка клиентов).
- Недвижимость (организация конвейера продаж).
- Проектирование (типовые проекты).
4. Настройка рабочего места самим пользователем без привлечения программиста.
5. Создание любой аналитики в табличном и графическом виде пользователем самостоятельно.
Функции системы управления бизнес-процессами
1. Описание бизнес-процессов: основных, вспомогательных, обеспечивающих.
2. Перевод типовых проектов в типовые бизнес-процессы.
3. Создание типовых бизнес-процессов.
4. Запуск и исполнение бизнес-процессов.
5. Контроль исполнения бизнес-процессов.
6. Анализ бизнес-процессов через диаграмму Ганта.
Как автоматизировать бизнес-процессы
Бизнес-процессы есть в любой компании, даже самой маленькой, есть некая цепочка действий сотрудников, которую нужно неукоснительно выполнять. В начале любого бизнеса руководитель обычно сам всем занимается: и продажами, и бухгалтерией, и отгрузкой товара. Но по мере роста компании, полномочия приходится делегировать. Как только в процессах начинают участвовать больше трех человек, сразу возникает необходимость, всю работу где-то фиксировать и как-то ее анализировать.
Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы предприятия, можно начать с самого нужного участка. Причем малым предприятиям это сделать проще. Как только начали делать одно и то же изо дня в день, все садитесь, прописывайте эти действия, заносите в систему, и пусть она выдает пошаговые задания. Например: Позвонить > Отправить коммерческое предложение > Отправить счет на оплату > Проконтролировать оплату > Отгрузить товар.
Когда расходы на «ручные» процессы становятся очень высокими, когда руководителя не устраивает что-то в текущей работе, тогда нужно перейти на другую технологию в работе.
После тщательно проведенного анализа, когда взвесили все «за» и «против», определили все необходимые условия, необходимость и возможности, в том числе и степень созревания корпоративной культуры, только тогда можно приступать к автоматизации бизнес-процессов.
Уровень автоматизации бизнес-процессов
Основная проблема при внедрении — отсутствие четкой аргументации необходимости выполнения определенных действий («мы всегда так делаем, зачем — не знаю»), описанных и задокументированных этапов работы (порядок действий знают менеджеры, зачастую, он «свой» у каждого менеджера). Часто приходится преодолевать сопротивление тех людей, работа которых автоматизируется (боязнь сокращения). Результат внедрения — сокращение административных трудозатрат, выявление «Узких мест», получение реальной картины по загрузке сотрудников.
Без прямого участия высшего руководства желаемых результатов достичь невозможно. Бизнес-процесс не может сам себя оптимизировать.
Автоматизация бизнес-процессов возможна в любой организации: производственные и торговые предприятия, медицинские и образовательные учреждения и др.
Рули24 содержит некоторые типовые Бизнес-процессы. В остальных случаях, необходимо описать бизнес-процессы в системе самостоятельно или заказать эту работу у нас.
Любой бизнес-процесс имеет определенные узкие рамки применения и безграничные возможности модификации. Возможность самостоятельной модификации определяется уровнем подготовленности пользователя.
Автоматизация бизнес-процессов предприятия
Система автоматизации бизнес-процессов включает в себя следующие модули корпоративной информационной системы Рули24: Администратор, НСИ, Номенклатура, Контрагенты, Администратор процессов, Проект, Планировщик, Администратор CRM, CRM, Бизнес-процесс, Интеграция
Подробнее: задачи руководителя по развитию организации и часто задаваемые вопросы по управлению бизнес-процессами
Развитие системы управления бизнес-процессами
Система управления бизнес-процессами может быть расширена за счет дополнительных модулей корпоративной информационной системы Рули24. Модули можно подключать по мере необходимости через личный кабинет.
Рули24 — это очень хороший выбор для наведения порядка в организации ваших работ.
Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.
Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 , жмите на кнопку «Свяжитесь с нами», напишите письмо на почтовый адрес master@ruli24.ru и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!