Система управления проектами
Управление проектами есть на каждом предприятии, так как каждое предприятие занимается проектированием. Даже организация торгового предприятия первоначально требует проектирования. Следует различать систему автоматизации проектирования (САПР) от системы автоматизации управления проектами (САУП). В первой работают проектировщики, которые создают проекты: конструкторские, технологические, архитектурные и пр. Во второй — системе управления проектами работают руководители проектов, которые планируют и контролируют работу команды проектировщиков. Сами проектировщики в информационной системе управления проектами отражают факт исполнения проектных заданий, прикладывают отчеты о выполненных проектных заданиях. Часть квалифицированных специалистов могут планировать себе работы в системе управления проектами предприятия. Работы над проектами делаются в соответствии с договорами или внутренними заказами. Руководители проектов в автоматизированной информационной системе управления проектами оптимизируют загрузку специалистов по проектированию
Ведение единой базы данных всех проектов позволяет видеть загрузку специалистов по всем проектам. Здесь видно кто перегружен, а кто недогружен. Ход выполнения всех проектов виден в программе системы управления проектами. Эта программа может быть частью системы управления проектной организацией. С ценами на Рули24 Управление проектами и другими решениями можно ознакомиться здесь.
Функции Рули24 Управление проектами
- Формирование групп для работы над проектами с учетом загруженности специалистов.
- Разработка графиков проектов с суммарными и проектными работами.
- Планирование проектов в разрезе тематик, руководителей, исполнителей проектов в нормо-часах и в часах специалистов.
- Учет всех заданий, поручений, запросов по проектам.
- Контроль исполнения проектов и загрузки специалистов
- Протоколирование изменений по всем работам и электронное документирование.
- Анализ исполнения проектов через диаграмму Ганта, календарь, планировщик, бизнес аналитику.
- Анализ дефицита и избытка трудовых ресурсов организации.
- Управление несколькими проектами с возможностью корректировки сроков и приоритетов всех взаимосвязанных задач и ресурсов.
- Оперативное перераспределение загрузки специалистов внутри проектов.
Снижение рисков
- Снижение рисков нарушения сроков исполнения проектов до уровня “точно в срок» или «досрочно».
Стандарт работы
- Повышение ответственности исполнителей за счет системного контроля и взаимозависимой командной работы.
Оптимизация структуры
- Оптимальное распределение и загрузка временных и кадровых ресурсов, выявление резервов времени.
Возможности программы управление проектами
- Координирование действий участников проектов.
- Оперативный контроль над достижением целей, выявление негативных тенденций.
- Возможность расчета сдельной зарплаты специалистов по проектированию.
- Настройка рабочего места самим пользователем без привлечения программиста.
- Создание любой аналитики в табличном и графическом виде пользователем самостоятельно. Оптимальная загрузка сотрудников и партнеров.
- Построение высокоэффективной команды.
- Снижение рисков нарушения сроков исполнения проектов до уровня “точно в срок» или «досрочно».
Функциональные возможности системы управление проектами
Кроме основных функций и возможностей системы управления проектами следует отметить следующие функциональные возможности, связанные с особенностями управления проектами, средствами контроля проектов, управление данными проектов и инструментами управления проектами.
Особенности управления проектами
Особенностью управления проектами является то, что для проекта всегда характерна конечность протяженности во времени и уникальность производимых продуктов, услуг или методов их создания. Для управления проектами используются международные и российские стандарты, которые выставляют требования к управлению проектом.
Важными функциональными особенностями системы управления проектами Рули24 являются:
Средства контроля проектов
- Специально созданные именованные фильтры, возможность поиска записи по первым набранным символам, удобная группировка и сортировка данных — это те средства, которые позволят быстро найти требуемую информацию.
- Оперативная отчетность — позволяет оперативно получить информацию, необходимую для анализа и управления проектами и процессам. Сюда входят различные статистические отчеты (статистика по сотрудникам, проектам и процессам), отчеты по плану и факту выполнения работ (годовой план, работы, планируемые на период, фактически выполненные за период работы), а также отчеты для выявления общих проблем.
- Оповещения — встроенный гибкий механизм рассылки позволяет пользователю получать уведомления об изменении в системе. Сотрудник оперативно получает по SMS или электронной почте информацию о том, что на его имя сформирован запрос, который следует исполнить.
- Напоминания — возможность настройки напоминаний о том, какие работы необходимо выполнить на текущую дату. Также есть возможность установить период времени, в который система будет напоминать о запланированной работе.
Управление данными проекта
- Управление потоками данных — настройка маршрутов прохождения документов позволяет выстраивать последовательность прохождения документов в процессе его подготовки, согласовании и утверждении от одного участника к другим. Кроме этого, система позволяет видеть, у кого из сотрудников находится на рассмотрении тот или иной документ.
- Контроль исполнения — фиксируется вся проведенная работа по проекту: кто, когда создал запрос на выполнение работы по проекту, кто, когда и что изменил по данному запросу (прикрепил либо изменил документацию по проекту, дал замечание, изменил трудоемкость выполняемых работ, выдал резолюцию по запросу и пр.) Таким образом, сохраняется вся история работ по каждой работе проекта.
- Обсуждение — даже если исполнители проекта территориально удалены друг от друга, они могут согласовывать действия по проекту между собой и с менеджером проекта, записывать вопросы и примечания. Вся история взаимоотношений по проекту фиксируется в системе.
- Хранилище проектной документации — документация по проектам, отчеты по выполненным работам, планы и факты исполнения работ хранятся в базе данных системы и доступны для использования всех участников проектов. При этом прикрепляемые файлы могут быть в любом формате включая графический.
- База знаний — можно накапливать базу знаний. Она реализована в виде встроенного справочника «вопросы-ответы» и позволяет хранить информацию по наиболее часто возникающим вопросам. Данная информация доступна всем пользователям и позволяет быстро разрешить возникающие сложности в каждодневной работе.
- Механизм папок -реализована возможность создавать собственные папки, в которых будет храниться не вся информация по проектам, а лишь та часть, которая необходима пользователю на данный момент времени.
Инструменты управления проектами
В качестве инструмента управления проектами используется диаграмма Ганта.
Основное достоинство диаграммы Ганта – графический способ подачи материала. Для того, чтобы знать, что делать вашим сотрудникам не нужно будет выслушивать устные указания или читать текстовые описания. Вы сведете на нет бесконечную корпоративную переписку и разгрузите почтовые сервера. Все задания по проекту представлены в виде таблицы, из которой сразу понятно, что, в каком объеме и к какому сроку следует сделать.
Управлять работами по исполнению проекта при помощи шкалы времени со списком задача на каждый его отрезок очень удобно. Рядовым сотрудникам это дает наглядную схему последовательности действий и их иерархии.
Возможности руководителей системы управления проектами
- Видеть разницу между запланированными сроками и реальными, с возможностью их корректировать.
- Выделить суммарные работы по проекту, определить ответственного за каждую группу работ и проект в целом.
- Наглядно видеть нагрузку каждого сотрудника по проекту и в целом над всеми проектами, а значит всегда иметь возможность перераспределить ее с учетом занятости каждого.
- Добавлять в неограниченном количестве заметки, документы, прикреплять файлы и примечания для более продуктивной и оперативной работы по проекту без необходимости каждый раз искать нужные материалы.
- Создавать разнообразные подробные и наглядные отчеты по тем или иным выборочным характеристикам.
Выгоды управления проектами
Использование Рули24 — это высокоэффективный способ вывести свое предприятие на качественно новый уровень. Вы наведете небывалый порядок, который позволит увидеть куда лучше направить ресурсы именно сейчас. От чего можно отказаться, на чем сэкономить, что изменить для улучшения тех или иных показателей.
Использование системы управления проектами поднимет на новый уровень корпоративную дисциплину, сделает труд ваших работников более наглядным, ощутимым, а значит более производительным.
Система автоматизации управления проектами
Система автоматизации управления проектами включает в себя следующие модули корпоративной информационной системы Рули24: Администратор, Номенклатура, Контрагенты, Планировщик, CRM, Проект, Интеграция.
Часто задаваемые вопросы по управлению проектами.
Развитие системы управления проектами
Система управления проектами может быть расширена за счет дополнительных модулей корпоративной информационной системы Рули24.
Модули можно подключать по мере необходимости через личный кабинет. Или Вы можете сразу использовать систему управления проектной организацией.
Рули24 — это очень хороший выбор. Чтобы в этом убедиться в этом самостоятельно, воспользуйтесь бесплатным двухнедельным периодом. Система удобна в использовании и легко настраивается на предприятие любого профиля и размера.
Если же у Вас возникли вопросы, смело звоните по контактному телефону 8 800 500 9048 , жмите на кнопку «Свяжитесь с нами», напишите письмо на почтовый адрес master@ruli24.ru и наш персонал с удовольствием поможет вам и ответит на все ваши вопросы!