Автоматизация производственного предприятия — от ручного учета до «облачной» системы на единой платформе
Начало: микро — производственное предприятие
Каждый бизнес начинается по — разному. Организация производственного бизнеса, связанного с изготовлением продукции в условиях ограниченности финансовых возможностей, как правило, происходит в небольшой мастерской или арендованном помещении. Регистрируется ИП или ООО, закупается, а чаще арендуется требуемое оборудование. Работу на оборудовании выполняют, как правило, сами предприниматели, если обладают необходимыми навыками, или нанимают работников при наличии финансовых возможностей и требований к квалификации рабочих. Хозяйственные операции по учету ТМЦ, поставщиков, клиентов, реализации готовой продукции, договора, выставленные счета на таком микро — производственном предприятии ведутся либо в тетради, либо на компьютере в MS Excel. Бухгалтерский учет можно отдать на аутсорсинг. В этом случае, бухгалтер использует программу бухгалтерского учета, как правило, установленную локально на компьютере. В целом, на этапе становления бизнеса мало кто из предпринимателей задумывается о полноценном учете в единой системе, так как самое главное организовать производство и сбыт готовой продукции, взаимодействие с поставщиками, сформировать клиентскую базу покупателей и наладить каналы получения заказов и продаж.
От микро – бизнеса к малому и среднему предприятию: автоматизация отдельных видов деятельности
Время идет, продажи и бизнес растут. Чтобы увеличить занимаемую долю на рынке производственному предприятию необходимо расширять ассортимент и объемы производимой продукции. Это требует закупки нового технологического оборудования, найма и организации работы конструкторов, технологов, специалистов по снабжению и продажам, квалифицированных рабочих, организации складов материалов и готовой продукции, цехов.
Конструкторам для разработки новых видов продукции требуется система графического проектирования. Технологам — автоматизированная система разработки технологических процессов. Так как затраты на программные продукты могут потребовать значительных денежных вложений необходимо устанавливать приоритеты. Конструкторам без системы графического проектирования не обойтись. И вот производится закупка необходимого количества лицензий. Бюджета на закупку автоматизированной системе разработки технологических процессов не хватает. Необходимо искать выход из сложившегося положения. И он будет найден – все тот же MS Excel/Word, Calc/Writer в LibreOffice/OpenOffice или другие. С течением времени, возможно, автоматизированная система разработки технологических процессов будет закуплена, а может и нет, если существующее положение дел всех будет устраивать.
Базы поставщиков и клиентов растут, менеджерам по продажам становится сложно обрабатывать большой поток информации, работать с потенциальными клиентами и сделками, планировать свою работу. Руководитель отдела продаж хочет контролировать работу менеджеров, проводить анализ воронки продаж, определять слабые места. Без полноценной системы управления взаимоотношения с клиентами (CRM) не обойтись. Компания закупает локальную CRM — систему или подключается к «облачной» CRM.
Необходимо наладить полноценный учет материалов и готовой продукции. И здесь требуется закупка системы складского учета. В систему заносится номенклатура, организуется ее оприходование на склад и выдача в производство для изготовления продукции.
Численность работников предприятия увеличивается, внутренний документооборот растет. Приказы, распоряжения, служебные письма, инструкции, нормативная документация и прочие документы печатаются в больших количествах, ведь необходимо выдать копию документа во все заинтересованные подразделения. Затраты на оргтехнику, бумагу, картриджи растут. Руководители подразделений хотят контролировать выполнение выданных заданий и поручений. Приходит черед внедрения системы электронного документооборота. Это позволяет сократить затраты, связанные с размножением и печатью большого количества документов, организовать оперативный документооборот и контроль выполнения заданий и поручений.
С увеличением численности работников производственного предприятия возникает потребность в ведении автоматизированного кадрового учета, начислении и выплате заработной платы, а с ростом объемов продаж увеличивается поток первичных учетных документов. Возникает потребность в принятии на постоянной основе специалистов бухгалтерской и кадровой служб, закупке программ автоматизации бухгалтерского учета, зарплаты и кадров. Как правило, установка таких программ производится на локальный компьютер пользователя или на выделенный сервер в организации, с закупкой необходимого количества серверных и пользовательских лицензий. Ведение бухгалтерского и кадрового учета в «облачных» сервисах рассматривается в последнюю очередь, хотя «облачные» сервисы имеют много преимуществ перед установкой программ на локальный компьютер или сервер в организации.
В любой сфере деятельности существует совокупность взаимосвязанных работ, направленных на выполнение определенной задачи, будь то создание продукта, услуги, рекламная кампания и прочее. Это могут быть разовые взаимосвязанные работы, либо периодически повторяемые работы, которые необходимо выполнять в определенное время. С такими взаимосвязанными работами неизбежно сталкиваются в любой организации и производственные предприятия не являются исключением из правил. Совокупность таких взаимосвязанных работ является бизнес – процессом. По мере роста бизнеса увеличивается и число бизнес – процессов в компании, а также возникает потребность в их формализации и автоматизации контроля выполнения. Для этого требуется закупка и внедрение системы управления бизнес — процессами.
Нередко в рамках деятельности производственного предприятия выделяются отдельные группы, которые решают поставленную перед ними определенную задачу в заданные сроки. Это может быть разработка нового продукта, которая включает в себя различные этапы. Этапы необходимо предварительно сформировать, запланировать сроки их выполнения, рассчитать трудоемкость, выделить для их реализации человеческие и финансовые ресурсы, определить взаимосвязь с другими этапами работ, а затем выполнять требуемые работы и контролировать их выполнение в срок. Это проектная работа. Пока проектов мало и они небольшие компания какое — то время обходиться подручными средствами, например Microsoft Excel. Но по мере роста числа и сложности проектов становится очевидным, что управлять ими без полноценной системы управления проектами невозможно, так как проект — это заданные сроки и ограниченные человеческие и денежные ресурсы.
Система управления производством: от закупки материалов до реализации готовой продукции
С ростом заказов покупателей увеличивается объем и номенклатура производимой продукции, количество технологического оборудования, численность персонала. Планировать и контролировать закупку материалов и комплектующих, сроки выполнения заказов и отгрузку готовой продукции вручную становится все труднее, а подчас и вовсе невозможно. Сроки выполнения заказов срываются, следуют штрафные санкции. Причин тому может быть множество: нехватка оборудования, рабочих кадров, отсутствие материалов, ремонт необходимого оборудования и многие другие. Становится очевидным, чтобы обеспечить поток выполнения заказов в срок требуется контролировать всю цепочку от закупки материалов до выпуска и реализации готовой продукции. Этого можно достичь только путем внедрения MRP — системы, которая позволит планировать закупку материалов и комплектующих, рассчитывать объемно – календарный план производства исходя из потребностей в оборудовании, рабочих кадрах, графиков работ, контролировать ход производства продукции, сдачу готовой продукции на склад и ее последующую реализацию заказчику. Для полноценного внедрения MRP – системы потребуются состав изделий (BOM), технологические процессы изготовления продукции, складские остатки. Все это можно получить из систем графического проектирования, разработки технологических процессов, складского учета. Возникает проблема взаимодействия обозначенных систем с MRP – системой, которую можно решить путем периодического импорта данных в MRP – систему, либо прямой интеграции, что потребует труда программистов. Однако наилучшим решением будет полностью перенести разработку технологических процессов и складской учет в MRP — систему с проведением единоразового импорта данных. Конструкторский состав изделия можно заносить в MRP – систему вручную или по мере необходимости импортировать из систем графического проектирования.
Автоматизация производственного предприятия: «облачная» система на единой платформе
Шаг за шагом автоматизируя отельные участки своей деятельности, компания получает в конечном счете обилие информационных системам от разных производителей, каждая из которых решает свой круг задач. Одни системы установлены на локальных компьютерах пользователей, другие – на серверах организации, третьи используют «облачные» сервисы. Интеграция систем друг с другом требует участия квалифицированных программистов. Однако даже выполненная интеграция систем не гарантирует, что при выпуске новой версии какой – либо из программ реализованная интеграция будет функционировать и ее не придется переписывать заново, прибегая к труду программистов. Кроме того, имеющиеся в компании собственные сервера требует аппаратного и программного обслуживания, наличия системных администратор, администраторов баз данных и прочих IT — специалистов. Конечно, возможно эти работы отдать на аутсорсинг в IT — компанию, но даже в этом случае финансовых затрат не избежать. Есть ли выход из данной непростой ситуации ?
Есть – автоматизация производственного предприятия с внедрением «облачной» системы на единой платформе. В этом случае организации не требуется закупка собственных серверов, систем резервирования и восстановления данных, наличие IT – специалистов, обеспечивающих работоспособность серверов и установку программ учета на компьютеры пользователей. Для работы в «облачных» сервисах достаточно иметь установленный браузер (Firefox, Chrome, Opera, Internet Explorer, Safari или другой). Все затраты по обслуживанию серверов берет на себя компания — разработчик «облачного» сервиса. Устанавливать и обновлять программы учета на компьютерах пользователей не требуется, так как все необходимое программное обеспечение обновляется централизованно на серверах компанией — разработчиком. Автоматизация производственного предприятия с использованием «облачной» системы на единой платформе позволяет в разы сократить затраты на IT – инфраструктуру и обеспечивает хранение и доступ к данным в формате 24/7 из любой точки мира, где есть интернет.
Готовые облачные решения есть у 1С, Галактика, Парус и других производителей. Но модульные, облачные решения есть только у ODOO и Ruli24, которые позволяют создавать свои конфигурации и расширяться по мере роста компании в облаках
Модульная информационная система позволяет расширять область автоматизации любой компании, добавляя необходимые модули. Функциональность системы обширна и включает в себя управление взаимоотношениями с клиентами (CRM), управление проектами (PM), управление бизнес – процессами (BPM), электронный документооборот (CM), управление торговлей (Store), управление производством (MRP), управление финансами – бюджетирование (FI), бухгалтерский учет (BC), управление производственным предприятием (ERP). Компания может начать работу с выбора одного или нескольких модулей и по мере необходимости добавлять новые модули, расширяя функциональность с минимальными затратами в рамках единой системыСергей Соколов, коммерческий директор
Похожие публикации:
Бизнес-процессы: как не автоматизировать бардак