Почему важно автоматизировать процессы в компании

Задумывались ли вы когда-нибудь о том, как часто сотрудники вашей организации забывают что-то делать или как часто они просто не делают что-то, потому что не считают это важным? Приносит ли это потом проблемы компании? Как много сил вы тратите сами или руководители отделов, чтобы следить за точностью исполнения ваших менеджеров? Скорее всего, это потому что у вас нет четкого описания бизнес процессов, последовательности действий, которые должны совершать ваши сотрудники в определенных обстоятельствах. Хочу с вами поделиться одним наблюдением. Чаще всего остаются забытыми и несделанными те дела, которые должны были бы быть сделаны на автомате – типичные и заурядные работы. Мы не забываем составить сложный договор или продумать, что включить в заказ. Мы забываем выслать письмо, предупредить о доставке. Часто мы отправляем важный e-mailи не уточняем, дошел ли он. А письмо попало в спам – проходит месяц, мы думаем, что там на нас наплевали, а там думают, что наплевали на них, и отношения портятся. Ну как минимум смазывается впечатление.

Или другой пример. Менеджер по оптовым заказам принимает заявку, например, на поставку конфет. Он должен договориться о виде конфет и объемах поставки, посчитать и выставить цену, проконтролировать оплату, связаться со службой логистики и доставки, чтобы узнать, когда заказ может быть доставлен. Договориться о дате и времени с клиентом, напомнить о доставке в день доставки и т.д. Довольно стандартно. Скорее всего, заказ будет принят хорошо и счет будет выставлен вовремя, но дальше менеджер легко может увлечься привлечением новых клиентов и легко забудет о том, что нужно уточнить и проконтролировать еще. А тем временем что-то происходит – непредупрежденный и недовольный клиент через некоторое время звонит и спрашивает — где его конфеты. И тут уже приходится тушить пожары, исправлять ошибки, восстанавливать отношения. Для вас это означает, что все ваши задумки по клиентоориентированности и качеству обслуживания будут валиться на этом самом месте. Даже если вы введете ответственность за неисполнение действий, непосредственно не связанных с привлечением клиентов, то никакой гарантии нет – они могут быть сделаны не вовремя или вовсе не сделаны.

Есть ли в вашей организации дела, которые должны делаться в автоматическом режиме? – Да. В любой организации есть цепочки событий, которые повторяются регулярно и в точной последовательности. Вопрос только в том, как много сил вы тратите для контроля и еще больше тратите, чтобы исправлять ошибки, когда что-то в очередной раз забывается. Получается, что у вас еще и возрастает требование к сотрудникам и для обеспечения должного уровня работы организации у вас должны работать супер исполнительные люди. В итоге вы сильно зависите от квалификации работников. Все равно что-то забывается и не делается. Клиенты часто недовольны.

Есть один важный принцип – железо надежнее бумаги, а бумага надежнее человека. Это означает, что если какую-либо операцию можно описать в виде пошаговой инструкции, то нужно это сделать, потому что тогда мы станем менее зависимы от квалификации работника. Т.е. мы сможем высококвалифицированного сотрудника заменить низкоквалифицированным. Теперь он не должен быть супер надежным и супер исполнительным. Он должен просто выполнять свои обязанности в соответствии с описанной инструкцией. Кроме того новых сотрудников мы сможем гораздо быстрее вводить в работу – просто даем инструкцию, где прописаны простые действия, которые должен выполнять работник. Еще лучше если мы какую-либо операцию можем поручить не человеку, а машине. Машина вообще ничего не забывает, а делает одно и то же с неизменно повторяющимся качеством и зафиксированное количество времени.

Что же дает система управления бизнес процессами?
— Вы снизите требование к квалификации сотрудников. Поиск и найм становятся гораздо легче.
— Новые сотрудники могут начать работу гораздо быстрее, т.к. действуют с понятными простыми заданиями.
— Работа делается гораздо быстрее и вовремя, т.к. система сама сообщает, когда и что нужно делать.
— Автоматизируется контроль исполнения. Система сама следит, чтобы все делалось вовремя. Больше не нужен отдельный человек, который следит за этим.

Как это работает? Вы запускаете бизнес-процесс, например, по исполнению заказа. Система сама генерирует простые и понятные задания работникам вашей организации, чтобы никто ничего не забыл и не просрочил. Вот пример с тем же менеджером по оптовой продаже конфет. Если бы у него была система управления бизнес процессами, то произошло бы следующее — после разговора с клиентом, менеджер запустил бы в систему новый заказ. Система сама спросила бы все ли необходимые моменты уточнил при заказе менеджер. После того как менеджер отметил задание как выполненное, система передала бы информацию в службу доставки. Специалисты службы доставки увидели бы задание по оформлению заказа. Сразу, как только заказ был бы сформирован и специалисты службы доставки отметили бы задание выполненным, у менеджера появилось бы задание перезвонить клиенту – уточнить время доставки. После выполнения этого задания, появилось бы задание у службы доставки с информацией, когда следует доставить заказ. Т.е. в соответствии с бизнес процессом, следующий исполнитель автоматически получал бы информацию о том, к чему нужно приступить. Забегаться и забыть передать заявку просто невозможно, потому что стоит задание, которое нельзя не выполнить.

Хотите узнать, как это сделать в вашей организации? Просто зарегистрируйтесь прямо сейчас и в течение 14 дней совершенно бесплатно протестируйте, как можно на практике организовать работу с клиентами в конкретно вашей организации.

Модуль Управление бизнес-процессами входит в подсистему «Управление процессами» модульной системы Рули24. Сюда же входят и такие модули как Управление запасами, Управление персоналом и зарплатой, Управление финансами, Отчетность, Управление закупками, Управление продажами, Планирование, Бухгалтерия.

Модуль управления бизнес процессами тесно связан со следующими подсистемами:
— Планировщик
— СЭД
— Система управления проектами
— CRMдля B2Bи B2CВсе работы, которые есть в вышеперечисленных подсистемах, могут быть использованы в системе управления бизнес процессами. Так же в системе Управления бизнес процессами могут использоваться как справочники, так и документы из подсистемы управления формализованными процессами.

Бизнес процессы могут относиться к различным видам деятельности – продажам, маркетингу, проектированию, регламентным работам и т.д. По любому из имеющихся бизнес процессам необходимо иметь перечень необходимых работ, и к любой их этих работ имеется возможность привязки не формализованных документов. При описании работ в системе указывается автор регистрации документа, исполнитель работ, указывается действие и сроки работы. В системе так же имеется возможность представления бизнес-процесса в виде графика.

Система позволяет видеть, в каком состоянии находится тот или иной бизнес-процесс, видеть количество сделанных работ, процентное соотношение выполненных и невыполненных работ. Это позволяет легко контролировать состояние исполнения бизнес процессов.

В системе реализована возможность связывать бизнес процесс с исполнением заказа или, например, с профилактикой оборудования, с плановым ремонтом оборудования и т.д. Так же в системе реализована возможность установки связи бизнес процессов с системой управления проектами, где проект является одной из работ системы управления проектами. В системе Рули24 предусмотрена возможность запуска одного бизнес процесса из другого, т.е. можно управлять сразу несколькими взаимосвязанными бизнес-процессами.

Похожие публикации:

Автоматизация бизнес процессов, нужна? Необходима!

Процессный подход к управлению: дань моде или залог успеха?

 

Начните бесплатно