Автоматизация бизнес процессов, нужна? Необходима!

Автоматизация бизнес процессов — для чего нужна? Чтобы ответить на этот вопрос определимся с понятием, что же такое бизнес-процесс? И как трактует наша любимая википедия: «бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. В качестве графического описания деятельности применяются блок-схемы бизнес-процессов. Это означает, что как только в компании появляется  последовательные, целенаправленные и регламентированные виды деятельности, сразу же у руководителя появляется потребность автоматизировать бизнес-процесс компании. А если проще, то если компания нацелена достичь заданного результата, то без описания набора их действий не обойтись.

На каких предприятиях нужно автоматизировать бизнес-процессы?

Бизнес-процессы есть в любой компании, даже самой маленькой, есть некая цепочка действий сотрудников, которую нужно неукоснительно выполнять. В начале любого бизнеса руководитель обычно сам всем занимается, и продажами и бухгалтерией и отгрузкой товара. Но по мере роста компании, полномочия приходится делегировать. Как только  в процессах начинают участвовать больше трех человек, сразу возникает необходимость, всю работу где-то фиксировать и как-то ее анализировать.

Как определить, что бизнес-процессы предприятия пора автоматизировать?

Есть очень хорошая русская поговорка «Больная голова ногам покоя не дает». Ведь именно так можно охарактеризовать работу некоторых людей. То одно забыл, то другое, можно было по пути пару дел сделать, не сделал, не подумал, а вернее не продумал заранее. В итоге: вроде бегает много, видимость занятости на 100%, а результата никакого. Был бы у такого человека четкий план действий, оставалось бы времени и на другие дела.

Необязательно автоматизировать сразу все бизнес-процессы предприятия, можно начать с самого нужного участка. Причем малым предприятиям это сделать проще. Как только начали делать одно и то же изо дня в день, все садитесь, прописывайте эти действия, заносите в систему, и пусть она выдает пошаговые задания. Например: Позвонить > Отправить коммерческое предложение > Отправить счет на оплату > Проконтролировать оплату > Отгрузить товар.

Когда расходы на «ручные» процессы становятся очень высокими, когда руководителя не устраивает что-то в текущей работе, когда  нужно перейти на другую технологию в работе, чаще всего автоматизируют бухучет, движение ТМЦ, расчет зарплаты и кадровый учет, сейчас наблюдается тенденция: автоматизировать работу отделов продаж.

После тщательно проведенного анализа, когда взвесили все «за» и «против», определили все необходимые условия, необходимость и возможности, в том числе и степень созревания корпоративной культуры. Только тогда можно приступать к автоматизации бизнес-процессов.

Во всем что происходит, есть свои «плюсы» и «минусы», думаю, при внедрении бизнес-процессов тоже?  С какими проблемами придется столкнуться при внедрении, и каких результатов можно достигнуть?

Основная проблема при внедрении — отсутствие четкой аргументации необходимости выполнения определенных действий («мы всегда так делаем, зачем — не знаю»), описанных и задокументированных этапов работы (порядок действий знают менеджеры, зачастую, он «свой» у каждого менеджера). Часто приходится преодолевать сопротивление тех людей, работа которых автоматизируется (боязнь сокращения). Результат внедрения — сокращение административных трудозатрат, выявление «Узких мест», получение реальной картины по загрузке сотрудников.

Какие мифы или неверные предположения существуют об управлении бизнес-процессами?

Да есть и их несколько:

—  что хаос можно автоматизировать.

— бизнес-процессы прописаны, в систему внесены, все оптимизация проведена. Без прямого участия высшего руководства желаемых результатов достичь невозможно. Бизнес-процесс не может сам себя оптимизировать.

—  что система выдает готовое решение, нет – система – это лишь инструмент, средство, помощник, а управляет компанией руководитель и на основе полученной отчетности о процессах, происходящих в компании, принимает решения.

Есть у вас клиенты, у которых внедрены бизнес-процессы? Как это у них работает?

Клиенты есть, бизнес-процессы работают. Например, система еженедельно запрашивает отчетность в АНО ДО «Планета детства «Лада», оплата счетов согласовывается по инстанциям. Автоматизированы процессы подключения абонентов и работы по заявкам клиентов в ООО «ИнфоЛада». Автоматизирован процесс выпуска версий программного обеспечения в ООО «ИЛАДА». В рекламных компаниях настроены бизнес-процессы по работе с клиентами: от холодной прозвонки до выпуска газеты или установки рекламного щита. В кафе настроены бизнес-процессы по организации работы нескольких филиалов  в городе. В юридической компании настроен бизнес-процесс по оформлению документов для получения разрешения на работу.

Все ли бизнес-процесс можно автоматизировать?

Да, любой бизнес-процесс под любую компанию: банки, издательства, бизнес B2B, бизнес B2C, разработки программного обеспечения.

В Рули24 любой бизнес-процесс можно запустить? И запускается он автоматически или кто-то должен нажать нужную кнопочку?

Да, любой бизнес-процесс можно смоделировать в системе. У любого бизнес-процесса есть начало (точка входа). Рули24 поддерживает несколько типовых точек входа в БП (например, выполнение определенной операции над документом определенного класса (регистрация счета, проведение кассового ордера и т.п.)). В остальных случаях, бизнес-процесс можно запустить вручную.

Что вообще нужно сделать, чтобы бизнес-процесс попал в систему?

Рули24 содержит некоторые типовые Бизнес-процессы. В остальных случаях, необходимо описать Бизнес-процессы в системе самостоятельно или заказать эту работу у нас.

Как вообще происходит процесс внедрения Бизнес-процессов? Требуется ли помощь разработчиков или же пользователь в системы  самостоятельно может решить этот вопрос? Как долго идет внедрение? А если бизнес-процесс в компании изменился? Что делать?

Вопросы риторические, из серии «А смогу ли я ездить на своей «Lamborghini» по пустыне?». Да, сможете, но недалеко и недолго, если только у вас с собой не окажется случайно комплект резины от «Камаза» и набор инструментов для замены.

Естественно, любой Бизнес-процесс имеет определенные узкие рамки применения и безграничные возможности модификации. Возможность самостоятельной модификации определяется уровнем подготовленности пользователя. Бизнес-процесс можно изменить из Рули24, не прибегая к использованию других средств, но необходимо иметь глубокие знания системы и быть хотя бы чуть-чуть программистом.

Есть ли пример какого-нибудь бизнес-процесса, который Вы автоматизировали?

Да, есть вот блок-схема БП рекламной компании, они выпускают еженедельную рекламную газету. В таких компаниях одна проблема — текучка кадров, настроенный бизнес-процесс помогает решить эту проблему, новичок быстрее входит в курс дела, т.к. система сама выдает последовательность действий.

Поставьте себя на место потребителя, если бы Вы  сейчас находились в поиске системы для автоматизации Бизнес-процесса, по каким критериям осуществили бы выбор? Что главное: компания — разработчик, продукт или цена?

Бизнес-процесс ради Бизнес-процесса не нужен. Поэтому основной критерий — наличие в системе, наряду с Бизнес-процессом автоматизации, тех предметных областей, которые мы пытаемся автоматизировать. Нельзя эффективно автоматизировать бухгалтерский документооборот в системе, где не ведутся бухгалтерские документы. Главное — осознанное понимание заказчиком полезности внедрения системы.

Вы как руководитель с многолетним опытом управления проектной организацией, что можете пожелать тем, кто еще только встал на этот нелегкий и непредсказуемый путь?

Для управления проектной организацией нужно в первую очередь уметь предвидеть конечный результат каждого из проектов, т.к. каждый проект уникален.  Должен уметь оценивать трудоемкость, стоимость и сроки исполнения каждого из проектов. Уметь делить проект на части, планировать и координировать работу по каждому проекту, каждой части проекта. Уметь управлять загрузкой персонала.  Желательно, знать теорию сетевого планирования. Здесь умение предвидеть, значит больше знания и опыты. Управлять каждым из проектов может специалист со знаниями системы менеджмента.

Для планирования и контроля исполнения проектов руководителю проектной организации необходимы инструменты наглядного представления как каждого из проектов по времени, так и  бюджетов в денежном, материальном и трудовом представлении.

Часто проектная организация занимается не только новыми проектами, но и сопровождением, внесением изменений в сданные проекты. И этим зачастую занимаются одни и те же сотрудники. Поэтому нужно учитывать запросы на изменение сданных проектов и планировать работы в соответствии с этими запросами.

Модульная информационная система Рули24 может помочь руководителю компании и руководителям проектов держать руку на пульсе организации. А сотрудники могут быть уверены, что все задания, которые им выдаются, видны их руководителям и руководители в курсе насколько недогружены или перегружены сотрудники. Система обеспечивает прозрачные отношения в компании.

Похожие публикации:

Бизнес-процессы: как не автоматизировать бардак

Управление складскими запасами: учёт в торговле и производстве

«Доска помощи»: как работает техническая поддержка компании.

Начните бесплатно