Эффективность бизнес процессов

Автоматизация бизнес-процессов как один из способов повышения их эффективности

Для начала разберемся с самим понятием эффективности. Выражаясь простым языком, эффективность бизнес процесса – это отношение полученной прибыли на выходе к затраченным на ее получение входным ресурсам. К одному из таких ощутимых и поддающихся количественному исчислению ресурсов, без сомнения, можно отнести время.

Временные затраты на реализацию типичных бизнес процессов на предприятии можно считать одним из показателей эффективности бизнес процессов. И если внедрить механизмы, позволяющие сокращать эти временные затраты, то можно смело говорить о повышении эффективности процесса. В свою очередь сокращение сроков выполнения рутинных действий (оформление и выдача документов клиентам, исполнение заявок, доставка продукции и т.п.) добавит вам лояльности от ваших клиентов, увеличит их число, и в конечном итоге повысит прибыль.

Модуль корпоративной информационной системы Рули24 Бизнес процесс – это простой, но действенный инструмент управления эффективностью бизнес процессов. В основу его работы положена автоматически генерируемая цепочка заданий.

Бизнес процесс делится на логические этапы, для каждого из них определяется алгоритм действия, назначается ответственный, выделяются сроки исполнения, и пока один этап процесса не достигнет обозначенного заранее результата, следующий этап будет невозможен. Цепочка двигается вперед только при условии, что она предыдущем этапе выполнены все необходимые действия и имеется осязаемый итог проведенной работы.

 Таким образом каждый сотрудник выполняет только свою часть работы, вне зависимости от остальных. Движение от этапа к этапу происходит автоматически, в самой системе, то есть время, затрачиваемое на передачу полномочий от одного сотрудника к другому не затрачивается.

Со стороны рядового сотрудника, включенного в бизнес процесс на одном из его этапов, это выглядит как наглядный, видимый ему на кране компьютера перечень заданий с прикрепленными к нему документами, пояснениями, контактами контрагентов и другими нужными в работе данными. При этом перечень имеет иерархическую структуру, где указано, какое из заданий в данный момент является приоритетным, сколько времени нужно на его исполнение, чем нужно заняться сейчас, чем после обеда и чем завтра.

Данный механизм работы позволяет свести к минимуму время простоев, раздумий о том, чем в первую очередь заняться, прокрастинации, наступающей от обилия требований и ограниченности временных ресурсов на их исполнение.

Кроме этого модуль Рули24 Бизнес процесс – это инструмент, который сможет дать руководителю подразделений реальную информацию о том, сколько конкретно времени в течение рабочего дня занимает у сотрудника тот или иной отрезок работы. Для этого в системе имеются специальные механизмы – вехи, когда сотрудник отмечает время начала работы над процессом и время окончания.

Зная точное количество времени на каждом этапе и осуществляя анализ и оценку эффективности бизнес процессов можно высчитать оптимальный срок исполнения рутинных действий, а затем работать над его сокращением, добиваясь результата, выгодно отличающегося от ваших  конкурентов. Если, например, вы будете на 15-20 минут быстрее обслуживать каждый заказ, на день раньше доставлять товары до покупателей, на 1-2 дня уменьшите сроки выдачи вашим клиентам вещей из химчистки, то это может стать вашим конкурентным преимуществом, привлечет к вам больше клиентов, а значит увеличит прибыль.