Управление электронным документооборотом
Управление электронным документооборотом
Управление электронным документооборотом, осуществляемое при помощи модуля КИС «Рули24 Делопроизводство» — это легкое, недорогое и вместе с тем многофункциональное решение для предприятий малого и среднего бизнеса с небольшим объемом документации.
Облачная онлайн система управления электронным документооборотом «Рули24 Делопроизводство» идеально подходит для автоматизации работы с основными документами в коммерческих предприятиях, такими как:
- Исходящие и входящие документы (коммерческие предложения, письма поставщикам, клиентам и другим контрагентам, претензии, заявки, факсы и т.п.)
- Договора с поставщиками и покупателями, обслуживающими организациями и т.п.
- Трудовые договора с сотрудниками,
- Приказы по основной деятельности;
- Протоколы собраний акционеров, совета директоров и т.п.
Управление электронным документооборотом посредством системы осуществляется на всех уровнях и этапах жизни документа. Также на всех этапах реализуется широкий перечень преимуществ системы электронного документооборота перед традиционным бумажным:
- На этапе создания. Система предусматривает создание однотипных документов по шаблонам, что придаст единообразие документационному обеспечению организации и облегчит задачу издания документов сотрудникам.
- На этапе регистрации. Система обеспечит единый реестр, уникальный номер каждому документу, без возможности дублирования.
- На этапе перемещения. Перемещение документов от одного сотрудника к другому происходит автоматически без потерь времени, электронное согласование значительно ускоряет время обработки документа.
- На этапе обработки. Система управления электронным документооборотом сохраняет все версии документа, отображает сотрудников, которые вели над ним работу, хранит все резолюции и решения по документу, а также к любому из них можно прикрепить ответный исходящий документ и другие, связанные с ним, чтобы в любой момент получить всю переписку по данному вопросу. Также в системе реализована функция совместной работы над документом.
- На этапе контроля за исполнением. Автоматизированный контроль за исполнением документа не позволит ни одному письму остаться неотвеченным или без внимания, что повышает общий уровень обслуживания на предприятии.
- На этапе хранения. Отдел электронного документооборота включает в себя объемное хранилище документов, которое создается, исходя из специфики бизнеса и потребностей организации. Архив документов хранится на сервере и у вас в любой момент есть возможность «поднять» любой документ в несколько кликов.
- В системе предусмотрен удобный поиск документов по дате, ключевым словам, создателю документа и т.п.
- Доступ к тем или иным документам можно ограничить или запретить для определенного круга пользователей.