Как оптимизировать бизнес во время кризиса и не уволить секретаршу

С телеэкранов нам каждый день говорят об антикризисном плане правительства и необходимости оптимизировать расходы. Все бизнес тренеры в один голос твердят, что кризис переживут не все. Что пришло время работать. Что все обзавелись жирком и пора наконец избавляться от непрофильных активов.

На одной из недавних конференций про оптимизацию бизнеса трое суровых бородатых мужчин, похожих на дровосеков из Гренландии, утверждали что пора увольнять секретарш — ведь вы и сами сможете сварить себе кофе или договориться о встрече. Другие предлагали экономить на рекламе, маркетинге и даже отделе продаж.

Но насколько это осмысленно? Конечно эти действия приведут к краткосрочному результату сначала, но потом будет долгий мучительный процесс осознания того, что экономить надо было на чем-то другом. А затем еще более долгий и еще более мучительный процесс восстановления сожженных мостов.

Скажем так — сейчас действительно необходимо оптимизировать бизнес. И на самом деле это пришлось бы сделать и без кризиса, просто он ускорил все процессы и сделал изменения жизненно необходимым именно сейчас. В этой статье мы хотели бы поднять насущные вопросы и рассказать, как начать принимать антикризисные меры без тяжелых последствий для самих себя.

Сотрудники плохо работают.

Например, уверены ли Вы, что знаете достаточно о действиях ваши сотрудников на рабочем месте?

Скорее всего, вы скажете «работают». Но что конкретно они делают за день? Сколько конкретных задач выполняет? Чем именно занимается в течении дня начальник производственного отдела или отдела продаж. Насколько он загружен?
Как правило сотрудники, которые работают на окладе, 70% времени пьют чай, сидят в социальных сетях или просто делают работу, которую при правильном контроле и управлении могли бы сделать в 2-3 раза быстрее. Причем это не пустые слова. Если выстроить правильно контроль за сотрудниками они вместо 2-3 заданий в день делают 8-9, причем без особого стресса.

Хорошо, можно контролировать в «ручном режиме» 6-12 человек. Но как контролировать 30, 50, 100 человек? Вот тут и приходит черед всевозможных методик и сервисов автоматизации предприятия.

Именно на последнем мы хотим заострить ваше внимание. Выбираете достойную систему управления задачами, интегрируетесь и после этого все становится достаточно просто. Вы видите на своем мониторе или смартфоне загрузку каждого сотрудника. Сколько задач ему поставил на сегодня начальник отдела. Или сколько заданий он сделал сегодня. Видите сколько заявок он обработал и сколько потратил на каждую из них времени. В итоге выясняется, что из 10 менеджеров свою работу качественно выполняют только 2. И тут вывод следует сам собой — или эти 8 начинают работать как минимум не хуже и производительность труда возрастает (а значит растет и ваша прибыль), или вы их спокойно увольняете и ничего не теряете, потому что оставшиеся двое и так делают работу за всех десятерых.

Слишком сложно собрать сотрудников из разных офисов в одном месте и контролировать их работу.

У вас несколько представительств в разных частях города или в разных городах? С системой управления предприятием Вы можете без труда вызвать всех руководителей на совещание в режиме онлайн, запротоколировать их отчеты и наметить задания на неделю или месяц не только на словах, но и в специальной системе управления проектами. И ваши подчиненные уже не смогут сказать дежурные фразы : «Забыл», «А вы мне не писали», «Это задание точно поручалось мне?». Вот вам еще экономии:

• Экономия времени на встречах и переговорах
• Экономия логистических ресурсов на перемещение сотрудников между офисами.

И это только верхушка айсберга. При осознанном подходе комплексная система управления компанией может дать невероятные и мало ожидаемые на первый взгляд результаты.

Падают продажи.

Если начальники и менеджеры отдела продаж обычно сваливают уменьшение количества заказов на кризис, то реальная причина как правило заключается в слабом контроле взаимоотношений с клиентами.

Скажем, давно ли Вы читали коммерческое предложение, которое отправляют ваши сотрудники? Или вы точно знаете средний цикл сделки в компании (т. е. время от первого обращения клиента до даты фактического закрытия сделки). Скорее всего в реальности эти показатели отличаются от вашего плана.

Существуют специальные программы для аналитики таких показателей как воронка продаж, цикл сделки, средний чек и многих других, они называются CRM системы. Они позволят вам сделать отчет в любое время и в любом месте, увидев реальные показатели по продажам или другим параметрам. Контроль за всеми этими показателями позволит вам не только видеть те пробелы, которые надо закрыть, но и оптимизировать работу компании. А этом опять увеличение прибыли и сокращение издержек.

И все выше перечисленное — всего лишь несколько выгод от подобных сервисов и программ. Даже в условиях кризиса они позволят вам не только не идти на мучительные сокращения, но и развиться, двигаясь вперед.

—

Набор функций для автоматизации и управления бизнесом большое количество. И предлагаемых рынком решений не мало. Но есть проблема, которая заключается в том, что один сервис отвечает например только за оптимизацию продаж или только за контроль выполнения задач. Программных комплексов, действительно объединивших в себе все функции предприятия, почти нет.

Мы не будем предлагать наш сервис Рули 24 как единственную в своем роде панацею и притворяться что являемся единственным игроком в этой области. Но настоятельно порекомендуем присмотреться к нему как следует. Потому что Рули 24 — это порядка 15 модулей под разные виды деятельности и типы бизнесов, охватывающих действительно широкой спектр задач. Посмотрите сайт, попробуйте бесплатную демо-версию. Если что-то останется не ясным — позвоните или напишите нам, с удовольствием организуем бесплатную презентацию и ответим на любые вопросы.

До скорой связи и здоровья вашему бизнесу!

Похожие публикации:

Будущее информационных технологий: пути и альтернативы

«Доска помощи»: как работает техническая поддержка компании

Корпоративный софт на вырост

Начните бесплатно