Порядок на складе. Он вам нужен?

193_0

Сегодняшний беспорядок уменьшает свободу завтрашнего дня.

Анри-Фредерик Амьель

Эффективное управление запасами важно для любого производственного предприятия и торговой организации. С точки зрения менеджмента, это главное в достижении основной цели — увеличения оборачиваемости средств и роста прибыли компании. Вести управление складами помогают руководителю бухгалтерский и управленческий учет. Иногда управленческий учет ассоциируется с оперативным учетом.

Будет ошибкой считать, что если есть склад, то выполняется главная задача — хранение материально-товарных ценностей и продукции. Функция склада не только в том, чтобы «сберечь» товары, но и грамотно распределить их — на производство, оптовому покупателю, в магазины для розничной продажи. В этом случае простого учета количества и стоимости будет недостаточно для того, чтобы работа склада была эффективной.

Бухгалтерский учет и оперативный учет — принципиальное отличие

Почему большинство владельцев оптовых и розничных магазинов не устраивает исключительно бухгалтерский учет товаров на складах?

Ответ прост: бухгалтерский учет не дает возможности видеть состояние склада здесь и сейчас, не позволяет вести планирование заказов и резервирование товаров на отдаленную перспективу. Основываясь только на отчете бухгалтера невозможно понять, есть ли на складах резервы, сколько бракованных изделий вернулось от заказчика, осталось ли место для хранения нового товара и т.д.

Представьте ситуацию. Заказчик готов купить у вас определенный товар (скажем, футболки) и уже оплачивает его. Соответственно, он ждет, что вы сразу же отгрузите со склада приобретенное. Однако оказывается, что на складе нет нужного количества товара или есть, но не того размера, цвета, дизайна. Ваши действия? Заказываете необходимую продукцию у своего поставщика и ждете поставки, а затем уже обеспечиваете доставку товара вашему клиенту. Действует четко выстроенная логистическая цепочка: запрос от потенциального клиента на получение товара — заказ товара у поставщика (если товара нет на складе) — приход товара от поставщика — доставка товара со склада клиенту. К сожалению, ведя на производственном предприятии или в торговой компании только бухгалтерский учет, невозможно будет отследить все звенья данной цепочки. В бухгалтерском учете учитывается только текущее состояние складов. Нет сведений ни о заказах, ни о резервах на складах, ни о предполагаемых поступлениях. Бухгалтерский учет показывает лишь операции на складах за отчетный период. Для бухгалтерии не важны запросы от ваших покупателей и заказы поставщиков в режиме «здесь и сейчас».

Система управления складом позволяет руководителю видеть состояние дел гораздо дальше «суммы» и «количества в штуках». Отличительной особенностью оперативного управления является именно скорость отражения текущего положения на складе. Здесь объединено все: учет на складе, учет продаж, учет закупок, учет заказов клиентов и т.д. В оперативном учете основное внимание уделено такой информации, как остатки на складе, наличие брака, остатки в магазине, состояние взаиморасчетов с клиентами и поставщиками и др.

Данные оперативного учета используются для формирования проводок в бухгалтерском учете. Правда, в этом случае часть несущественная для бухучета информации будет «сворачиваться». Так, для бухгалтерии неважна детализация товаров по размеру или по дате производства, по дате поступления на склад. Плюс оперативного управления складом еще и в том, что он может быть выстроен по-своему, с учетом конкретной ситуации в компании или на предприятии. И тем он удобен вдвойне.

Организация учета складских операций

Оперативное управление складским хозяйством необходимо как для небольшого предприятия, так и для крупного холдинга, как для интернет — магазина, так и для производственной компании. Конечно, объем и количество операций будут различными, но суть одна — повышение эффективности работы компании в целом.

В каких случаях необходимо оперативное управление складом?

Прежде всего, оперативное управление складами необходимо при наличии у предприятия нескольких складских площадок, расположенных территориально в разных местах, или когда одна складская площадка используется для хранения товаров двух-трех компаний. Как правило, зная о том, где, каких и сколько товаров есть в наличии у начальника склада (или кладовщиков) есть возможность перекидывать продукцию или товары с одного склада на другой склад, либо осуществлять отгрузку клиенту не с центрального, а с регионального склада (который, кстати, территориально может оказаться ближе к заказчику).

Также оперативный учет позволяет видеть не только количество, но и ассортиментный ряд товаров на складе. Скажем, в случае, когда у продукции нет своего штрих-кода, достаточно просто будет запутаться в многообразии характеристик находящейся на хранении продукции. Например, на складе есть ботинки разные по размеру, по цвету, по производителю, по дизайну, по материалу, из которого они изготовлены и т.д. И при оформлении заказа ваш клиент указывает, сколько необходимо ботинок 38 размера, сколько 39 размера, что три пары должны быть черного цвета, пять пар — коричневого, две пары — белого. Из них — одна пара черного цвета должна быть производства фирмы «А», две пары коричневого цвета производства фирмы «В» и так далее. Клиент дал четкие указания, что именно ему нужно. Поставщик должен отгрузить товар в соответствии с заказом. Характеристики товара, кстати, не важны для бухгалтерского учета, а вот для оперативного — чрезвычайно важны. Иначе не избежать главных проблем любого склада — пересортица, возврат товара от заказчика и вечная инвентаризация.

При организации оперативного учета на производственных складах на первое место ставят решение проблемы быстрого пополнения склада. Отсюда — возможность оперативно заказать материалы и комплектующие, которые поступят от поставщика на склад, а со склада — в производственные цеха. При этом важно учитывать сроки поставок, сроки изготовления необходимых комплектующих у предприятия-поставщика и прочее. Хранить материалы на складе про запас — это лишние финансовые затраты. Но маленькие складские запасы могут приводить к срывам поставок или к остановке производственных процессов. Поэтому важно четко планировать все этапы, связанные с процессами заказа, закупок, изготовления и отгрузки готовой продукции. Тогда логистическая цепочка не будет прерываться, и каждый ее этап будет выполняться своевременно.

Учитывайте складские запасы в режиме реального времени

Управление складом, управление логистикой и управление предприятием тесно взаимосвязаны между собой. Любое изменение в управление складскими операциями неизменно отразится на управлении персоналом (ведь кладовщики, работники, занимающиеся отгрузкой товаров и есть персонал компании), на управлении производством, на бюджетном управлении, на документообороте и опять же — на бухгалтерском учете. Решение проблем складского учета автоматически потребует синхронизации с работой всех подразделений предприятия или торговой компании в целом и расширения их функций. В системе «Рули24 Склад» есть возможность расширения складского управления до системы управления предприятием.

«Рули24 Склад» позволяет ускорить работу, не снижая эффективности, обеспечить порядок на складе, упорядочить процессы хранения запасов, учет брака, а также своевременно проводить инвентаризацию товара и обработку документации. Также система позволяет объединить данные с нескольких складов, расположенных в разных районах города или даже в разных городах (если речь идет о крупном производстве или торговой компании, имеющих филиалы и представительства в различных российских регионах). Какой бы большой не была компания или предприятие, где бы ни находились склады – всем найдется место в «Рули24 Склад».

Наше решение помогает наладить строгий учет товарно-материальных ценностей для того, чтобы руководитель предприятия точно знал о состоянии складов всё до последнего болтика. Ни один товар не останется неучтенным. При этом информация об остатках, о поступлениях или отгрузке товаров доступна всегда, и она всегда отражает реальное состояние дел на складе. То есть руководитель может видеть то, что происходит на складе фактически.

 

Похожие публикации:

Грамотная автоматизация склада

Складской учет онлайн – удобно, выгодно, надежно!

Программа для учета товара

 

Начните бесплатно

 

comments powered by HyperComments